Nos últimos anos, testemunhamos uma transformação radical nos processos burocráticos em todo o mundo, impulsionada pelo avanço das tecnologias digitais. Entre essas mudanças, a ascensão da assinatura digital representa um marco significativo na simplificação e agilização dos processos burocráticos e contratuais. E isso inclui o reconhecimento de assinatura digital em cartório.
Afinal, em meio a essa revolução, os cartórios, tradicionalmente associados a procedimentos formais de reconhecimento de documentos físicos, enfrentam o desafio de se adaptar a essa nova realidade.
Neste artigo, analisaremos de perto essa transformação, assim como a viabilidade técnica e legal da implementação da assinatura digital no contexto dos cartórios.
O que é assinatura digital?
A assinatura digital é um método de autenticação eletrônica que utiliza técnicas de criptografia para garantir a integridade e a autenticidade de documentos digitais. Funciona por meio da aplicação de algoritmos matemáticos que geram um conjunto único de dados, conhecido como “assinatura”, vinculado ao documento em questão. Essa assinatura é baseada em chaves criptográficas, uma pública e outra privada, que são exclusivas do signatário.
Quando um documento é assinado digitalmente, a chave privada do signatário é usada para gerar a assinatura digital, enquanto a chave pública correspondente é disponibilizada para verificação por qualquer pessoa que receba o documento. A verificação é feita por meio de algoritmos que confirmam se a assinatura corresponde ao conteúdo do documento, garantindo assim sua autenticidade e integridade.
No contexto dos serviços cartoriais, a adoção das assinaturas eletrônicas e digitais tem sido fundamental para a modernização e eficiência dos processos. Ao substituir as assinaturas manuscritas por versões eletrônicas, os cartórios podem eliminar a dependência de documentos físicos, reduzindo custos operacionais e aumentando a velocidade de processamento.
Vale destacar que a segurança proporcionada pela criptografia e pelos protocolos de autenticação da assinatura digital oferece uma camada adicional de proteção contra fraudes e falsificações, tornando os registros cartoriais mais confiáveis e seguros.
Assinatura digital e reconhecimento de firma: o que diz a lei?
Recentemente, o cenário legislativo vem acompanhando as demandas por modernização dos serviços cartoriais, refletindo a crescente importância da assinatura digital na era digital. Um exemplo notável é o Projeto de Lei 4.187/2023, que propõe equiparar a assinatura digital ao tradicional reconhecimento de firma, conferindo-lhe a mesma validade jurídica e ampliando sua aceitação em transações legais.
Uma vez que o PL reconhece oficialmente a eficácia e a confiabilidade desse método de autenticação eletrônica, os documentos assinados digitalmente passam a ter o mesmo peso legal que os documentos assinados de forma tradicional, simplificando assim os processos burocráticos e promovendo a digitalização dos serviços cartoriais.
Essa iniciativa legislativa fortalece a posição da assinatura digital como uma alternativa viável e segura ao reconhecimento de firma e impulsiona a transformação digital dos cartórios, incentivando a adoção de práticas mais eficientes e sustentáveis.
Contudo, a implementação efetiva dessa legislação requer não apenas a aprovação do projeto, mas também a criação de estruturas e regulamentações complementares que garantam a segurança e a integridade dos documentos assinados digitalmente – tais como a definição de padrões de criptografia e autenticação, bem como a capacitação dos profissionais dos cartórios para lidar com tecnologias e procedimentos relacionados à assinatura digital.
Como funciona o reconhecimento de assinatura digital em cartório
Para aqueles que desejam utilizar o reconhecimento de assinatura digital em cartório, o processo pode parecer complexo à primeira vista, mas com o avanço da tecnologia e a simplificação dos procedimentos, tornou-se mais acessível e intuitivo. Abaixo, apresentamos um guia simplificado do processo.
1. Solicitação de certificado digital
O primeiro passo é obter um certificado digital junto a uma Autoridade Certificadora credenciada – algo essencial para garantir a segurança e a autenticidade da sua assinatura digital. Durante a solicitação, você precisará fornecer documentos de identificação e informações pessoais para verificação.
2. Cadastro na plataforma e-Notariado
Após obter o certificado digital, o próximo passo é realizar o cadastro na plataforma e-Notariado, que é o sistema utilizado pelos cartórios para reconhecimento de assinaturas digitais. Esse cadastro geralmente envolve a criação de uma conta de usuário, na qual você registra suas informações pessoais e configura seu certificado digital.
3. Agendamento de atendimento
Uma vez cadastrado na plataforma, você poderá agendar um atendimento presencial ou por videoconferência no cartório de sua escolha. Durante o agendamento, você terá a oportunidade de selecionar o serviço desejado, como reconhecimento de firma digital.
4. Validação de identidade por videoconferência
Caso opte pelo atendimento por videoconferência, você será direcionado a uma sessão virtual com um tabelião, onde será necessário validar sua identidade por meio de documentos e informações pessoais. Esse procedimento visa garantir que você é o titular do certificado digital utilizado.
5. Assinatura do documento
Após a validação da identidade, o tabelião fornecerá o documento eletrônico que deseja assinar digitalmente. Utilizando seu certificado digital, você assinará o documento eletronicamente na plataforma e-Notariado, gerando assim a assinatura digital vinculada ao documento.
6. Registro no cartório
Após a assinatura digital, o documento é registrado eletronicamente no cartório, garantindo sua autenticidade e validade jurídica. Esse registro é armazenado de forma segura na base de dados do cartório, estando disponível para consulta posterior.
7. Emissão de certidão eletrônica
Por fim, você poderá solicitar a emissão de uma certidão eletrônica do documento assinado digitalmente, que serve como comprovante da autenticidade e validade da assinatura.
Seguindo esses passos, você poderá realizar o reconhecimento de assinatura digital em cartório de forma segura e eficiente, aproveitando todas as vantagens oferecidas por esse método de autenticação eletrônica.
As principais vantagens da assinatura digital
A adoção da assinatura digital nos serviços cartoriais acompanha as mais recentes tendências do cenário contratual e corporativo, trazendo consigo uma série de vantagens significativas que impactam tanto os usuários quanto os próprios cartórios. Abaixo, destacamos algumas das principais vantagens desse método de autenticação eletrônica.
1. Agilidade
Uma das vantagens mais evidentes da assinatura digital é a agilidade que ela proporciona aos processos. Uma vez eliminada a necessidade de deslocamentos físicos e a espera por documentos em papel, os trâmites cartoriais podem ser realizados de forma muito mais rápida e eficiente.
Documentos podem ser assinados e registrados eletronicamente em questão de minutos, economizando tempo tanto para os usuários quanto para os funcionários dos cartórios.
2. Redução de custos
A digitalização dos serviços cartoriais também leva a uma significativa redução de custos operacionais. Com a eliminação do uso de papel, impressão e armazenamento físico de documentos, os cartórios podem economizar em despesas relacionadas a materiais e espaço físico.
Consequentemente, a redução da burocracia e a simplificação dos processos podem resultar em uma maior eficiência operacional, contribuindo para uma gestão mais econômica dos recursos.
3. Segurança jurídica
A assinatura digital oferece um alto nível de segurança jurídica, garantindo a autenticidade e integridade dos documentos assinados eletronicamente. A criptografia e os protocolos de autenticação tornam muito mais difícil falsificar ou adulterar uma assinatura digital do que uma assinatura manuscrita.
4. Praticidade
Por fim, a assinatura digital oferece uma maior praticidade aos usuários, permitindo que eles assinem documentos a qualquer momento e de qualquer lugar, desde que tenham acesso a um dispositivo conectado à internet. Deixa de haver, portanto, a necessidade de agendar atendimentos presenciais nos cartórios ou lidar com a papelada e burocracia associadas aos métodos tradicionais de assinatura.
À medida que avançamos na era digital, torna-se cada vez mais claro que a transformação digital já se consolida como um caminho sem volta. Nesse contexto, os serviços cartoriais não estão imunes às mudanças e precisam se adaptar às novas práticas para acompanhar o ritmo acelerado da tecnologia.
Afinal, é fato que a adesão à assinatura digital representa uma solução eficiente e segura para o reconhecimento de firma em cartórios, oferecendo uma alternativa moderna e ágil aos métodos tradicionais.
Nesse sentido, convidamos você a conhecer a solução de assinatura digital da ZapSign – uma plataforma intuitiva e segura, com a qual você poderá realizar o reconhecimento de assinaturas digitais de forma rápida e eficiente, garantindo a autenticidade e validade jurídica de seus documentos.
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Sobre a ZapSign
Criada em 2020, a startup brasileira ZapSign permite às empresas enviar documentos para serem assinados por meio de aplicativos de mensagens, como WhatsApp, e-mail ou qualquer outro canal de comunicação.
Com mais de 1 milhão de usuários ativos cadastrados (entre assinaturas gratuitas e premium) e mais de 30 milhões de documentos já assinados, a plataforma apresenta interface simples e intuitiva, além de excelente custo-benefício.
Dentre os clientes, estão algumas das maiores empresas do país, como Itaú, Grupo GPA, Greenpeace, L’Oréal Brasil, Unimed e Rappi. Iniciou seu processo de internacionalização em 2021 e, atualmente, conta com clientes em 21 países. Faz parte da Truora, eleita a quarta melhor startup para jovens trabalharem no Brasil, segundo o ranking Employer for Youth (EFY).
ZapSign faz parte do Grupo Truora, uma empresa com mais de 6 anos de experiência na geração de soluções tecnológicas que simplificam a comunicação entre clientes, usuários, fornecedores ou colaboradores.
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