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Como funciona uma plataforma de assinatura eletrônica na prática?

Como funciona uma plataforma de assinatura eletrônica na prática?

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Nos últimos anos, a ascensão de tecnologias como a de assinatura eletrônica vem revolucionando a forma como conduzimos nossas atividades. No contexto profissional, a plataforma de assinatura eletrônica é uma das aplicações que têm ganhado destaque. Entenda com funciona na prática.

Essa é uma solução tecnológica que veio para simplificar e agilizar processos que anteriormente dependiam de papel e caneta, oferecendo uma maneira eficiente e segura de validar contratos, acordos e outros documentos importantes. 

Neste artigo, explicaremos em detalhes como funciona uma plataforma de assinatura eletrônica na prática, destacando seus benefícios e como ela está transformando a maneira como lidamos com documentos no mundo digitalizado de hoje.

O que é assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica é uma forma de validar documentos digitalmente, substituindo a necessidade de assinaturas manuscritas tradicionais. Ela permite que indivíduos e organizações assinem contratos, acordos e outros tipos de documentos de forma eletrônica, com a mesma validade jurídica que uma assinatura em papel. 

Por meio do uso de tecnologias avançadas, como criptografia e autenticação digital, a assinatura eletrônica garante a integridade e autenticidade dos documentos, oferecendo um nível de segurança muito alto.

Existem diferentes tipos de assinatura eletrônica, adaptáveis às necessidades específicas de cada situação. A assinatura digital, por exemplo, utiliza criptografia para garantir a autenticidade do signatário e a integridade do documento. Já a assinatura por reconhecimento de IP verifica a identidade do signatário com base no endereço IP de onde o documento está sendo assinado.

Além dessas modalidades, a assinatura eletrônica também pode se valer de biometria, como reconhecimento facial ou de impressões digitais, para validar a identidade do signatário de forma ainda mais segura.

Ao optar por uma plataforma de assinatura eletrônica, é importante considerar qual tipo se adequa melhor ao seu contexto específico, garantindo assim uma experiência de assinatura eficaz e segura. 

Aqui, tomaremos como exemplo prático a plataforma da ZapSign, devido à sua eficiência, segurança e intuitividade.

Como funciona uma plataforma de assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica é uma troca de informações seguras entre emissor e receptor de um documento digital, similar à autenticação em sistemas online com login e senha: enquanto o emissor envia o documento para ser assinado, o receptor o valida após a assinatura.

O emissor utiliza uma chave privada para assinar digitalmente o documento, vinculando-a à sua identidade digital. Essa assinatura é criptografada e anexada ao documento, assegurando sua integridade e autenticidade. 

O receptor, por sua vez, utiliza uma chave pública para verificar a autenticidade da assinatura, garantindo que o documento não foi alterado desde sua assinatura e que foi realmente assinado pelo emissor.

A criptografia é essencial para a segurança da assinatura eletrônica, utilizando algoritmos como RSA e ECC para proteger a informação do documento e da assinatura contra acesso não autorizado e manipulação. Assim, são asseguradas a confidencialidade, integridade e autenticidade dos documentos para transações comerciais e legais.

Como assinar documentos pela ZapSign em 8 passos

A plataforma da ZapSign oferece uma experiência extremamente fácil e rápida, com destaque para a facilidade de uso em diferentes dispositivos (desde computadores desktop até smartphones e tablets), permitindo assinar documentos eletronicamente de qualquer hora ou lugar.

A autenticação avançada é um recurso que garante a segurança e a integridade de suas assinaturas digitais e confere confiabilidade à plataforma.

A seguir, apresentaremos um passo a passo com tudo o que você precisa fazer para realizar a sua assinatura pela ZapSign.

1. Login

Primeiramente, você deve informar o seu login e senha, para então ser encaminhado à página principal.

2. Criar um documento

Uma vez dentro do dashboard da ZapSign, clique no botão “Novo” para ir à próxima tela e criar um novo documento. 

3. Upload do arquivo .PDF

Clique em “selecionar documento” para fazer o upload do documento a ser assinado. O documento deverá estar em formato PDF – caso contrário, será necessário converter o arquivo.

Nesta tela, você também deverá especificar quem são os signatários. Você pesquisar em sua agenda de contatos ou tocar em “Eu vou assinar”.

Se desejar, ative a autenticação avançada para definir algumas configurações.

4. Configurações avançadas (opcional)

É possível invisibilizar os campos no documento final ou optar por não solicitar e-mail ou número de telefone do signatário. 

Se desejar, solicite selfie, foto do documento de identidade ou reconhecimento facial. É possível, também, escolher o método de autenticação do signatário e especificar a sua função.

5. Posição das assinaturas

O próximo passo é posicionar as assinaturas, vistos e textos no documento. Basta clicar na tela, selecionar o signatário e selecionar a assinatura ou o visto.

Clique no ícone “Copiar” na assinatura ou visto para economizar tempo, copiando o posicionamento para as demais páginas do seu arquivo.

Também é possível adicionar textos no seu arquivo, que permanecerão no documento final após a assinatura. Clique em “Salvar e continuar” para seguir para o próximo passo.

Aqui, você envia os links de assinatura – seja por WhatsApp, SMS, e-mail, Telegram ou qualquer outro canal de sua preferência. 

Você pode ativar o envio automático, e a ZapSign enviará os links de assinatura via e-mail por você.

Você pode também ativar lembretes automáticos e definir uma data limite para a assinatura, além de definir a ordem em que seus signatários assinarão o documento.

Caso você seja um dos signatários, clique em “Assinar agora” para conferir o documento e realizar a sua assinatura.

7. Verificação do documento e dos seus dados

Após conferir o conteúdo do documento, clique em “Assinar” e confirme os seus dados.

8. Realização da assinatura

Agora, basta realizar a assinatura com o dedo ou com o mouse (ou subir uma foto da mesma). Você pode salvar essa assinatura para usar outras vezes, ou limpar para refazê-la.

Pronto! A sua assinatura já foi realizada.

A ZapSign e o Protocolo PKI

A ZapSign utiliza o protocolo PKI (Public Key Infrastructure) para garantir a segurança das assinaturas eletrônicas. Cada usuário possui um par de chaves: uma privada, usada para assinar documentos, e uma pública, usada pelos destinatários para verificar a autenticidade da assinatura.

A assinatura eletrônica pela ZapSign envolve criptografar a assinatura com a chave privada do usuário. Essa assinatura é única para o documento e o usuário. O destinatário utiliza a chave pública do usuário para verificar a autenticidade da assinatura. 

Se a decodificação for bem-sucedida, confirma-se que a assinatura é válida e o documento permanece íntegro desde a assinatura.

Ademais, a ZapSign possui medidas adicionais de segurança, como autenticação de dois fatores e criptografia de ponta-a-ponta, que reforçam a segurança do processo de assinatura eletrônica.

Assim, convidamos você a clicar aqui para conhecer mais sobre a solução de assinatura eletrônica da ZapSign. 

Sobre a ZapSign

Criada em 2020, a startup brasileira ZapSign permite às empresas enviar documentos para serem assinados por meio de aplicativos de mensagens, como WhatsApp, e-mail ou qualquer outro canal de comunicação.

Com mais de 1 milhão de usuários ativos cadastrados (entre assinaturas gratuitas e premium) e mais de 30 milhões de documentos já assinados, a plataforma apresenta interface simples e intuitiva, além de excelente custo-benefício.

Dentre os clientes, estão algumas das maiores empresas do país, como Itaú, Grupo GPA, Greenpeace, L’Oréal Brasil, Unimed e Rappi. Iniciou seu processo de internacionalização em 2021 e, atualmente, conta com clientes em 21 países. Faz parte da Truora, eleita a quarta melhor startup para jovens trabalharem no Brasil, segundo o ranking Employer for Youth (EFY).

ZapSign faz parte do Grupo Truora, uma empresa com mais de 6 anos de experiência na geração de soluções tecnológicas que simplificam a comunicação entre clientes, usuários, fornecedores ou colaboradores.

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