Assinatura digital ou manual: quando usar e quais são as diferenças?

A escolha entre a assinatura digital e manual tem implicações significativas, independentemente do tipo de empresa

Cada vez mais, a tecnologia molda as formas como realizamos nossas transações e assinamos documentos. Neste contexto, a escolha entre assinatura digital ou manual tornou-se uma decisão crítica em nosso cotidiano. 

Afinal, a união entre a digitalização dos processos corporativos e o uso de meios mais tradicionais de gestão trouxe à tona a necessidade de explorar essas duas modalidades de assinatura e entender quando é mais apropriado empregar cada uma delas.

Neste artigo, abordaremos profundamente as características e distinções entre as assinaturas digitais e manuais, para que você tenha uma visão clara de como fazer a escolha certa entre esses dois tipos, com base nas suas necessidades específicas.

Qual é a importância da assinatura em negócios e contratos?

Em qualquer negócio ou contrato, ter a assinatura como o elemento mais crítico se faz inegável. Ela atua como uma representação tangível do compromisso das partes envolvidas e é uma garantia de que os termos e condições acordados serão cumpridos – isso porque a assinatura tem implicações legais significativas, conferindo ao documento uma validade jurídica que o torna vinculativo perante a lei.

Justamente por esse motivo, assinar um contrato implica responsabilidade e compromisso. As partes se comprometem a cumprir os termos acordados, e a assinatura representa esse compromisso de forma inequívoca.

Qual é a relevância de escolher entre assinatura digital ou manual?

A escolha entre a assinatura digital e manual tem implicações significativas, independentemente do tipo de empresa. A assinatura manual, com sua forma tradicional de caneta no papel, é amplamente aceita e reconhecida como uma prova tangível de compromisso e consentimento.

Por outro lado, a assinatura digital é considerada válida em muitas jurisdições e frequentemente protegida por regulamentações específicas, desde que sejam utilizadas soluções de assinatura eletrônica seguras e em conformidade com as leis aplicáveis.

Quais são as principais diferenças entre assinatura digital e manual?

A seguir, apresentaremos as principais distinções entre ambos os formatos de assinatura, que se dão, principalmente, em termos de acessibilidade, armazenamento e otimização dos procedimentos.

Acessibilidade

Uma das distinções mais marcantes entre a assinatura digital e manual é a acessibilidade. A assinatura digital oferece uma praticidade inigualável.

Com acesso à internet e um dispositivo compatível, é possível assinar documentos de qualquer lugar do mundo, a qualquer momento.

Esse fator traz um grande avanço, permitindo a finalização de contratos e acordos sem a necessidade de presença física.

Com um número cada vez maior de empresas globalizadas, essa acessibilidade é uma vantagem inestimável, acelerando processos e economizando tempo precioso.

Por outro lado, a assinatura manual exige a presença física das partes envolvidas, frequentemente resultando em atrasos e despesas com viagens, o que pode ser particularmente problemático em transações internacionais ou quando os signatários estão em locais geograficamente distantes. 

A necessidade de coordenação e deslocamento pessoal muitas vezes resulta em processos mais lentos e custos adicionais.

Armazenamento

Outra diferença significativa entre as duas formas de assinatura diz respeito ao armazenamento de documentos. 

Documentos assinados manualmente geralmente ocupam espaço físico, o que demanda uma série de arquivos físicos, pastas e armários cheios de papéis, que podem se acumular ao longo do tempo, requerendo espaço adicional e, eventualmente, um custo associado.

Isso sem contar com o fato de que o armazenamento de documentos físicos está sujeito a danos, deterioração e perda.

A assinatura digital, por outro lado, permite que todos os documentos sejam armazenados digitalmente, o que não apenas economiza espaço físico, mas também oferece uma solução mais duradoura.

Documentos digitais podem ser facilmente arquivados, organizados e recuperados quando necessário. Ainda nesse sentido, a gestão de documentos digitais se revela ambientalmente mais sustentável, reduzindo a necessidade de papel e contribuindo para práticas mais amigáveis ao meio ambiente.

Otimização dos procedimentos

A assinatura digital destaca-se na otimização dos procedimentos em vários aspectos. Ela acelera o ciclo de aprovação e assinatura, reduzindo o tempo necessário para concluir transações.

Assim, ocorre maior produtividade, permitindo que as empresas atendam às demandas do mercado de forma mais ágil.

Para completar, a assinatura digital elimina custos associados à impressão, envio e armazenamento de documentos físicos, gerando economias substanciais a longo prazo.

A equipe também desfruta de benefícios tangíveis com a assinatura digital. Todos podem assinar documentos de qualquer lugar, facilitando o trabalho remoto e a colaboração global.

Isso não apenas aumenta a satisfação da equipe, mas também contribui para uma cultura de trabalho flexível e moderna.

O papel da assinatura manual e digital na sociedade

Agora que você sabe as diferenças que existem entre ambas, é fundamental entender como tem sido a relação da sociedade com documentos nos últimos anos para entender o papel das assinaturas como mecanismos de validação e, assim, escolher qual atende melhor o seu negócio: a manual ou digital.

Ao longo da história, as assinaturas manuais foram o padrão para autenticar documentos e contratos, representando aceitação, compromisso e consentimento de um indivíduo em relação ao conteúdo de um documento.

No entanto, essa prática apresentava suas limitações, como a possibilidade de falsificações e a dificuldade de verificar a autenticidade em longas distâncias.

Com a revolução tecnológica, surgiram as assinaturas digitais, um marco na forma como lidamos com documentos. A primeira legislação sobre assinaturas digitais foi estabelecida nos Estados Unidos em 2000, conferindo validade jurídica às assinaturas eletrônicas.

Essa transição se mostra uma resposta à crescente necessidade de empresas se adaptarem a um ambiente de negócios em constante evolução, mais orientado para a tecnologia e para a eficiência.

As empresas que abraçam essa mudança estão posicionadas para prosperar em um mundo cada vez mais digital, onde a capacidade de gerenciar informações de forma inteligente é essencial para o sucesso a longo prazo.

Podemos concluir, portanto, que a assinatura digital demonstra um claro avanço em termos de praticidade, eficiência e sustentabilidade, enquanto a assinatura manual continua a ser necessária em contextos específicos que exigem presença física. 

A compreensão dessas diferenças permite que empresas e indivíduos escolham o método de assinatura mais apropriado para atender às suas necessidades específicas.

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Sobre ZapSign

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