Afinal, assinatura eletrônica substitui reconhecimento de firma?
13 de novembro de 2023A assinatura eletrônica substitui reconhecimento de firma em 95% dos casos
Durante muito tempo, o reconhecimento em cartório foi um requisito imprescindível para que a assinatura de um determinado contrato pudesse ser plenamente reconhecida. Mas, uma dúvida recorrente nos dias de hoje é: assinatura eletrônica substitui reconhecimento de firma?
Afinal, com a vinda de inovações tecnológicas como as plataformas de assinatura eletrônica crescendo no mundo corporativo e revolucionando os diversos processos burocráticos das empresas, ainda é relativamente comum uma forte ideia de que a validação cartorária se faz indispensável para ratificar a autenticidade de um documento assinado – independe se essa assinatura se deu a próprio punho ou por vias digitais.
Por isso, tantas pessoas se perguntam se os contratos firmados digitalmente também exigem as velhas e cansativas idas ao cartório para que sejam 100% validados. Ou será que a assinatura eletrônica realmente substitui o reconhecimento de firma?
De início, adiantamos que a resposta simples é sim, a assinatura eletrônica substitui reconhecimento de firma em 95% dos casos – e, ao longo deste artigo que elaboramos, iremos sanar todas as dúvidas referentes ao tema.
Por que a assinatura eletrônica substitui reconhecimento de firma?
Essencialmente, o recurso de assinatura eletrônica de documentos e contratos foi idealizado justamente com o objetivo de apresentar uma alternativa mais ágil, otimizada, segura e verificável à tradicional assinatura no papel, feita a próprio punho..
Portanto, não seria equivocado dizer que praticamente todos os processos envolvidos na assinatura manual de um documento que incluem idas a cartórios ou envios dos papéis por correio para que as partes firmem podem ser simplificados com a aquisição de uma assinatura eletrônica.
Por ora, as únicas exceções à regra estão nos processos de transferência de proprietário para automóveis usados e nas transações de compra e venda de imóveis, nas quais ainda são exigidas a escritura pública – mas estima-se que seja apenas uma questão de tempo até que o papel seja abolido de vez das nossas práticas contratuais.
Como funciona o reconhecimento de firma no Brasil segundo a legislação brasileira?
Uma vez que todo o processo de digitalização das relações contratuais se relaciona intimamente com a necessidade de desburocratização dos procedimentos e com a abolição do uso do papel, no novo modelo, não faria o menor sentido exigir validações cartoriais para a firma de acordos, seja em nível público ou privado.
Na prática, para que isso seja viável, é preciso haver – e, de fato, há – um robusto mecanismo legal acerca do tema. Aqui no Brasil, é extensa a legislação envolvendo assinatura eletrônica e reconhecimento de firma.
Ela começa em 2006, com a Lei nº 11.419, que regula a assinatura com certificado digital como condição para os atos processuais. Posteriormente, essa Lei seria alterada pela Portaria RFB nº 2.860/2017.
Já em 2011, o uso do certificado digital torna-se obrigatório para a transmissão da DIPJ, o que aboliu o uso da documentação física na relação entre o Fisco e os contribuintes.
Em 2013, outro passo importante ocorre, quando a Portaria RFB nº 1.880/2013 substitui o reconhecimento de firma para os cidadãos pela apresentação do documento original ou cópia autenticada com a assinatura feita na hora – à exceção de eventuais casos de dúvida em relação à sua autenticidade.
Em 2018, a mudança se estende para todos os demais órgãos públicos, bastando a apresentação conjunta da assinatura do cidadão junto e de seu documento ao agente administrativo.
Quando falamos em assinatura eletrônica, a autenticação se dá de diversas outras formas, como por senha, biometria, reconhecimento de IP, geolocalização e certificado digital – apenas citando algumas.
O que é assinatura digital?
Podemos definir assinatura eletrônica como uma forma legal e eficiente de obter aprovação ou consentimento de alguém mediante o reconhecimento de sua identidade via meios eletrônicos.
Dito isso, temos também a assinatura digital, que, embora seja comumente tratada como um sinônimo, se define, na verdade, como um tipo de assinatura eletrônica cujo conceito está ligado à utilização de qualquer mecanismo eletrônico ou digital para validação de autoria de um ato.
Trata-se, portanto, de um recurso que comprova a identidade dos seus signatários de maneira segura, a partir de criptografia, chave virtual e de um certificado digital, emitido por uma autoridade certificadora brasileira, de acordo com os padrões da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
Além disso, assume o mesmo valor jurídico de uma assinatura tradicional, graças ao estabelecimento de diversas normas, como o artigo 10, § 2º, da Medida Provisória nº 2.200-2/2001 e a Medida Provisória nº 983 de 2020.
Alguns exemplos de certificado digital são o e-CNPJ e o token da OAB utilizado por advogados. Há também tipos de certificado digital, como o A1 e o A3.
Como a assinatura eletrônica passou a valer como substituta do reconhecimento de firma?
Devido à sua plena validade jurídica, as assinaturas eletrônicas e digitais vêm sendo largamente utilizadas na oficialização de acordos e contratos entre duas ou mais partes, sejam elas pessoas físicas ou jurídicas.
Nesse sentido, a assinatura digital, aquela realizada com certificado digital emitido em conformidade com os padrões do ICP-Brasil, passa a ser aceita como substituta do reconhecimento de firma, a partir do momento que esse mesmo certificado digital existe justamente com a finalidade de atestar a autenticidade de uma assinatura.
Importante lembrar que existe um custo para a emissão individual do certificado digital, necessário para que a assinatura digital seja corretamente realizada. Para os casos em que nem todas partes envolvidas possuam esses certificados, a assinatura eletrônica, realizada por plataformas especializadas, representa a solução ideal.
Dessa maneira, conforme estabelecido pelos termos da MP da Assinatura , a autenticidade do contrato é garantida diante da Lei.
As vantagens da assinatura eletrônica como substituta do reconhecimento de firma em cartório
Agora que você sabe que sim, implementar uma solução em assinatura eletrônica substitui o reconhecimento de firma em cartório, vamos falar sobre algumas das principais vantagens obtidas ao migrar para essa modalidade de celebração de contratos:
Redução de custos
Trabalhar com documentos físicos envolve uma série de custos que podem ser evitados com a adesão da assinatura eletrônica.
Começando pelo investimento em papel e toner para impressora, que pode pesar bastante, sobretudo para empresas com uma grande emissão de contratos por mês.
Isso sem falar na logística relativa à assinatura desses documentos. Quando os signatários não podem ir ao seu escritório, ou mesmo quando residem em uma localidade distante, é comum a necessidade do serviço de terceiros para que o papel seja levado até a pessoa, a fim de que ela assine o documento e o encaminhe de volta para você.
Otimização do tempo
O avanço recente e constante da tecnologia implica em processos cada vez mais rápidos, o que inclui desde a velocidade da internet até o atendimento online prestado pelas empresas.
O mesmo ocorre com o processo de assinaturas, que, quando feito de forma tradicional, se torna extremamente lento, com a coleta das firmas podendo se estender por dias inteiros – conforme pode ser percebido pelo ítem anterior.
Em contrapartida, a assinatura eletrônica permite um aproveitamento otimizado do tempo: todo o processo é realizado de forma muito mais imediata, agilizando o fluxo de trabalho e favorecendo expressivamente o aumento do número de contratações por mês.
Comodidade
Uma das vantagens indiscutíveis da assinatura eletrônica é que, com ela, você consegue fazer assinar seus contratos em qualquer lugar, precisando apenas de um smartphone ou computador e de uma conexão com a Internet.
No que diz respeito ao processo de reconhecimento de firma, não se pode negar o conforto oferecido pela ferramenta, visto que as idas aos cartórios costumam ser processos morosos, dispendiosos e, portanto, extremamente inconvenientes.
Facilidade ao emitir documentos
A digitalização da informação documental da empresa permite que toda a sua gestão de documentos se dê em âmbito digital, o que facilita enormemente a criação, a assinatura e o compartilhamento dos seus arquivos.
Ao utilizar plataformas de GED e APIs de assinatura eletrônica, o fluxo de trabalho se torna realmente fluido, e toda a burocracia normalmente envolvida no processo tende a desaparecer.
Sustentabilidade
A assinatura eletrônica oferece benefícios ambientais significativos, uma vez que a ferramenta reduz tanto a emissão de resíduos quanto o consumo de papel e outros materiais associados à produção, ao transporte e ao armazenamento dos documentos.
Além disso, por reduzir significativamente o tempo necessário para a conclusão das transações, também diminui a necessidade de viagens, conferências e reuniões presenciais – o que também afeta a pegada de carbono da empresa.
Conclusão
Como pode ver, a implementação da assinatura eletrônica representa um grande avanço, tanto para empresas dos mais variados portes e ramos de atuação, quanto para pessoas físicas que, eventualmente, precisem firmar algum contrato para adquirir um determinado produto ou serviço.
Estamos falando de uma tecnologia que, embora tenha ganhado maior adesão apenas mais recentemente, está presente e regulamentada no país há quase 20 anos. Graças a complexos sistemas de criptografia e codificação, essas assinaturas vêm revolucionando os conceitos de segurança de dados nos mais diversos níveis.
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