Home office e coronavírus: a necessidade da digitalização das empresas

Para algumas empresas, o home office está no DNA, mas para outras, isso é sinônimo de mudanças e adaptação

O coronavírus e a crise de saúde pública desencadeada pela Covid-19 pegou no contrapé empresas por todo o país que não estavam preparadas para funcionarem em regime de trabalho remoto — ou, como é mais conhecido, home office —, mas tiveram que fazê-lo praticamente do dia para noite.

Em alguns setores como o varejo, a prestação de serviços físicos e o setor produtivo como um todo, os motivos são bastantes naturais, mas tantas outras empresas poderiam estar mais preparadas para encarar essa adversidade.

O blog da Valid Certificadora traz a você os quatro pontos chaves para pensar a questão da digitalização e a prática do home office em longo prazo, não como uma medida de emergência, e sim parte da cultura corporativa. Falamos de comunicação, ferramentas, segurança jurídica e mais. Boa leitura.

Como implantar o home office em sua empresa

Para algumas empresas, o home office está no DNA; para outras, é sinônimo de mudanças e adaptação. Confira abaixo os principais tópicos para que o trabalho remoto funcione em sua empresa.

Crie a cultura certa para a comunicação remota

O primeiro grande desafio apresentado pela prática do trabalho remoto é comunicacional. A rotina espacialmente próxima do escritório pode fazer com que a comunicação seja praticada de maneira intensa e constante entre os colaboradores — o que é sempre positivo.

Hábitos do dia a dia como resolver uma dúvida rápida indo à mesa do colega podem ser perdidos nas relações a distância. Ainda, a troca de feedbacks, insights e percepções podem se tornar menos constantes, podendo refletir nos resultados. Não permitir que isso aconteça passa por cultura, processos e ferramentas.

Na cultura, o exemplo vem de cima para baixo. Quando o assunto é comunicação, prefira pecar pelo excesso do que pela falta. Incentive a percepção de que é melhor perguntar em vez de ficar com a dúvida e de que tudo bem entrar em contato com um colega para checar se todos estão na mesma página.

Nas ferramentas, por sua vez, é interessante assegurar que todos na empresa tenham os recursos e as condições para essa comunicação intensa e efetiva acontecer. Além do e-mail, existem outras ferramentas bastante acessíveis que podem servir à troca do dia a dia, mais ágil e menos formal. O próprio Google, no seu conjunto de ferramentas para empresas, tem o seu Chat prestando esse papel. O Slack é outra opção popular.

Por fim, processos. Reuniões que são quinzenais ou mensais no trabalho presencial podem se tornar semanais e mais curtas no trabalho remoto, por exemplo. Uma prática bastante comum hoje são os chamados “one-on-ones”, reuniões curtas e recorrentes entre colaboradores e seus gestores imediatos para repassar o status do trabalho e trocar feedbacks.

Tenha as ferramentas e métricas certas

Trabalho remoto deve vir acompanhado de métricas claras e que façam sentido tanto aos colaboradores quanto aos gestores. Por mais que existam sistemas de ponto eletrônico e outras maneiras de monitorar a presença de um funcionário no home office, tudo isso se torna bastante questionável no trabalho remoto. Cobrar por entregas, não por horas e minutos na frente do computador, é mais produtivo, salvo exceções como funções de atendimento.

Estabelecer KPIs (os indicadores-chave de performance) de cada profissional é um bom primeiro passo — ou seja, encontrar o número principal para medir a produtividade daquele profissional. Saindo do micro, os times e equipes da empresa podem ter suas métricas e metas coletivas, inclusive, tudo isso deve ser comunicado com clareza entre os colaboradores. Entender como seu trabalho está sendo medido é ainda mais essencial a distância.

Ofereça estrutura adequada e garanta a segurança jurídica

Exigir que um funcionário tenha, em casa e de sua propriedade, equipamentos de trabalho pode, no mínimo, ser contraproducente e, no pior dos cenários, levar a processos na esfera trabalhista. A modalidade de teletrabalho — como a nossa legislação chama o home office — é regulado no Brasil pelo Artigo 75A da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

Por sinal, segurança jurídica, no seu todo, é um tópico importante quando falamos em home office. Criar protocolos para os laptops do trabalho poderem ser levados para casa, com um termo de uso assinado pelo funcionário e normas claras sobre boa utilização, o que pode e o que não pode se enquadra nisso, por exemplo.

Se o contrato de trabalho não especifica que o trabalhador deve ter esse ou aquele equipamento, ferramenta ou licença, não é legal exigir isso dele. Um dos primeiros passos da adaptação de uma empresa para o trabalho remoto no longo prazo é dado lá no departamento jurídico.

Falando mais propriamente de infraestrutura digital, trabalhar home office em um time de várias pessoas é sinônimo de computação em nuvem. Se na sua empresa os arquivos de trabalho ainda estão em hardwares — nas máquinas, em HDs externos etc. —, o trabalho remoto torna-se uma missão muito mais complicada do que poderia ser.

Grandes empresas como o Google, o DropBox e a Amazon oferecem serviços profissionais de armazenagem em nuvem que seguem os mais altos padrões de segurança digital. Vale a pena conferir e manter essa linha para garantir segurança em transações online, por exemplo.

Implemente o uso de Certificado Digital

Por fim, não poderíamos deixar de falar, é claro, de certificação digital. O trabalho remoto exige atenção redobrada com a segurança digital. Sem as ferramentas certas, atividades como acessar portais de órgãos públicos e garantir a validade, integridade e autoria de documentos e contratos pode se tornar uma dor de cabeça.

O Certificado Digital é sinônimo de assinatura digital com equiparação jurídica àquela manuscrita e com firma reconhecida em cartório. Ou seja, se assinatura de contratos e outros documentos de valor jurídico fazem parte do dia a dia do seu negócio, é a certificação digital que permite levar isso para o home office.

Ainda, é possível entregar obrigações acessórias e acessar portais como o e-Social e o e-CAC (da Receita Federal). Sem falar das vantagens para profissionais específicos, como advogados, que com o e-Jurídico consegue acompanhar processos, peticionar e acessar sistemas da justiça de casa.

Digitalização e home office são termos que não vão nos abandonar quando tudo isso passar. Pelo contrário, estar adaptado ao trabalho remoto será uma parte importante do novo normal que devemos encarar.

Fonte: Blog Valid Certificadora

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