Armazenar arquivos na nuvem é a solução que muitos empresários encontraram para resolver o problema de arquivamento de papéis dentro de uma PME
O processo proporciona vantagens muito interessantes, especialmente quanto à organização de documentos e à eliminação de papéis dentro dos negócios. Neste artigo, explicaremos alguns bons motivos para você implementá-lo processo na sua empresa.
Além disso, também mostraremos como armazenar arquivos na nuvem com segurança por meio de um certificado digital. Acompanhe!
Vantagens de armazenar arquivos na nuvem
Para começar este post, mostraremos os 6 principais ganhos que a sua empresa pode ter ao utilizar ferramentas para armazenar arquivos na nuvem. Continue lendo!
1. Mobilidade
Um dos ganhos que a pequena ou média empresa terá ao investir em armazenamento na nuvem é a possibilidade de acessar seus documentos em qualquer dispositivo, independentemente do local onde você estiver. Você pode, inclusive, acessar seus arquivos quando estiver em movimento. Em uma viagem, por exemplo.
2. Eficiência e agilidade
Outro benefício é a eficiência e a agilidade no processo de armazenagem e no acesso aos documentos digitais. Você pode pesquisar um documento específico que está armazenado sem ter que sair da sua estação de trabalho.
As empresas que não utilizam esse tipo de armazenamento perdem muito tempo na hora de procurar determinados documentos. Logo, um dos ganhos obtidos ao armazenar arquivos na nuvem é a rapidez e a eficiência nesse processo.
3. Diminuição de utilização do espaço físico
Outro ponto importante é a redução do espaço físico. Arquivos de papel ocupam alguns metros quadrados em sua empresa. Afinal, eles precisam ser guardados em caixas, em pastas e demais tipos de armários.
Assim, é preciso ter espaço para guardar esses documentos. Ao utilizar um serviço de armazenamento na nuvem, não existe a necessidade de espaço físico. No máximo, você vai precisar de um servidor para acessar todos os arquivos do seu negócio.
4. Proteção de dados
A proteção de dados também é um ponto-chave nesse processo. Armazenar arquivos na nuvem possibilita a realização de backups periodicamente. Logo, você mantém cópias guardadas e, se precisar, pode restaurá-las a hora que desejar.
Arquivos físicos podem ser perdidos ou destruídos, existindo riscos nesses tipos de documentos. Por isso, é muito importante contar com um sistema de backup para proteção.
5. Infraestrutura enxuta
Armazenar arquivos na nuvem tem se tornado uma solução muito econômica para as empresas. As despesas na manutenção de departamentos de arquivologia geram custos com estruturas e ferramentas para proteger esses documentos.
Diferentemente do que muitas pessoas podem acreditar, um sistema de armazenamento de arquivos é mais barato que as alternativas. Com isso, ela é perfeita para empresários que estão iniciando seu negócio, ou passando por dificuldades financeiras em períodos de crise.
6. Armazenamento ilimitado
Por fim, o armazenamento na nuvem é algo que pode ser ilimitado. Nos arquivos convencionais, você não pode armazenar mais documentos que o espaço físico permite. Com o passar do tempo, a empresa precisa abrir novos espaços para guardar papéis.
Além disso, é preciso ter em mente que alguns documentos precisam ficar por anos armazenados. Um exemplo disso são as notas fiscais eletrônicas, que devem ser armazenadas por 5 anos. Agora, imagine uma empresa que emite dezenas de NF-e por dia. Ela vai precisar de muito espaço para guardar esses documentos.
Por outro lado, quando se trata de armazenamento na nuvem, o problema é resolvido por completo. Afinal, à medida que a sua necessidade de espaço no servidor aumenta, basta contratar um “espaço” maior.
Caso um fornecedor de armazenamento na nuvem não seja capaz de suprir a necessidade da sua empresa, basta migrar os documentos para outro servidor — o que pode ser feito de forma muito simples.
Certificado digital na nuvem e o armazenamento de arquivos
Agora que você entendeu os ganhos que armazenar arquivos na nuvem pode proporcionar ao seu negócio, mostraremos como o certificado digital entra nesse processo.
A utilização dessa ferramenta potencializa a questão da segurança. Contudo, temos outros benefícios interessantes que valem a pena ser ressaltados. Veja nos próximos tópicos.
Aumento na segurança
Utilizar um certificado digital na nuvem aumenta ainda mais a segurança de arquivos na sua empresa. Além da possibilidade de realização dos backups, essa ferramenta facilita o controle de acesso ao arquivo digital da sua empresa.
As transações online — mesmo aquelas executadas dentro do ambiente empresarial — podem gerar riscos de vazamento de dados ou sequestros. O certificado digital utiliza uma tecnologia criptografada altamente segura. Logo, você pode exigir a ferramenta para logar na área online em que o seu arquivo está localizado.
Ou seja, sem o certificado digital, o arquivo digital se mantém inacessível. Além disso, você também pode filtrar as pastas que determinados departamentos podem acessar. A título de exemplo, é possível estabelecer que o setor financeiro acesse os boletos, mas fique restrito de acessar os contratos.
Agilidade nas rotinas empresariais
Outra vantagem que a associação do certificado digital com o processo de armazenar arquivos na nuvem é a agilidade em rotinas empresariais. Um dos poucos problemas que esse processo pode gerar é a forma de acessar ou enviar arquivos para o servidor.
Isso porque o usuário precisa fazer login no sistema e realizar o upload dos documentos para acessá-los posteriormente. No entanto, se você utilizar um certificado digital, esse processo é agilizado, tendo em vista que ele pode ser utilizado para entrar no seu servidor. Ou seja, a identificação é feita por meio do certificado digital, o que agiliza muito o processo.
Transmissão de obrigações fiscais e contábeis
Por fim, um certificado digital na nuvem pode ajudar na hora de transmitir obrigações contábeis, fiscais, trabalhistas etc. Essa ferramenta pode ser utilizada até mesmo para enviar a declaração do imposto de renda pré-preenchida.
Posteriormente, os demonstrativos ou as declarações transmitidas podem ser armazenados no seu servidor na nuvem, garantindo a proteção desses elementos.
Por fim, podemos concluir que armazenar arquivos na nuvem na sua empresa agrega ganhos imensuráveis, tanto na questão de segurança quanto na praticidade para o manuseio de documentos. Ao utilizar um certificado digital, esses ganhos são ainda mais potencializados.
Fonte: Blog Valid Certificadora
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