Como as empresas estão tratando seus acervos digitais?

Clicou, assinou e pronto? Não é bem assim que sua empresa estará segura e em conformidade com a LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados ao assinar documentos eletrônicos

A digitalização das empresas e nações traz muitos benefícios para as empresas e para as pessoas, mas esse movimento deve ser acompanhado pela formalização dos processos com a revisão dos fluxos para a gestão correta dos documentos eletrônicos

Por Susana Taboas

Muito se fala atualmente sobre documentos eletrônicos e sem dúvida é um caminho sem volta para as corporações.

Há bem pouco tempo o processo de formalização de documentos nas empresas era bem mais longo e burocrático, ou seja, as empresas redigiam, imprimiam, assinavam, reconheciam firmas em cartórios e depois digitalizavam. E, nesse processo eu nem toquei na distribuição desses documentos que muitas vezes envolvia envio por e-mails, envio por correio, por serviços de motoboy e outras tarefas mais.

Atualmente, as empresas já utilizam documentos eletrônicos e isso simplifica bastante os processos, reduz custos e torna muito mais ágil o processo de formalização, porém, alguns cuidados são necessários para que o meio eletrônico seja utilizado com segurança.

Sim, as empresas tem metodologia para a gestão e arquivamento dos documentos impressos e, agora, precisam criar também metodologias e processos para que os documentos eletrônicos sejam armazenados de forma segura afim de preservar a longevidade dos documentos, a privacidade das informações e seguir a regulação de cada atividade que exige o armazenamento obrigatório por um determinado período sem falar na classificação dos documentos que precisam de fácil acesso e os que podem ser armazenados em diferentes  locais de acordo com a criticidade de seu conteúdo.

As empresas dão muita atenção ao armazenamento de documentos porque eles contam a sua história e trajetória no decorrer dos anos.  O conjunto de arquivos de contratos, informações estratégicas, informações confidenciais de clientes, funcionários e fornecedores, documentos fiscais e contábeis e tantos outros representam parte do patrimônio das empresas.

Desta forma, esses arquivos precisam ser cuidados e organizados de forma correta e com muita cautela por profissionais capacitados, como arquivistas que trabalham em conjunto com engenheiros de processos.

Os Arquivistas são profissionais que organizam e fazem a gestão das informações da empresa, a partir de técnicas de avaliação dos documentos, produção, guarda, preservação e utilização mais adequada dos arquivos.

Já os engenheiros de processos criam métodos que otimizam as rotinas da empresa visando a simplificação do fluxo de trabalho e das relações entre diferentes etapas desse processo.

Como as empresas atualmente estão lidando com seus acervos digitais?

As empresas que estão trabalhando seus processos para adequação a LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados, em que são observados a preservação dos dados sensíveis, principalmente de clientes e funcionários, já estão obrigatoriamente pensando no armazenamento de documentos eletrônicos, mesmo assim, alguns processos podem estar fugindo do controle do DPO – Data Protection Officer que é responsável pela observância da lei.

Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD

Desde agosto de 2021, que as sanções à LGPD estão sendo aplicadas, mas a maioria das empresas brasileiras ainda não se mobilizou para a adequação da Lei, desta forma, a teoria de que a LGPD iria organizar os processos eletrônicos corporativos não está se concretizando.

Nós, aqui no Crypto ID, falamos muito de documentos eletrônicos e digitais e por isso acompanhamos muito de perto esse movimento e percebemos que em algumas empresas estão feudalizando documentos eletrônicos por falta da definição de processos estruturados para o uso do meio eletrônico.

Mesmo entre as empresas que já incorporaram aos seus processos uma plataforma de assinatura eletrônica e digitais ainda escorregam contratos por outros meios quer sejam com clientes especiais, fornecedores ou investidores que utilizam suas próprias plataformas e para não perder o negócio ou causas algum tipo de impasse, a empresa precisa aderir a outra plataforma.

Não é tão simples como parece organizar documentos eletrônicos e, por isso, antes de que sua empresa se espalhe e saia produzindo e armazenando os documentos eletrônicos atabalhoadamente, é hora de voltar esforços da empresa para essa área.

Como fazer isso de forma mais assertiva? Vamos dar algumas sugestões a seguir.

Porque as plataformas de empresas especializadas são mais eficientes?

Até mesmo corporações de grande porte tem como alternativa a contratação de plataformas de assinatura de documentos eletrônicos do mercado uma vez que as empresas de plataformas de assinaturas especializadas estudam as funcionalidades com uma visão ampla e privilegiada dos processos e vão fazendo atualizações constantes.

O desenvolvimento interno de uma plataforma de assinatura pode ser altamente custoso para a empresa e cheio de brechas que os especialistas já tem pleno domínio.

13 dicas de como escolher a melhor plataforma de assinatura de documentos eletrônicos

1 – Avalie a reputação do fornecedor de serviço da plataforma;

2 – Opte por empresas com tradição no mercado brasileiro de identificação digital, assinatura eletrônica e digital;

3 – Eleja uma plataforma que tenha interoperabilidade com vários tipos de assinatura como as produzidas com Certificados Digitais ICP-Brasil; com certificados X.509 de hierarquias internacionais e/ou de ACs privadas; e outros tipos de assinaturas avançadas em conformidade com o artigo 10 parágrafo 2º da Medida Provisória 2.200-02/2001;

4 – Estude as funcionalidades de cada plataforma para evitar customizações de fluxos;

5 – Observe se a plataforma tem como opção diferentes tipos de usos de arquivos, tais como Pades, Cades.

6 – Considere todas as possibilidades de arquivamento disponibilizados no mercado em sua avaliação;

7 – Verifique se há como qualificar cada participante do processo da forma adequada;

8 – Priorize no processo como são as funcionalidades de distribuição dos documentos para aprovação da versão final, coleta de assinatura, distribuição do documento assinado para todas as partes, arquivamento e backup;

9 – Crie alertas durante os pontos chave do processo de forma que eles sejam enviados aos envolvidos no processo de gestão e assinatura para dar um ritmo ao processo;

10 – Avalie as formas existentes e as disponíveis de autenticação na plataforma, se são adequadas à criticidade de cada fluxo de assinatura;

11 – Facilite o uso com a possibilidade de anexação de documentos ao processo que faça uma melhor gestão da documentação e de análise de quem está recebendo o documento para avaliação e assinatura;

12 – Tenha sempre atualizado o centro de controle dos administradores da conta e se existe um controle de login dos administradores e usuários das contas com os níveis de aprovações adequados;

13 – Verifique se no contrato de prestação de serviço da empresa que fornece o portal de assinaturas há o comprometimento de atualização e adequação às leis brasileiras que tratam da validade jurídica dos documentos eletrônicos e digitais.

Quanto a contratação de assinaturas de forma avulsa, é recomendado apenas em casos de urgência como deve ter ocorrido diversas situações durante a pandemia, mas não é recomendável para empresas em geral uma vez que as contratações avulsas acabam sendo muito onerosas, mesmo utilizando bonificação por volume, e possibilita – como que falei a pouco – a criação dos feudos eletrônicos o que lá na frente podem trazer sérias consequências à Governança Corporativa.

Muitos acreditam que as plataformas internacionais são mais completas e apresentam mais funcionalidades que as nacionais, no entanto, deve ser considerado que existem diferenças regulatórias e culturais entre os países que muitas vezes influenciam no processo como um todo.

Para concluir, posso dizer que é simples traçar as políticas de gestão de documentos eletrônicos nas empresas desde já e evitar futuras diligências e auditorias em que seja necessário o rastreamento dos processos em que foram utilizados documentos eletrônicos.

A seguir, apresentamos algumas das principais ferramentas do mercado de assinatura digital e eletrônica do mercado brasileiro, por ordem alfabética.

Solução	Empresa	URL
Assinatura Certa	Assinatura Certa	https://www.assinaturacerta.com.br/
Assinae	e-Safer	https://e-safer.com.br/contato/
Assine Online	Soluti	https://assine.online/
BRy Signer	BRy Tecnologia	https://www.bry.com.br/bry-signer
Portal de Assinaturas	CertiSign	https://loja.certisign.com.br/portal-de-assinaturas
SDoc	Safeweb	https://sdocs.safeweb.com.br

Legislação brasileira sobre Identificação Digital e Documentos Eletrônicos

No Brasil a validade de documentos eletrônicos está fundamentada na Medida Provisória 2.200-02 /2001 de agosto de 2001. Recentemente complementada pela Lei 14.063 de 23 de setembro de 2020 e pelo Decreto nº 10.543, de 13 de novembro de 2020.

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Sobre Susana Taboas

Susana Taboas | Sócia Fundadora do Portal Crypto ID, COO – Chief Operating Officer – CryptoID. Formada em Economia pela PUC Rio, com MBA em Finanças pelo IBMEC-RJ e diversos cursos de extensão na FGV RJ, INSEAD e Harvard University (EUA). Durante mais 25 anos atuou em posições no C-Level de empresas como Vale do Rio Doce, NEC do Brasil, Cheminova, Nortel, Cableway Argentina, CertiSign, Cast Group e Supportcomm. Durante sua carreira acumulou ampla experiência na definição e implementação de projetos estratégicos de médio e longo prazo nas áreas de Governança Corporativa, Recursos Humanos, Planejamento Estratégico, Financeiro, Tributaria e de Operações Estruturadas no Brasil e no Exterior. É também sócia fundadora da Insania Publicidade.

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