Digitalização do departamento de RH contribui para o desenvolvimento de equipes mais eficazes
22 de agosto de 2019Com recursos tecnológicos, atividades burocráticas podem ser realizadas eletronicamente, otimizando o tempo e a estratégia na criação de novas funcionalidades
Algumas empresas estão modificando a sua rotina de trabalho a partir do melhor aproveitamento da equipe de RH. Seja com salas de descompressão, ações especiais ou transformando seus sistemas e processos de analógicos para digitais, é perceptível a mudança de comportamento a fim de proporcionar um ambiente dinâmico para os colaboradores, mesmo que apenas 37% dos líderes desse setor estejam muito seguros sobre essa transição de mindset, segundo a pesquisa “O Futuro do RH”, promovida pela KPMG.
Esse processo parte de uma tendência de novos modelos de negócio, que oferecem mais assertividade e modernização da rotina de trabalho.
Como o RH é um departamento que impacta diretamente todas as camadas e pessoas de uma empresa, conforme a atuação de todos os setores vai se tornando cada vez mais integrada, o papel dos gestores de funcionários passa a ser mais crítico e mais estratégico.
Quando o setor de fato se moderniza, não há mais tempo perdido com assinaturas, papelada, arquivamento e outras atividades burocráticas que sempre marcaram a atuação do profissional de RH.
Dessa maneira, a equipe passa a concentrar seus esforços em atividades mais abrangentes para o desenvolvimento de novos talentos e de clima organizacional. Porém, para que essa transformação digital aconteça em todos os departamentos, é importante que se comece pelo RH.
A implementação de uma plataforma de assinatura eletrônica, que centralize todos os fluxos de contratação e documentos entre a empresa e os funcionários, pode ajudar a automatizar processos burocráticos e modernizar o departamento.
Essa solução pode ser utilizada no momento de uma contratação, por exemplo, no qual muitas outras áreas são envolvidas. O departamento financeiro precisa dos dados bancários do novo funcionário, o time de TI precisa criar um novo e-mail, separar notebook e outros dispositivos que serão usados pelo recém-chegado e é claro que tudo isso precisa ser assinado por diversas outras áreas.
Numa rotina digitalizada desde a preparação dos documentos, todo este processo é catalisado através de automação e simplificação, evitando a burocracia proporcionada pelo manuseio do papel e permitindo que os candidatos assinem a carta oferta em seu celular.
A assinatura eletrônica impacta em todos os níveis da companhia, além de promover economia de recursos financeiros e físicos. Partindo desse princípio, a DocuSign, empresa pioneira e líder em assinatura eletrônica, divulgou, em julho deste ano, uma pesquisa realizada em parceria com a Forrester Consulting, revelando que 97% das companhias em diferentes países tiveram problemas com a conclusão e gerenciamento de documentos em papel.
Na oportunidade, foram entrevistados 650 líderes de empresas entre 250 a 20 mil colaboradores em diferentes países, mostrando que a modernização precisa ser implementada desde as ações mais rotineiras, como na assinatura de um papel, até planejamentos mais estratégicos.
Criar, enviar, acompanhar e armazenar formulários de liberação de dispositivos e bens, certificados, atualizações de compliance e quaisquer outros documentos que precisam da interação ou da validação de funcionários envolvidos é muito mais fácil a partir da implementação de uma plataforma digital. Tempo é poupado, dinheiro é economizado e eficiência é potencializada.
Para o vice-presidente de vendas da DocuSign, Gustavo Brant, diferentes empresas, de todos os portes e segmentos, já estão implementando processos automatizados, otimizando a rotina e investindo em diferentes métodos de transparência nos processos.
“A maior proposta do RH com assinatura e gestão de documentos eletrônicos é modernizar a maneira de realizar as tarefas administrativas. Com a DocuSign, por exemplo, é possível contratar um novo colaborador em um período curto de tempo, economizando com gastos em papel e espaço para armazenamento dos documentos. Tudo fica acessível à um clique, que pode ser monitorado por computador, tablet e até mesmo pelo celular”, explica.
Para impulsionar a digitalização e tornar todo o processo de contratação digital, a DocuSign oferece o DocuSign Agreement Cloud, um conjunto de aplicações e integrações que permite assistir todo o processo de acordo digitalmente.
Com isso, empresas de todos os portes e setores ao redor do mundo podem fazer negócios com mais agilidade, além de diminuir os riscos e os custos, proporcionando uma melhor experiência para os clientes, parceiros e colaboradores.
Todos os processos realizados pela maioria das funções do RH podem se beneficiar desses recursos. Por meio da plataforma ou aplicativo móvel, é possível manter todos os documentos armazenados na nuvem, com flexibilidade de verificação e acesso com simplicidade e organização.
Em cada envelope, é possível criar tags e seções auxiliando o sistema de busca por contratos e formulários, garantindo que os documentos sejam assinados na hora certa e sem conflito com prazos do E-Social, por exemplo, e garantindo o envio, recebimento, aprovação e gerenciamento dos arquivos de qualquer lugar em um computador, smartphone ou tablete com conexão ou de maneira off-line por download.
Neste cenário, a empresa que não se modernizar tende a ficar para trás. Não é à toa que marcas como a Microsoft e o LinkedIn usam a DocuSign globalmente em seus setores de RH.
No Brasil, o iFood e a Loggi também são prova da eficiência digital no setor. Para companhias com funcionários em diferentes lugares ou que estão em deslocamento constante, a adoção de uma plataforma de gerenciamento e assinatura de documentos pode ser um divisor de águas.
Sobre a DocuSign
A DocuSign ajuda organizações a conectarem e automatizarem a maneira como preparam, assinam, agem e gerenciam acordos. Como parte do DocuSign Agreement Cloud, a companhia oferece a solução líder mundial de assinatura eletrônica, permitindo assinar documentos em praticamente qualquer dispositivo, de qualquer lugar com conexão e a qualquer momento. Hoje, mais de 500 mil clientes e centenas de milhões de usuários, em mais de 180 países, usam a DocuSign para acelerar os negócios e simplificar a vida das pessoas.
