Como digitalizar documentos com validade jurídica? Ouça
14 de julho de 2020Norma que trata da questão estabelece que a assinatura desses documentos deve ser feita por meio de Certificação Digital
Por Serasa Experian
Digitalizar documentos em papel é muito comum, pois traz diversas vantagens, como menos utilização de papel e, portanto, menos necessidade de espaço físico para armazenamento.
Além de mais agilidade para envio. Porém, mesmo com todos os benefícios, tanto para pessoas físicas, quanto jurídicas, até poucos meses atrás os documentos digitalizados não tinham validade legal.
Isso mudou com o decreto nº 10.278/2020 que estabeleceu as normas para a digitalização de documentos físicos, públicos ou privados, para que tenham os mesmos efeitos legais dos documentos originais.
Para garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento, quando a digitalização envolve entidades públicas, o documento deve, obrigatoriamente, ser assinado digitalmente com Certificação Digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
Quando envolver apenas particulares, o uso da Certificação Digital fica a critério das partes.
O decreto também indica especificações para a digitalização. É exigida a resolução mínima de 300 dpi para textos, fotografias ou cartazes, e de 600 dpi para plantas e mapas.
Caso o arquivo seja comprimido, deve ser realizada a compressão sem perda de qualidade.
O texto legal estabelece ainda, que após o processo de digitalização, o documento físico pode ser descartado, desde que não apresente conteúdo de valor histórico.
A medida reduz a burocracia, simplificando o arquivamento, manuseio e conservação de documentos, pois no meio digital não há o risco de deterioração. No entanto, é de extrema importância observar as regras gerais e requisitos para a digitalização estabelecidos na norma.
Fonte: Blog da Serasa Experian
O que é e para que serve o e-CPF e o e-CNPJ. Ouça
Carteira Digital de Trânsito: saiba como usar. Ouça
Prazo para entrega da Escrituração Contábil Digital foi prorrogado. Ouça
Leia outras matérias sobre documentos eletrônicos e certificação digital!
O modelo adotado pelo Brasil foi o de certificação com raiz única, sendo que o ITI, além de desempenhar o papel de Autoridade Certificadora Raiz – AC-Raiz, também tem o papel de credenciar e descredenciar os demais participantes da cadeia, supervisionar e fazer auditoria dos processos. Uma Infraestrutura de Chaves Públicas estabelece padrões técnicos e regulatórios que permitem a interoperabilidade dos certificados digitais para autenticação, assinatura e criptografia. Seguem padrões regulatórios e técnicos universais que compõem essa cadeia de confiança que pela solidez e rigoroso controle gera na utilização dos Certificados Digitais evidências matemáticas que garantem autoria, integridade, autenticidade, qualificação, confidencialidade e temporalidade para o não repúdio dos atos praticados no meio eletrônico e os ativos eletrônicos a eles relacionados.
O certificado digital é conjunto de dados, gerados por uma Autoridade Certificadora – AC após a validação das credenciais do titular que é realizada por uma Autoridade de Registro – AR o que garante ao certificado o caráter personalíssimo. O titular do certificado digital pode ser pessoa física, pessoa jurídica e também pode ser emitido para equipamentos e para aplicações. Na ICP-Brasil estão definidos oito tipos de certificados para titulares, classificados da seguinte forma: A1, A2, A3, A4, S1, S2, S3 e S4 e um tipo de certificado para Autoridades Certificadoras. Na prática, funciona como uma identidade virtual e permite a identificação segura e indiscutível do autor em transações em meios eletrônicos.
O Instituto Nacional de Tecnologia da Informação – ITI é uma autarquia federal, vinculada a Casa Civil da Presidência da República, que tem por missão manter e executar as políticas da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil. Ao ITI compete ainda ser a primeira autoridade da cadeia de certificação digital – AC Raiz. A Medida Provisória 2.200-2 de 24 de agosto de 2001 deu início à implantação do sistema nacional de certificação digital da ICP-Brasil. Isso significa que o Brasil possui uma infraestrutura pública, mantida e auditada por um órgão público, no caso, o ITI, que segue regras de funcionamento estabelecidas pelo Comitê Gestor da ICP-Brasil, cujos membros, representantes dos poderes públicos, sociedade civil organizada e pesquisa acadêmica, são nomeados pelo Presidente da República.
A Infraestrutura de Chaves Públicas – ICP, é o conjunto de normas e requesitos técnicos. Os requisitos englobam a homologação de hardwares e softwares e envolvem, da mesma forma, o complexo conjunto de procedimentos relacionados ao ciclo de vida dos certificados digitais. No Brasil é denominada Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil.
A ICP-Brasil é composta por uma cadeia de autoridades certificadoras, formada por uma Autoridade Certificadora Raiz (AC-Raiz), Autoridades Certificadoras (AC) e Autoridades de Registro (AR) e, ainda, por uma autoridade gestora de políticas, ou seja, o Comitê Gestor da ICP-Brasil. Existem ainda outros tipos de entidades como a Autoridade de Carimbo do Tempo, Entidade Emissora de Atributo, Prestador de Serviço de Suporte e Prestador de Serviços de Confiança.
