Paperless: por que reduzir o uso de papel na sua empresa?

Relacionado à transformação digital, tem como objetivo eliminar a necessidade de papel impresso nas atividades corporativas

Por Thiago Fonseca, CRO na ForSign

Ao longo de diversos anos, temos presenciado a crescente influência da transformação digital na sociedade e no mundo empresarial.

No entanto, a pandemia e as medidas implantadas de isolamento social aceleraram significativamente essas mudanças.

As empresas foram forçadas a se adaptar a uma nova realidade e a abraçar o mundo digital para garantir a continuidade de suas operações.

À medida que as empresas lutavam para se manterem competitivas, muitas optaram por aderir a movimentos inovadores alinhados ao futuro do trabalho. Um desses movimentos relevantes foi a adoção do conceito de paperless.

O que é paperless?

O termo paperless tem origem no inglês e, em uma tradução literal, significa “sem papel”. Esse conceito está diretamente relacionado à transformação digital com o objetivo de eliminar a necessidade de papel impresso nas atividades corporativas.

A transição de assinar documentos em papel para assinar documentos eletronicamente é um dos passos mais importantes no processo de tornar-se paperless, pois envolve muito mais do que simplesmente escolher tecnologias, mas também estabelecer novos procedimentos que eliminem de fato a necessidade de impressões em papel, cópias e atividades similares.

Como resultado, a empresa se torna mais econômica, moderna e eficiente, além de reduzir desafios burocráticos.

Os custos invisíveis dos documentos impressos

A adesão ao paperless tem um impacto significativo na redução de custos das empresas. Se formos falar apenas de custos visíveis e diretos relacionados a assinar documentos em papel, podemos falar de gastos com resmas de papel, aluguel ou compra e manutenção de impressoras, tinta, digitalização via scanners, armazenamento físico, manutenção e manuseio de documentos e por último, a logística quando há na necessidade de transportar o documento original para outros lugares.

No entanto, o maior maleficio que uma empresa pode ter em não adotar uma operação de assinatura de documentos sem papel é a perda de oportunidades, especialmente ao fechar contratos.

A espera pelo documento, coleta manual de assinaturas e outros processos demorados podem atrasar o progresso dos negócios e levar à perda de clientes.

No entanto, com a tecnologia atual, é possível gerar e assinar contratos em questão de segundos, acelerando o processo e proporcionando uma experiência mais eficiente e conveniente para todos os envolvidos, e mais importante permitindo que as empresas maximizem oportunidades, melhorem a eficiência e se destaquem em um mercado competitivo.

Quais são as principais vantagens de adotar o paperless?

Redução de custos

a empresa consegue reduzir os custos associados à aquisição de papel, impressoras, armazenamento físico e outros materiais de escritório.

Além disso, com a transição para processos digitais, torna-se mais fácil expandir os negócios e a equipe, sem a necessidade de investir em equipamentos adicionais.

Otimização do espaço físico

Elimina a necessidade de reservar um espaço físico para guardar documentos originais e cópias. Tudo pode ser armazenado em soluções na nuvem, facilitando o acesso e a consulta aos dados.

Segurança

A gestão digital de documentos e dados oferece maior segurança e eficiência, graças às tecnologias disponíveis atualmente.

É possível investir em ferramentas de controle de acesso, proteção contra ameaças, criptografia e outras medidas de segurança para garantir a integridade dos arquivos.

Também podemos falar de backups automáticos, garantindo que você sempre tenha uma cópia segura de tudo já que papéis físicos podem se perder, se extraviados ou danificados.

Por onde começar o movimento paperless?

1. Revise os processos atuais

Se você ainda está no papel, revise seus processos atuais para quando for transformá-los em nato dgital, as vezes há necessidade de alterações no fluxo para garantir uma melhor usabilidade.

2. Adote softwares em nuvem

Migre suas operações para plataformas em nuvem, que oferecem armazenamento flexível, segurança avançada e softwares de produtividade essenciais para o seu negócio.

3. Utilize uma solução de assinatura eletrônica

A assinatura eletrônica é fundamental para agilizar o fluxo de contratos de maneira rápida e conveniente. Elimine a necessidade de papéis físicos e coleta de assinaturas. Com apenas alguns cliques, colaboradores, fornecedores, clientes e parceiros podem firmar contratos legalmente vinculantes com a sua empresa.

4. Promova a conscientização dos colaboradores

Capacite sua equipe para aproveitar ao máximo as novas ferramentas adotadas. Treinamento e conscientização são essenciais para implementar uma cultura digital e paperless, garantindo que todos estejam alinhados com os benefícios e práticas dessa transformação.