Assinar documentos eletrônicos para eliminar de papéis, agilizar processos e reduzir custos com armazenamento está na pauta de todas as empresas independente do porte
Atualmente existe muita facilidade para que sua empresa passe a usar documentos eletrônicos do dia para noite sem investimentos para implantação
Por Regina Tupinambá
Regina Tupinambá
Recebemos aqui na redação do Crypto ID muitas consultas sobre a validade dos documentos eletrônicos assinados digitalmente. O que mais as pessoas buscam está relacionada ao valor legal dos documentos assinados em PDFs e em Word e Para também sobre como guardar esses documentos.
A assinatura digital produzida em um documento criado a partir de um editor de texto ou em PDF é possível, mas é importantíssimo saber qual é a finalidade do documento eletrônico assinado digitalmente. Bem, a primeira pergunta que faço é: qual é a finalidade do documento eletrônico? Porquê nem sempre um documento assinado digitalmente precisa da validade jurídica.
Eu, por exemplo, assino meus documentos particulares como textos e planilhas porque assim garanto a autoria dos trabalhos e que nada será alterado nele sem que minha assinatura seja invalidada. Se ocorrer quaisquer alteração, sinalizará à mim e aos destinatários que houve uma alteração feita por outra pessoa que não o autor do documento, no caso, eu.
Para documentos que precisam do valor legal como propostas comerciais, contratos, cartas de intenção etc, é necessário atenção especial ao formato do arquivo que será assinado. Particularmente não gosto de assinar contratos em PDFs sem ser via um dos portais de assinaturas de documentos eletrônicos.
Dá muito trabalho para todos os envolvidos baixarem a versão indicada do PDF e muitas vezes quando um signatário assina invalida a assinatura do outro. Fora que você precisa administrar o fluxo das assinaturas via e-mail. Muito trabalhoso e sempre fico desconfortável em relação ao formato do PDF se está ou não em conformidade com a ICP-Brasil. Quando a dúvida ocorre, recorro ao verificador do ITI. O Uso do PDF é uma alternativa para quem não tem uma conta aberta em um dos portais de assinatura ou que não assina documentos eletrônicos com regularidade, mas você precisa conferir se de fato a versão do documento (arquivo) está em conformidade.
Existem normas e padrões estabelecidas e pela ICP-Brasil para que um documento eletrônico tenha validade jurídica.
Você pode verificar a validade do documento eletrônico gratuitamente no Verificador de Conformidade do Padrão de Assinatura Digital da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil.
O serviço, que pode ser acessado em https://verificador.iti.gov.br, tem por função aferir a conformidade de um arquivo assinado com certificado ICP-Brasil de acordo com o DOC ICP-15.
VERIFICADOR DO ITI
A assinatura no Word, por exemplo, não está em conformidade com as regras da ICP-Brasil quanto ao formato da assinatura que é normatizado pelo Documento DOC-ICP-15 aprovado pelo Comitê Gestor da ICP-Brasil.
Como falei, você pode utilizar esse tipo de documento como medida de segurança e para garantir a integridade, mas não é o adequado aos contratos, por exemplo, pois os editores de texto não fazem a verificação da POLÍTICA de ASSINATURA utilizada. Sendo assim, se analisado por um perito, isso será questionado.
Para o documentos eletrônico ter validade jurídica no Brasil precisa estar em conformidade com as normas da ICP-Brasil. O mais simples, portanto, para leigos e o que requer menos investimentos para empresas é usar um dos programas de assinatura de documentos eletrônicos disponíveis no mercado. Recomendo sempre as empresas conceituadas e com outras atividades relacionadas a ICP-Brasil.
Existem disponíveis no mercado diversos assinadores de documentos eletrônicos. Cada qual com suas funcionalidades, mas todos com a mesma finalidade: Assinar documentos eletrônicos permitindo agilidade, praticidade, eliminação do papel e validade jurídica.
Alguns assinadores são distribuídos gratuitamente e outros comercializados. Alguns são online e outros off.
As funcionalidades também variam. Alguns fazem assinatura em lote, outros também criptografam, outros incluem o carimbo do tempo e fazem a guarda dos documentos eletrônicos assinados digitalmente em repositórios confiáveis.
Existem ainda, soluções corporativa mais robustas como os “wokflows” ou portais online exclusivos para organizações que têm a finalidade da assinatura e outras funcionalidades como encaminhamento e arquivamento dos documentos eletrônicos, automação de fluxos de trabalho etc., mas que não permitem fazer nenhum tipo de compartilhamento de seus documentos e buscam soluções exclusivas para uso de forma particular e privada. Também existem soluções disponíveis no mercado.
Vale uma pesquisa para a adequação da melhor solução para indivíduos e organizações com o objetivo de agilizar a assinatura de documentos eletrônicos. O que não vale é você não ter conhecimento desse recurso tecnológico. Mesmo que sua empresa não esteja preparada culturalmente, você deve procurar entender e testar assinaturas de contratos eletrônicos.
As vantagens de utilizar documentos eletrônicos são muitas
Um portal online faz o tramite e assinatura de documentos eletrônicos com validade jurídica. É indicado para uso particular e corporativo e pode ser contratado a partir de um único documento. Todos os portais online possuem uma interface de administração para uso corporativo muito fácil de ser utilizada e não requer nenhum tipo de implementação. Basta acessar o portal, adquirir crédito e submeter os documentos a serem assinados pelos signatários na ordem determinada pelo administrador do portal responsável pela conta da empresa.
Os documentos podem ser assinados por quantos signatários forem necessários. Os signatários assinam de onde estiverem, pois o processo de assinatura ocorre de forma online sem que seja necessário nenhum tipo de instalação na máquina dos usuários. Basta ter um certificado digital válido emitido na hierarquia de ICP-Brasil.
As plataformas permitem também que outras pessoas tenham acesso para visualização dos documentos quando notificadas e autorizadas.
Uma vantagem para os executivos que precisam assinar muitos contratos e documentos em seu dia a dia é que a maioria dos portais tem a funcionalidade de assinatura em lotes.
Observe que não basta apenas o documento estar assinado com certificado digital ICP-Brasil. O formato do documento é fundamental para que ele seja reconhecido como verdadeiro. O documento eletrônico deve estar em conformidade com o padrão designado pela legislação brasileira que é homologado pelo Comitê Gestor da ICP Brasil e normatizado pelo ITI.
Se você já tem um Certificado Digital, experimente agora!
Lembre-se sempre que para garantir a validade jurídica dos seus documentos eletrônicos é melhor você recorrer a um portal de assinaturas de documentos eletrônicos online. É simples e o custo é muito acessível. Coloque sua empresa no mundo Paperless!
Se ainda tiver dúvida, escreva pra mim!
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Regina Tupinambá é cofundadora e diretora de conteúdo do Crypto ID.
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