Gestão digital de contratos mantém rotina de empresas durante isolamento
31 de março de 2020Transformação digital traz vantagens para quem já utiliza o ambiente virtual e garante manutenção de serviços, contratações e revisões.
Especialista da Teclógica fala sobre mudanças que devem ocorrer após retomada às empresas
Considerado uma tendência mundial, o trabalho remoto tomou proporções inimagináveis nas últimas semanas. No Brasil, onde somente cerca de 37% dos profissionais atua com home office, segundo a Catho, a necessidade de adoção de ferramentas para implantação do modelo de teletrabalho ficou evidente. Na gestão de contratos, por exemplo, a continuidade da rotina depende, mais do que nunca, de novas práticas alinhadas à transformação digital.
Aloisio Arbegaus
De acordo com Aloisio Arbegaus, diretor Comercial e de Marketing da Teclógica, que desenvolve a plataforma de gestão de contratos InContract, quem já conta com soluções digitais para formalizar e ajustar documentações e contratos garante um passo à frente neste momento.
“Vimos, por exemplo, muitas empresas tendo que contratar serviços de aluguel de equipamentos para alocar as equipes em casa. A própria formalização desse tipo de contratação é desafiadora quando ainda ocorre analogicamente. É uma situação de risco: você não consegue agilizar o processo e perde tempo, enquanto quem atua em bases digitais realiza os trâmites em poucas horas”, diz.
O adiamento da migração de processos para o meio digital é, segundo o executivo, resultado da dúvida dos negócios em relação à segurança e à legitimidade do documento formalizado nestas plataformas.
No entanto, enquanto no registro analógico o contrato não há rastreabilidade e se exige presença física para execução do processo, no ambiente virtual há histórico rastreável e armazenamento seguro, com acesso monitorado.
“É preciso salientar que plataformas desenvolvidas para este fim são projetadas levando em consideração as particularidades desse trabalho. Nem todo mundo tem acesso a tudo e há uma transparência em relação a diversas questões. A empresa poderá verificar histórico de versões de minutas/contratos, elaborar cláusulas padrão, e verificar o profissional responsável por possível alteração. Importante ressaltar ainda que a assinatura digital tem validade legal, da mesma forma que a autenticada em cartório”, explica.
Agilidade e mudança de comportamento
Aloísio acredita que a situação de isolamento pode impor mudanças que em breve serão incorporadas à rotina das pessoas.
“Nestes momentos muitos negócios estão percebendo a necessidade de se adequar à transformação digital. Acredito que as boas práticas adotadas no período de confinamento, tendem a ser incorporadas na rotina assim que retornarmos para os ambientes físicos das empresas”, avalia.
A incorporação da gestão online de contratos, vale para os negócios adequarem a rotina da empresa, visando compliance.
“Quando empresas passam a utilizar soluções como o InContract também realizam o mapeamento da rotina de gestão dos documentos. É comum que se perceba neste momento falhas de segurança e de práticas, que resultam em perda de contratos, prazos, multas e elevados custos”, comenta o executivo da Teclógica.
O custo do trabalho analógico
Para se ter uma dimensão do desafio, a Associação Brasileira de Gerenciamento de Documentos (ABGD), estima que as grandes organizações perdem um documento a cada 12 segundos e seus profissionais perdem, em média, duas horas diárias de trabalho em busca de documentos. Além disso, 37% das fotocópias feitas nas empresas são desnecessárias. Com a digitalização e a aplicação de ferramentas online, estes recursos são melhor aproveitados.
“Durante o isolamento ou em situações que impeçam a circulação das pessoas, o trabalho não é prejudicado, pois contratado e contratante formalizam negócios e ajustam propostas sem a necessidade de presença física”, reforça Aloísio.
Por fim, o executivo lembra que há ainda a otimização do espaço na empresa.
Até mesmo documentos que até então precisam ser armazenados por lei poderão ser mantidos apenas em ambiente digital, por conta da Medida Provisória 881/19. Ou seja: menos desperdício e um passo à frente na jornada rumo ao modelo de trabalho do futuro.
A Medida Provisória 881/19 foi Convertida na Lei nº 13.874, de 2019
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- Publicado DECRETO Nº 10.278 que trata dos requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados
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Saiba um pouco mais sobre a PKI brasileira – ICP-Brasil
O modelo adotado pelo Brasil foi o de certificação com raiz única, sendo que o ITI, além de desempenhar o papel de Autoridade Certificadora Raiz – AC-Raiz, também tem o papel de credenciar e descredenciar os demais participantes da cadeia, supervisionar e fazer auditoria dos processos. Uma Infraestrutura de Chaves Públicas estabelece padrões técnicos e regulatórios que permitem a interoperabilidade dos certificados digitais para autenticação, assinatura e criptografia. Seguem padrões regulatórios e técnicos universais que compõem essa cadeia de confiança que pela solidez e rigoroso controle gera na utilização dos Certificados Digitais evidências matemáticas que garantem autoria, integridade, autenticidade, qualificação, confidencialidade e temporalidade para o não repúdio dos atos praticados no meio eletrônico e os ativos eletrônicos a eles relacionados.
O certificado digital é conjunto de dados, gerados por uma Autoridade Certificadora – AC após a validação das credenciais do titular que é realizada por uma Autoridade de Registro – AR o que garante ao certificado o caráter personalíssimo. O titular do certificado digital pode ser pessoa física, pessoa jurídica e também pode ser emitido para equipamentos e para aplicações. Na ICP-Brasil estão definidos oito tipos de certificados para titulares, classificados da seguinte forma: A1, A2, A3, A4, S1, S2, S3 e S4 e um tipo de certificado para Autoridades Certificadoras.. Na prática, funciona como uma identidade virtual e permite a identificação segura e indiscutível do autor em transações em meios eletrônicos.
O Instituto Nacional de Tecnologia da Informação – ITI é uma autarquia federal, vinculada a Casa Civil da Presidência da República, que tem por missão manter e executar as políticas da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil. Ao ITI compete ainda ser a primeira autoridade da cadeia de certificação digital – AC Raiz. A Medida Provisória 2.200-2 de 24 de agosto de 2001 deu início à implantação do sistema nacional de certificação digital da ICP-Brasil. Isso significa que o Brasil possui uma infraestrutura pública, mantida e auditada por um órgão público, no caso, o ITI, que segue regras de funcionamento estabelecidas pelo Comitê Gestor da ICP-Brasil, cujos membros, representantes dos poderes públicos, sociedade civil organizada e pesquisa acadêmica, são nomeados pelo Presidente da República.
A Infraestrutura de Chaves Públicas – ICP, é o conjunto de normas e requezitos técnicos. Os requisitos englobam a homologação de hardwares e softwares e envolvem, da mesma forma, o complexo conjunto de procedimentos relacionados ao ciclo de vida dos certificados digitais. No Brasil é denominada Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil.
A ICP-Brasil é composta por uma cadeia de autoridades certificadoras, formada por uma Autoridade Certificadora Raiz (AC-Raiz), Autoridades Certificadoras (AC) e Autoridades de Registro (AR) e, ainda, por uma autoridade gestora de políticas, ou seja, o Comitê Gestor da ICP-Brasil. Existem ainda outros tipos de entidades como a Autoridade de Carimbo do Tempo, Entidade Emissora de Atributo, Prestador de Serviço de Suporte e Prestador de Serviços de Confiança.
