Entenda a importância dos documentos nato-digitais para a transparência no poder público

Publicada em novembro de 2011 e efetivada em maio de 2012, a Lei 12.527/2011, também conhecida como Lei de Acesso à Informação, já entrou para a história recente do Brasil como uma tentativa bem-feita de combate à corrupção, valorização da transparência e respeito ao erário.

Por Jeférson de Castilhos e Jaison Niehues*

Hoje, os cidadãos têm o direito de consultarem informações importantes sobre os órgãos públicos e podem monitorá-los e investigá-los em qualquer operação suspeita. Não à toa que estes seis anos coincidem com o crescimento de denúncias de corrupção e má gestão nos principais meios de comunicação.

A questão é que todos falam da transparência externa, com os cidadãos tendo mais acesso às informações digitais, mas a verdade é que isso é apenas a ponta do iceberg no oceano que envolve a administração pública. A boa gestão dos órgãos públicos começa dentro de sua estrutura, com os próprios servidores. As melhores práticas precisam ser estimuladas em todos os procedimentos e devem envolver todas as secretarias e departamentos disponíveis. É assim que se garante lisura em um órgão federal, estadual ou municipal.

Quem já precisou lidar com os serviços de uma repartição pública certamente encarou, em algum momento, o trâmite demorado em diversas etapas, com a necessidade de carimbos e papéis em cada uma delas. A burocracia transformou-se praticamente em sinônimo de governo e um impeditivo para a entrada de tecnologia na gestão política.

Contudo, a evolução tecnológica das últimas décadas começa a forçar o poder público a melhorar seus processos e adotar soluções que otimizam a administração e trazem benefícios reais no atendimento à população. A transformação digital já é uma realidade e sua eficácia deve estar ligada à utilização dos documentos nato-digitais, sobretudo no aspecto da transparência.

O termo diz respeito aos dados e informações que já nascem em meio digital, ou seja, são provenientes de softwares e não precisam ser escaneados ou microfilmados. Além disso, possuem validade jurídica embarcada por não terem mudança no contexto ou na forma deles existirem. Atualmente, a repartição pública que deseja entrar na era da transformação digital acaba fazendo uma cópia virtual de documentos já existentes. Não faz sentido apostar na digitalização e ter um gasto dobrado, com impressões e, depois, a virtualização dele.

A centralização da administração pública em um recurso tecnológico consegue envolver as duas pontas necessárias que caracterizam as melhores ações governamentais: o aumento na qualidade do serviço prestado pelos servidores e a rapidez no atendimento envolvendo os cidadãos e as empresas. Com poucos cliques, os trâmites caminham entre os setores, sempre com notificações aos responsáveis, enquanto que as pessoas podem iniciar esse processo de forma online e também receber avisos sobre o andamento. Todos saem ganhando e não há espaço para desconfiança e reclamações.

Assim, os gestores têm mais controle sobre o andamento de cada documento, com vantagens que incluem a capacidade de associar pessoas e entidades em cada etapa, a confirmação de leitura e entrega, notificação automática, custo reduzido e segurança na tramitação. Já os cidadãos têm suas solicitações atendidas de forma rápida e transparente.

Os documentos públicos devem atender uma série de requisitos que abrangem sua criação, seu trâmite e sua finalização. Com os digitais, a preocupação é ainda maior: devem ser bem estruturados e, idealmente, terem numerações automáticas e identificador único para cada peça. Memorandos, ofícios, circulares, protocolos, aviso de férias e ordens de serviço são apenas alguns exemplos que podem ser nato-digitais.

A adoção desse tipo de tecnologia prepara o poder público para a transformação digital, mas engana-se quem pensa que o conceito diz respeito apenas às soluções tecnológicas. O relatório The 2016 State of Digital Transformation, conduzida pela Altimeter, mostra que o principal fator para adoção da transformação digital é a evolução do comportamento e das preferências dos consumidores – ou, no caso do poder público, dos cidadãos.

A implementação e adoção de documentos nato-digitais exigem que o governo tenha definido todos os processos organizacionais – tanto os internos quanto os externos. É preciso mapear, por exemplo, todos os colaboradores que terão acesso aos documentos e onde tais dados nascem, se desenvolvem e terminam. Também é necessário integrar as entidades externas que fazem parte desses processos.

Hoje, com tecnologias conectadas e abundância de dados por todos os lados, as pessoas conseguem resolver problemas rapidamente e encontrar as melhores informações para agir corretamente em determinadas situações. Assim, elas esperam que seus representantes políticos tenham essa mesma velocidade e preocupação com transparência no trato com o bem público.

*Jéferson de Castilhos e Jaison Niehues são fundadores da 1Doc, plataforma web de comunicação, atendimento e gestão documental para órgãos públicos. – www.1doc.com.br