Como sistemas eletrônicos de gerenciamento de documentos podem ajudar as empresas

Tradicionalmente, os sistemas de gerenciamento de documentos implicavam salvar documentos em computadores locais

Por Marcelo Carreira

Todos os documentos, sejam eletrônicos ou em papel, são essenciais para o funcionamento de qualquer empresa. As informações comerciais são confidenciais e sujeitas à privacidade e confidencialidade.

Esses aspectos tornam o gerenciamento de documentos uma tarefa incrivelmente desafiadora.

Com o aumento das ameaças à segurança cibernética, o gerenciamento eletrônico de documentos tornou-se cada vez mais primordial. A pandemia fez com que muitas empresas mudassem suas operações comerciais para o on-line.

Além de lançar um site e ferramentas interativas, algumas empresas tiveram que suportar outro desafio – converter documentos em papel em formato eletrônico ou digital.

As empresas que optam por sistemas eletrônicos de gerenciamento de documentos precisam de uma base que ajude a agilizar fluxos de trabalho e processos críticos, sem contar que podem aumentar a eficiência das seguintes maneiras: 

Redução no espaço de armazenamento

Os custos da propriedade comercial estão aumentando, assim como as despesas de armazenamento de arquivos e pastas. Um sistema eletrônico de gerenciamento de documentos baseado em software ajuda a economizar espaço considerável ocupado por armários e caixas.

O software libera espaço que pode ser usado para outros fins. Existem documentos confidenciais que são melhor protegidos em formato de papel ou como cópias impressas. Estes são mantidos em locais mais baratos, como um armazém ou um cofre. 

Aprimoramento na segurança

Proteger documentos valiosos é fundamental para operações comerciais de todos os tamanhos. Proteger dados confidenciais é vital para salvaguardar os interesses da empresa.

O software oferece segurança aprimorada por meio de um melhor controle sobre documentos confidenciais. Além disso, o acesso é controlável no nível da pasta de acordo com indivíduos e grupos, com isso os registros gerenciados dessa maneira são altamente rastreáveis. Pode-se instalar tags e notificações para alertas automatizados. 

Conformidade robusta e aprimorada 

Os procedimentos regulatórios e de conformidade são tediosos e complexos para alguns documentos. A não conformidade pode torná-lo responsável por multas ou licenças revogadas. Com essas conformidades em vigor, os sistemas de gerenciamento de documentos fornecem organização e reduzem a possibilidade de não conformidade.

A retenção de registros pode ser automatizada e novos documentos podem ser facilmente classificados e armazenados. 

Recuperação 

Pesquisar, localizar e recuperar documentos é demorado, especialmente quando armazenado em formato físico. Dito isso, é evidente que o gerenciamento desses documentos economiza tempo. Dependendo da solução, o sistema ajuda a recuperar arquivos através de palavras-chave ou frases.

Além disso, a integração com aplicativos de negócios simplifica o acesso a informações vitais. Mais ainda, com um DMS, os documentos são acessíveis remotamente, desde que haja uma conexão estável com a internet. E isso provou ser benéfico durante a pandemia. 

Backup e Recuperação de Desastres 

Tradicionalmente, os sistemas de gerenciamento de documentos implicavam salvar documentos em computadores locais. O sistema de backup compreende compartilhamentos de arquivos não controlados, nos quais o conteúdo não é feito backup adequado.

Muitas vezes, descobre-se quando é tarde demais ou quando o conteúdo está extraviado. Os regulamentos exigem que se produza as cópias originais e legíveis desses registros e tenha uma solução de backup robusta. O arquivamento digital de documentos em papel também os impede de incêndios e inundações, entre outros desastres.

Um DMS ou sistema de gerenciamento de documentos garante que os registros sejam rastreáveis usando uma variedade de critérios. Esses recursos de rastreamento ajudam a reduzir as chances de documentos serem perdidos ou arquivados incorretamente ao visualizar e acessar. 

Colaboração e Compartilhamento 

Outra vantagem é que ajudam na colaboração e no compartilhamento; isso é interno e externo. A parceria ocorre usando ambientes baseados na web – intranets – e fluxos de trabalho.

A digitalização também ajuda a avaliar a posição do documento, seja nas fases de autoria, revisão ou aprovação. Observe que a colaboração e o compartilhamento podem até acontecer remotamente. Registros capturados de diferentes fontes são acessíveis através de vários locais. 

Outro aspecto é a imagem eletrônica. Esta solução permite o compartilhamento de documentos em redes como e-mail ou internet. Os sistemas eletrônicos de gerenciamento de documentos também oferecem visibilidade aprimorada dos processos e do monitoramento do fluxo de trabalho. 

Consistência no Conteúdo

Não é fácil alcançar consistência para conteúdos usando métodos tradicionais. Um desafio é fazer com que todos os membros usem os modelos mais recentes ou os mesmos.

Outro é garantir que todas as novas edições e revisões sejam da versão ‘última aprovação’ em um ambiente de compartilhamento de arquivos.

O software garante os recursos de gerenciamento e distribuição de modelos, juntamente com o gerenciamento de revisão de documentos. O sistema também ajuda a automatizar o processo de publicação em PDF para garantir a adesão aos requisitos da ICH. 

Melhoria na pontualidade 

Uma vantagem é que oferecem ferramentas que enviam automaticamente os registros através de seus ciclos de vida. Essas ferramentas são profundas e ajudam a resolver gargalos e garantir a geração e o arquivamento oportunos.

Essa pontualidade ajuda a melhorar a inspeção e a prontidão para envio. Portanto, procrastinação, atrasos e logística são todos atendidos pelos sistemas eletrônicos.

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