Como fazer um bom gerenciamento eletrônico de documentos

Há alguns cuidados que as organizações precisam tomar para a transição para o gerenciamento eletrônico de documentos dar certo e se manter segura

As empresas estão caminhando para o gerenciamento eletrônico de documentos porque precisam de agilidade para fechar negociações para se manterem competitivas. 

Para isso, elas assinam ferramentas como sistemas GED, integram softwares de assinatura eletrônica e utilizam certificados digitais, se essa for uma exigência. Mas será que com isso está tudo pronto para dar certo? 

Em partes. 

Há alguns cuidados que as organizações precisam tomar para a transição para o gerenciamento eletrônico de documentos dar certo e se manter segura. E eles envolvem o processo de formalização digital, o fluxo dos documentos eletrônicos e as pessoas envolvidas neles.

Em formalização, há regras que as organizações precisam seguir para manter a validade dos documentos e sua segurança jurídica.

Na parte de pessoas, as organizações percebem que precisam engajá-las na mudança, tornando-as agentes da transformação paperless.

Em processos, demanda que envolve as pessoas, as organizações sentem a necessidade de redesenhar os fluxos antigos em papel para o novo modelo e responder como lidar com o acervo físico existente, mantendo um alto nível de segurança e conformidade. 

Neste artigo, vamos responder que cuidados as organizações precisam ter ao iniciar o gerenciamento eletrônico de documentos e que tipo de solução vai facilitá-los. Acompanhe!

4 cuidados essenciais no gerenciamento eletrônico de documentos

1. Conhecer a legislação

Para começar, a empresa precisa entender quais as normas para a digitalização do acervo de documentos físicos, que tipo de assinatura cada documento precisa ter para ser válido digitalmente e como elaborar e arquivar documentos em meios eletrônicos.

Quanto à assinatura exigida, há diferenças do setor público para o setor privado, mas também para cada área. Documentos do setor educacional e da saúde, por exemplo, têm regras específicas para serem formalizados no ambiente digital.

No meio digital, são três os tipos de assinatura eletrônica, com diferentes níveis de confiabilidade das evidências do ato:

Simples: com identificação baseada na coleta de evidências (geolocalização, e-mail, IP do computador, etc), o que é suficiente para documentos com baixo grau de criticidade.

Avançada: com identificação baseada em tecnologias como biometria e certificado digital corporativo, suficientes para documentos com maior criticidade.

Qualificada: com identificação feita por um certificado digital ICP-Brasil, exigida para o setor público e para documentos com alto grau de criticidade. 

Independentemente do nível de confiabilidade das evidências de uma assinatura, todos os tipos de assinatura têm força probatória, quando usados corretamente, de acordo com o tipo de documento em questão. 

2. Identificar quem interage com o documento

Se a organização sabe que tipos de assinatura seus documentos devem conter, ela é capaz de determinar como vai precisar identificar quem interage com eles. 

Na gestão eletrônica de documentos, essa identificação pode ser feita por meio de:

certificados digitais –  assinatura digital ou eletrônica qualificada

certificado digital corporativo ou biometria – assinaturas eletrônicas avançadas

outras evidências (geolocalização, endereço IP, nome, RG, CPF) – assinaturas eletrônicas simples

Certificados digitais, tanto emitidos pela ICP-Brasil quanto por outra autoridade certificadora, funcionam como um CPF ou CNPJ. Eles são uma comprovação da identidade única do portador, seja ele pessoa física ou jurídica. Sua segurança é garantida pelo uso de duas chaves criptográficas, uma pública e outra privada. 

Já tecnologias como a biometria associam a autenticação a traços físicos, como a face ou as digitais, ou comportamentais da pessoa. 

3. Redesenhar o fluxo de valor

Sabendo como deve assinar e autenticar seus documentos, a organização consegue desenhar o novo fluxo.

O fluxo do papel tem etapas que deixam de existir no meio eletrônico, como impressão, envio por Correios, autenticação em cartório e mecanismos para acompanhamento do processo. 

Por outro lado, notificações por e-mails, cadastro das partes, criação de arquivo eletrônico e outros itens passam a existir. A organização precisa desenhar esse fluxo.

Os sistemas de GED e software assinador utilizados vão ajudar muito nesse redesenho, mas também deverão ser adaptados às rotinas da empresa.

Esse cuidado é essencial para que a mudança – que visa a facilidade -, não seja percebida pela equipe como uma nova dificuldade.

4. Engajar as pessoas

Cuidado crucial para a gestão eletrônica de documentos dar certo é capacitar as pessoas para a mudança. Trabalhar a conscientização sobre o novo processo e o uso das ferramentas será necessário para garantir a adesão e o engajamento das equipes aos novos fluxos.

A importância de utilizar uma API na integração e  gerenciamento eletrônico de documentos

As empresas que estão buscando o gerenciamento eletrônico de documentos têm algumas opções de ferramentas. 

Elas podem utilizar sistemas de GED, por exemplo. Alguns já têm a funcionalidade de assinatura digital, outros não. 

Neste último caso, surgem duas opções: utilizar um software externo para realizar essa etapa, ou integrar as funcionalidades de assinatura eletrônica e digital, carimbo do tempo e verificação de assinatura aos próprios sistemas da organização por meio de APIs, como as da BRy. 

Essa última opção gera valor para as organizações por vários motivos:

Rapidez na implementação: a integração por APIs é simples e envolve pouca codificação.

Facilidade de uso: o botão de assinatura fica dentro do sistema usado na organização, não alterando rotinas. Basta um clique para ativar a funcionalidade. 

Gestão do fornecedor: a manutenção e atualização da ferramenta fica com o fornecedor, desobrigando a empresa dessas tarefas.

Pagamento por assinatura realizada: a organização paga o que consome, e não a infraestrutura da solução, o que não exige investimento inicial.

Sistema mais completo: a funcionalidade integrada ao sistema torna-o mais completo, aumentando a adesão de usuários.

Publicado originalmente em https://www.bry.com.br/blog/gerenciamento-eletronico-de-documentos/ 

Sobre a BRy Tecnologia

Fundada em 2001 por professores universitários apaixonados por tecnologia, a BRy Tecnologia é especialista em Identificação Digital, Formalização Digital e Registro Eletrônico de pessoas, processos e documentos.

O propósito da empresa é ajudar a desburocratizar processos por meio da transformação paperless, facilitando a vida das pessoas e das organizações.

O investimento em pesquisa e desenvolvimento está presente desde a concepção da BRy, com parcerias com universidades para a criação de alta tecnologia brasileira. Esse foco permitiu que a empresa tivesse a maior gama de soluções em segurança digital do país, desde Assinatura Digital, Assinatura Eletrônica, Biometria, Carimbo do Tempo e Certificação Digital até assinatura com publicação em rede Blockchain.

Seus produtos e serviços otimizam tempo e recursos e facilitam os processos, garantindo segurança e integridade das informações. Com soluções para mais de 20 mil clientes de todos os portes do setor público e privado, entre eles Caixa Econômica Federal, Crefisa, Prefeitura Municipal de Vitória e AMAGGI. Atualmente, já são mais de 2 bilhões de assinaturas digitais realizadas, mais de 3 bilhões de protocolos eletrônicos gerados e mais de 100 milhões de carimbos do tempo emitidos.  

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