Boas práticas na gestão de contratos: da elaboração à guarda de documentos

Guarda de documentos eletrônicos

Artigo produzido por: Certisign

Com os impactos cada vez maiores da tecnologia no mercado e, consequentemente, nas empresas, é preciso rever antigas estruturas e aderir aos novos paradigmas. Dessa forma, trata-se de um bom momento para revisar as boas práticas na gestão de contratos.

Grande parte das estratégias de negócio e de relacionamento de uma companhia são pautadas e impactadas pelos acordos contratuais celebrados por ela.

Daí a enorme importância de uma boa gestão nesse setor, garantindo não só que a empresa não seja lesada como também não deixe furos, que possam afetar sua credibilidade e imagem.

Pensando nisso, reunimos, neste post, o que é necessário a uma boa gestão de contratos, levando em conta os avanços tecnológicos e as novas demandas do mercado. Confira!

O que é gestão de contratos?

A gestão de contratos compreende o seu acompanhamento ao longo de todo o seu ciclo de vida — criação, execução e encerramento.

O problema é que em muitas empresas o gerenciamento de contratos se encerra com o seu arquivamento, quando, na prática, deveria compreender desde os cuidados com o documento físico — redação, armazenamento etc. — até a fiscalização da correta execução das obrigações nele descritas.

Dentre as obrigações do gestor de contratos estão: mensurar a viabilidade e capacidade de cumprimento das obrigações; controlar o nível de serviço; monitorar prazos, e acima de tudo, coordenar as diversas equipes envolvidas na execução do contrato.

Em geral, isso significa interagir com diferentes setores dentro da empresa, dos mais administrativos, como financeiro e jurídico, ao mais operacionais como produção, atendimento e logística. Nesse sentido, manter uma comunicação integrada e transparente é um dos grandes desafios da gestão de contratos.

Outra grande dificuldade se refere aos contratos de prestação de serviços com vigência muito longa, especialmente no que se refere à manutenção dos níveis de serviço e da relação custo-benefício.

Quais as consequências de uma gestão mal feita?

Contratos ditam boa parte das estratégias de um negócio, por isso, em um mercado cada vez mais competitivo, adotar boas práticas na gestão de contratos é essencial para o sucesso empresarial.

Na prática, a gestão de contratos engloba uma série de atividades:

• estudar o histórico dos contratos e preparo para novas negociações;
• identificar e solucionar possíveis problemas;
• controlar prazos de pagamento e renovação;
• analisar a necessidade de aditivos contratuais;
• elaborar relatórios regulares de gestão do contrato, com cronograma de execução e analise do que já foi executado;
• buscar reduzir ao máximo riscos e custos, na medida do possível;
• manter salvaguardados quaisquer documentos que possam ser requeridos para comprovar o cumprimento das obrigações legais, tais como notas fiscais e recibos, por exemplo;
• mediar a relação entre contratante e contratado.

Por outro lado, uma má gestão nesse aspecto pode deixar arranhões significativos na marca e credibilidade de uma empresa. É comum existir uma grande preocupação no momento da elaboração do contrato, com as partes dedicando horas e recursos consideráveis para definir e examinar cada cláusula.

Entretanto, após a finalização dessa etapa, e com a aquisição do serviço, o contrato é deixado de lado, sem que ninguém acompanhe, de fato, a execução do que foi acordado.

Dessa forma, uma má gestão de contratos pode levar a uma série de problemas:

• não cumprimento de obrigações contratuais, resultando em multas, perda de economia, relacionamentos abalados e até litígios dispendiosos;
• atrasos na entrega de produtos e serviços;
• perda dos juros de mora, em caso de atrasos de pagamento;
• perda de documentos;
• cumprimento de obrigações que fogem ao objeto do contrato, ou seja, trabalho desnecessário;
• perda de prazos;
• não identificação de alterações na legislação que afetem o contrato;
• descuido com o prazo final de contratos de bens e serviços contínuos, levando a interrupções no fornecimento.

Quais as boas práticas na gestão de contratos?

Agora que você já sabe como funciona e qual a importância da gestão de contratos, é hora de aprender o que não pode faltar na gestão de contratos da sua empresa. Acompanhe!

Atenção à redação

Uma das principais características de um bom contrato é uma mensagem clara e eficiente, de maneira a não deixar dúvidas ou margens interpretativas. Por isso, é importantíssimo atentar para a redação, erros gramaticais podem mudar completamente o sentido do que está escrito.

Controle de prazos e nível de serviço

As cláusulas com maior índice de descumprimento em contratos são aquelas relativas a prazos. Por isso, é necessário um controle minucioso das datas firmadas no documento.

Da mesma forma, deve-se monitorar os níveis de serviço, assegurando que ambas as partes mantenham o que foi acordado previamente. Por exemplo, não pode haver substituição de produtos ou matéria-prima, queda de qualidade ou qualquer alteração sem o consentimento das partes, por meio de um aditamento.

Utilização de softwares de monitoramento

Com o aumento do número de acordos contratuais realizados por uma empresa, pode ficar difícil gerenciar tantas datas e detalhes. Dessa forma, adotar um software de gerenciamento é uma excelente opção.

Aplicativos e sistemas de gestão facilitam a organização dos documentos, permitem a visualização de um panorama do andamento dos contratos, bem como dos serviços executados, além de emitir alertas e notificações sobre datas de pagamento, prazos de renovação e outras demandas.

Implementação de contratos eletrônicos

Diante dos recursos tecnológicos disponíveis, como internet, dispositivos móveis, assinatura eletrônica e armazenamento em nuvem, não há mais motivos para que as empresas persistam firmando contratos impressos e assinados manualmente.

A implementação de documentos eletrônicos em uma empresa traz uma série de benefícios tanto para a operacionalidade do setor de contratos quanto para os resultados gerais da empresa.

Dentre eles, redução de custos diversos (impressão, papel, cartório, transporte, armazenamento etc.), agilidade, mobilidade, segurança e praticidade.

Uso de assinatura digital

Contratos eletrônicos podem ter a mesma validade jurídica que aqueles assinados manualmente e autenticados em cartório, basta fazer uso da assinatura digital.

Essa modalidade de assinatura faz uso do certificado digital ICP-Brasil para atestar a identidade do signatário, conferindo à assinatura autenticidade, integridade e não repúdio.

Dessa maneira, é possível fechar contratos a distância, assinando por meio do computador, tablet ou celular, utilizando o Portal de Assinaturas ou o Sign App da Certisign. Além de garantir mobilidade e agilidade à gestão de contratos, a assinatura digital constitui uma solução antifraudes.

Armazenamento em nuvem

Outra questão importantíssima na gestão de contratos refere-se à guarda de documentos. É primordial que além de armazenados com segurança, os contratos sejam de fácil acesso e localização para todos da equipe.

Sendo assim, o armazenamento em nuvem traz inúmeras vantagens, desde a resolução do problema de espaço físico necessário ao arquivamento até a segurança dos dados, por meio da criptografia.

Além disso, disponibilizados em rede, os documentos podem ser acessados remotamente, por qualquer pessoa autorizada, sem que sejam necessárias longas buscas nos arquivos de papéis.

Boas práticas na gestão de contrato são extremamente abrangentes, envolvendo da criação do documento à sua guarda. Por isso, cada detalhe faz diferença, e a integração entre toda a equipe é essencial.

Fonte: Certisign