A tecnologia adotada por grandes escritórios de advogados – Entrevista com Otavio Pinto e Silva do SCA

A tecnologia é um recurso essencial para o crescimento dos grandes escritórios de advocacia no Brasil

A tecnologia da computação foi um dos elementos mais significativos para a evolução da sociedade mundial. Ela trouxe muitos ganhos para relações humanas, empresariais e governamentais, em todas as atividades que nós humanos nos envolvemos.

Porém, juto com grandes invenções que nos beneficiam e que facilitam nossas vidas, vêm uma série de outras responsabilidades relacionadas ao comportamento das pessoas e organizações. Estamos falando sobre conceitos relacionados a um novo código de conduta que ainda estamos escrevendo, aperfeiçoando e colocando em prática. Neste caso, nos parece que a tecnologia da computação andou bem mais rápido que suas regulações.

No mundo jurídico, o Brasil está muito bem aparelhado, comparado a outros países. Temos uma forte regulação – MP 2.200/02 –  em relação ao uso de documentos eletrônicos com validade jurídica o que permite que a prática da advocacia possa usufruir de muita tecnologia em suas atividades colocando os advogados como um dos maiores usuários de tecnologia de gestão e também no topo da transformação digital, muitas vezes a frente de que outros segmentos da sociedade.

Otavio Pinto e Silva

Conversamos um pouco sobre o uso da tecnologia da computação e toda a evolução que estamos vivenciando com Dr. Otavio Pinto e Silva* sócio de um dos maiores escritórios de advocacia do Brasil, Siqueira Castro -Advogados.

Siqueira Castro – Advogados foi fundado no Rio de Janeiro há 69 anos. Ao longo de sua trajetória de mais de seis décadas, o escritório expandiu sua atuação para todos os estados brasileiros e atualmente tem presença também no exterior. É, reconhecidamente, uma das referências entre os escritórios brasileiros que mais utiliza recursos de tecnologia disponíveis como os sofisticados sistemas de gestão jurídica, controle de processos, segurança da informação e inteligência artificial.

Crypto ID: Dr. Otávio quando foi sua primeira interação com a tecnologia da computação? Em que ano?

Otavio: Meu primeiro contato foi ainda como estudante, na Faculdade de Direito da USP, na década de 80, quando nos foram apresentados alguns computadores que eram uma grande novidade na época.

Crypto ID: E dessa época para cá as coisas evoluíram com muita rapidez em relação ao uso de diversas tecnologias. O setor da justiça é, sem dúvida, um dos maiores “produtores” de documentos eletrônicos comparados a quaisquer outras atividades profissionais. Como você vê essa rápida evolução?

Otavio: É algo que nos fascina, pois representa uma transformação muito grande tanto na forma como lidamos com as demandas de nossos clientes, quanto no relacionamento com o Poder Judiciário. A lei de informatização do processo judicial é de 2006, de lá para cá tudo vem se alterando com uma velocidade espantosa.

Crypto ID: Quais foram os principais marcos em relação a tecnologia dentro dos escritórios de advogados?

Otavio: A informatização ganhou força nos anos 90, com a massificação do uso dos computadores nos escritórios e no Poder Judiciário. Mas o desenvolvimento dos sistemas eletrônicos de processamento judicial, o uso de documentos eletrônicos, a comunicação processual pela via eletrônica e o peticionamento eletrônico são fenômenos mais recentes, que se disseminaram a partir da entrada em vigor da lei 11.419, em 2006.

Crypto ID: E os maiores legados que a tecnologia da computação trouxe ao meio jurídico?

Otavio: A tecnologia da computação é essencial hoje para o desenvolvimento dos trabalhos no meio jurídico. Um escritório não consegue funcionar adequadamente sem uma estrutura informatizada para a prestação dos serviços (com equipamentos, programas, sistemas, bancos de dados, certificados digitais, aplicativos), além do pessoal habilitado para operar tudo isso.

Crypto ID: Como é fazer a gestão de um grande volume de processos e comandar uma banca de advogados do porte do Siqueira Castro? Isso seria possível sem os investimentos em novas tecnologias?

Otavio: O investimento em novas tecnologias é indispensável, pois a quantidade de processos, dados e informações com que lidamos no quotidiano é imensa! Tudo precisa ser devidamente registrado nos sistemas: números dos processos, varas por onde tramitam, datas das audiências, prazos processuais, valores em discussão, leitura das publicações. É inviável cuidar disso tudo sem um aparato tecnológico adequado e atualizado.

Crypto ID: E quanto aos investimentos em tecnologia realizados em 2018 e a perspectiva para 2019?

Otavio: O escritório investiu fortemente em tecnologia no corrente ano, com uma controladoria que planeja e executa diversas ações, tendo em vista a segurança das informações e a prestação de serviços de excelência, à altura das necessidades de nossos clientes.

Crypto ID: O foco atual na mídia sobre segurança da informação está relacionado a GDPR – Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados da União Europeia e da LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados brasileira. Como estão trabalhando nesse tema?

Otavio: A tendência agora é o desenvolvimento de ações pautadas na segurança dos dados, tendo em vista as imensas responsabilidades que a nova legislação traz para todos aqueles que lidam com informações sigilosas na prestação de serviços. Temos o nosso Comitê de Compliance, que tem se dedicado ao tema e proposto medidas adequadas ao atendimento de todas as exigências legais.

Crypto ID: Quais as são responsabilidades dos escritórios em relação a tantas possibilidades de compartilhamento de informações estratégicas?

Otavio: Os escritórios têm grandes responsabilidades, não apenas no armazenamento de informações e dados dos clientes, como também na sua correta utilização para a defesa dos interesses em juízo ou fora dele. Temos uma equipe de Controle e Qualidade que acompanha os processos de trabalho e faz as verificações a fim de garantir a qualidade das informações.

Crypto ID: Como é a rotina de um grande escritório na guarda de documentos eletrônicos?

Otavio: É uma rotina de muito trabalho, esforço e dedicação por todos os envolvidos nas diferentes tarefas diárias. Há necessidade de um entrosamento entre as diversas áreas do escritório e de constante treinamento de todas as pessoas que lidam com a tecnologia, de modo que os documentos eletrônicos sejam armazenados e transmitidos adequadamente por meio do peticionamento eletrônico.

Crypto ID: O certificado digital ICP-Brasil faz parte da rotina dos advogados, em especial dos trabalhistas. Muitos advogados ainda compartilham seus certificados digitais porque não tem conhecimento de que estes certificados não são restritos aos sistemas jurídicos e que o documento eletrônico assinado digitalmente preza da mesma declaração de vontade de documentos assinados de próprio punho e com reconhecimento da firma em cartório. Diante disso, qual é a política do uso de certificados pelos seus advogados? Qual é a orientação do SCA quanto a isso?

Otavio: Cada advogado tem responsabilidade pelo uso e guarda de seu certificado, todos tem consciência do zelo que devem ter em relação a esse assunto.

Crypto ID: Como sempre na vanguarda do uso de novos recursos de tecnologia recentemente o SCA adquiriu HSMs – Hardware Secure Module, para a guarda de Certificados Digitais A3 ICP-Brasil.  Isso com certeza traz mobilidade para os advogados utilizarem os certificados de onde estiverem, exclui o gasto com hardwares, controla todos os atos assinados com os certificados armazenados em HSM e adicionalmente os certificados contam com backup feito em nuvem. Como está sendo essa experiência?

Otavio: Uma experiência inovadora e que garante mais agilidade e segurança. Vem sendo muito bem recebida em nosso escritório e demonstra a importância de estarmos sempre ligados às novas possibilidades que surgem, com atualização tecnológica permanente.

Crypto ID: Além das características implícitas que falamos dos HSMs, quais são as outras vantagens percebidas pelo escritório?

Otavio: Eficiência, pois o HSM nos trouxe condições de aperfeiçoar as rotinas de peticionamento eletrônico, com maior rapidez e melhores resultados

Crypto ID: Como vocês selecionaram os titulares dos certificados digitais para serem armazenados nos HSMs uma vez que a versão que adquiriram é o Pocket que armazenam até 200 certificados?

Otavio: Buscamos efetuar a concentração em alguns advogados de cada um dos diversos setores de atuação do escritório, para facilitar o acompanhamento das publicações nos diários oficiais e o cumprimento dos prazos e obrigações processuais.

Crypto ID: Os HSMs além de chaves criptográficas também armazenam documentos eletrônicos. Seria o caso de serem arquivados alguns documentos estratégicos uma vez que o SCA tem em sua carteira de clientes empresas com grande relevância na economia do País, portanto, com informações privilegiadas que precisam ser arquivadas com segurança máxima? Vocês também fazem uso dos HSMs para esse fim?

Otavio: Claro! A preocupação com a segurança é fundamental, pois essa é uma das garantias que buscamos oferecer aos nossos clientes: os serviços jurídicos devem ser prestados com qualidade técnica e com o sigilo necessário.

Crypto ID: Você acredita que essa será uma tendência para a guarda de dados sigilosos para estarem em conformidade com as leis de proteção de dados?

Otavio: Sem dúvida, já é uma tendência. Todas as empresas precisam se preocupar com a proteção de dados, e os escritórios não podem mais ignorar essa realidade que passa a fazer parte do nosso dia a dia.

Crypto ID: Finalizando, como você vê a influência da inteligência artificial dentro dos escritórios de advocacia. Vocês já utilizam no SCA alguns softwares baseados em IA? Quais?

Otavio: Sim já utilizamos alguns, como por exemplo o EVS, uma ferramenta que controla o recebimento das mensagens, identifica as duplicidades e auxilia no controle da produtividade da equipe de cadastro das petições iniciais

Crypto ID: A inteligência artificial veio para somar? Que recado você dá aos jovens que pensam ingressar na carreira jurídica? Vale a pena mesmo com a concorrência dos robôs?

Otavio: Veio para somar, é uma ferramenta muito importante no exercício da advocacia. Quem pensa em ingressar agora na carreira jurídica precisa entender de direito em primeiro lugar, mas não pode descuidar de sua formação na área da tecnologia. Há uma interação que é fundamental. No entanto, robôs jamais substituirão a criatividade e a sensibilidade humanas na hora de estudar o caso do cliente, conversar com ele, definir as estratégias e encontrar as soluções.  Por isso, ler muito e se atualizar sempre são exigências fundamentais nas carreiras jurídicas: somos eternos estudantes de direito.

Otavio Pinto e Silva

*Dr. Otavio Pinto e Silva Advogado Sócio e coordenador do Setor Trabalhista em São Paulo de Siqueira Castro – Advogados. Possui graduação em Direito pela Universidade de São Paulo (1987), mestrado em Direito pela Universidade de São Paulo (1997), doutorado em Direito pela Universidade de São Paulo (2002), livre docência em Direito pela Universidade de São Paulo (2011). Atualmente, é Professor Associado do Departamento de Direito do Trabalho e Seguridade Social da Universidade de São Paulo (2012). Foi pesquisador da Università degli Studi di Roma – Tor Vergata. É membro do Conselho da OAB/SP. Tem experiência na área de Direito, com ênfase em Direito do Trabalho, atuando principalmente nos seguintes temas: direito do trabalho, processo do trabalho, justiça do trabalho, negociação coletiva de trabalho e direito sindical.