Por Guilherme Silva Freitas*
Guilherme Silva Freitas | Colunista CryptoID
Quando recebi da Regina Tupinambá e da Susana Taboas o convite para produzir esta Coluna no CryptoID, aceitei o desafio pensando na grande oportunidade de falar sobre direito e tecnologia de forma aberta, sem rodeios, sem “juridiquês” e, principalmente, no contexto de uma plataforma digital que respira inovação.
E o convite chega num momento excelente, especialmente quando novas tecnologias assumem um papel, digamos, vital na vida das pessoas e das empresas. E o direito não pode ficar atrás.
Neste espaço vamos falar não somente dos impactos jurídicos das tecnologias e soluções em certificação digital. Iremos “cutucar”, desafiar e, de certa forma, incomodar ao tratar de assuntos que precisam ser estudados e regulamentados pelos agentes do direito, tais como inutilização de documentos originais após a digitalização, cartórios digitais, assinatura digital internacional, eleições digitais e outros temas importantes.
Enfim, construiremos juntos um canal totalmente voltado para o compartilhamento de ideias e soluções tecnológicas que tenham como objetivo melhorar a vida das pessoas, das organizações e, naturalmente, do planeta.
Então, para inaugurar nossa Coluna e começar bem o ano, nada melhor do que falar do futuro, do objetivo que todos nós deveríamos perseguir ao tratar de uso sustentável de recursos naturais: paperless.
Há anos temos visto discussões sobre a utilização de papel num mundo cada vez mais digital. Debates sobre o fim dos livros, dos jornais e das revistas no formato físico são catalizadores de um diálogo maior que deveria estar na pauta das grandes organizações: simplesmente deixar de produzir ou gerenciar todo e qualquer documento em papel.
Falo que “deveria” porque temos todas as condições (técnicas e jurídicas) para fazê-lo, sem trazer impactos para as empresas, seja em custo ou em risco. É importante lembrar que celebraremos em 2016 os 15 anos da MP 2.200-2/01, que regulamentou o uso da certificação digital na elaboração e assinatura de documentos no Brasil.
Desde então temos acompanhado inovações importantes que modificaram a vida das empresas em relação à utilização de papel. Através do Protocolo ICMS 42, assinado em 2009, os Estados Brasileiros e o Distrito Federal definiram prazo para utilização obrigatória de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), substituindo as notas fiscais em papel. Em 2011 o Conselho Nacional de Justiça, em parceria dom a OAB, lançou o Processo Judicial Eletrônico (PJe), sistema criado para automatizar e “digitalizar” o Poder Judiciário. Atualmente, os advogados e os juízes brasileiros estão acostumados a assinar petições e sentenças exclusivamente através de certificação digital.
Portanto, só questiona a validade da assinatura digital quem desconhece as leis ou, por motivos outros, tem interesse em manter as empresas no passado.
Este não é o caso dos acionistas e administradores de grupos como ArcelorMittal, BRF, Fiat Chrysler, Camargo Correa e tantos outros que já assinam contratos e outros documentos utilizando certificação digital. Teremos a oportunidade de contar os principais cases nesta Coluna mas, por ora, basta dizer que estas organizações estão na vanguarda em termos de uso sustentável de recursos naturais, especialmente a utilização de papel.
Interessante notar que, apesar de 100% seguro e viável (jurídica e economicamente), este avanço ainda é incipiente nas grandes corporações, além de não ser utilizado pelos órgãos e entidades que estabelecem os indicadores que reconhecem as empresas mais sustentáveis do Brasil. Paperless deveria ser, por exemplo, um dos requisitos de certificação ISO 14001, norma internacional que estabelece diretrizes para a gestão ambiental nas empresas, ou pelo menos parte dos questionários relativos aos grandes índices de sustentabilidade.
E por que a utilização de papel nas empresas é insustentável e tão nociva ao meio ambiente? Segundo estudo realizado pela Water Footprint Network – WFN, organização mundial empenhada em promover o uso sustentável da água, para se produzir uma folha de papel A4 são necessários 10 litros de água, sem mencionar a emissão de CO2 e o número de árvores derrubadas (em média 12 árvores por tonelada de papel virgem produzido).
Obviamente, este não será o motivo para que as organizações deixem definitivamente de utilizar o papel na gestão de contratos e outros documentos. Como absolutamente normal no mundo dos negócios, as empresas precisam visualizar – e capitalizar – os benefícios econômicos da mudança para o mundo paperless. Além de agregar muito valor à imagem e à marca, ser sustentável não pode ser um processo oneroso e inviável.
Mas já sabemos que os ganhos financeiros são impressionantes. No artigo publicado no CryptoID em outubro/20 | Assinatura Digital de Contratos | Hora de otimizar e reduzir custos, demonstramos os benefícios que uma empresa pode obter com assinatura digital de contratos. Considerando a eliminação de gastos com cartórios, remessa por correio, material de escritório e, ainda, a redução de tempo com chancela e assinatura de documentos físicos, uma empresa economizaria, em média, aproximadamente R$290,00 por documento. Isto sem considerar os gastos com espaço, pessoas e equipamentos necessários ao arquivo físico dos contratos.
Então como justificar a manutenção do uso de papel na gestão de documentos, um processo obsoleto, dispendioso e insustentável? Felizmente, a validade jurídica já não pode ser utilizada como desculpa, muito menos a falta de fornecedores e recursos tecnológicos disponíveis.
Portanto, como não existem motivos para continuarmos usando papel na gestão de documentos, inauguramos esta Coluna lançando um desafio para 2016: empresa sustentável é empresa paperless.
Lançado o desafio, vamos monitorar e contar aos nossos leitores quem está realmente entrando neste mundo novo.
*Guilherme Freitas é apaixonado por tecnologia e inovação. Bacharel em Direito e especialista em Direito Tributário, atuou desde 2006 em departamentos jurídicos de grandes empresas, principalmente no desenvolvimento e na gestão de contratos complexos.
Desde setembro de 2015 é of counsel no escritório Veiga, Hallack Lanziotti e Castro Véras Advogados, especializado em contratos e em grandes operações societárias.
Colunista do Portal CryptoID
Dúvidas e sugestões de temas para a nossa Coluna, entrem em contato pelo e-mail guilherme.freitas@vhclaw.com.br
