Processos educacionais só têm a ganhar com gerenciamento eletrônico de documentos

Por Rodrigo Reis*

Rodrigo Reis

Toda iniciativa que ajude as administrações de escolas e universidades a economizarem tempo, dinheiro e material humano é bem vinda – e a tecnologia está cada vez mais à disposição para atender essa demanda, capaz de transformar o dia a dia de alunos e professores de forma simples e muito eficiente.

Um dos gargalos para os estudantes é a disponibilização de informações. Imprimir atestados, documentos e apostilas é uma tarefa que exige tempo, gera filas e muito trabalho para os funcionários da área administrativa. Os alunos necessitam de informações rápidas (como comprovantes de matrícula e boletos, por exemplo) e já não faz sentido depender das centrais de cópia, nem esperar a localização dos arquivos nas pastas da secretaria e dos professores.

Para acabar com o problema, os serviços de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) melhoram a produtividade na rotina escolar, diminuindo o trabalho operacional administrativo e outros problemas relacionados aos sistemas de autoatendimento, reduzindo as filas e automatizando os processos. Fazer da central de cópias uma fonte de renda também pode tornar o serviço autossuficiente, além de prestar um serviço diferenciado e funcional aos alunos. A integração do banco de dados – com um relatório dos documentos mais acessados – é outra solução que influencia diretamente na agilidade.

Auxílio a professores

Mais especificamente para o corpo docente, já existe no mercado um software capaz de ajudar a montar e a corrigir provas e testes aplicados aos alunos – o professor insere as questões e respostas na máquina, e o sistema imprime a prova mestra e as dos estudantes. Depois de aplicada a prova, o próprio sistema avalia todas as folhas em questão segundos. De tão simples, muitos nem imaginam o quanto de economia esse processo pode trazer: os professores ganham tempo, a escola diminui os processos trabalhistas e as chances de erro em correções diminuem drasticamente. Além disso, o sistema gera diversos relatórios sobre a prova (perguntas mais fáceis e difíceis, percentual de respostas iguais, entre outros recursos) que auxiliam até mesmo no desenvolvimento de um planejamento estratégico do plano de aulas.

Muitas escolas já executam a digitalização dos processos por conta própria, mas utilizar um serviço específico, com suporte de ponta a ponta, garante e efetividade e a tão buscada economia no médio e longo prazo. Isso não significa que o processo humano – sempre essencial – será esquecido ou aposentado. Pelo contrário: o GED torna-se uma ferramenta imprescindível para a atuação de professores e o desenvolvimento dos estudantes.

*Rodrigo Reis é sócio e gerente comercial da Reis Office (www.reisoffice.com.br), empresa líder em soluções completas para impressão, digitalização, transmissão e armazenamento de documentos, além de outsourcing de impressão.