O fechamento contábil é uma ferramenta fundamental para qualquer negócio, independente do tamanho da empresa
Quando se tem uma empresa, existem alguns processos que garantem uma melhor percepção das estratégias. Relatórios mensais são um exemplo, outro, é o fechamento contábil.
Uma atividade obrigatória que funciona como uma apuração para saber como está a saúde financeira do negócio, além de fornecer um resumo das questões fiscais. Sendo assim, é um ótimo material para definir as estratégias, além de ajudar a entender como o negócio funciona.
No entanto, é comum que durante a sua elaboração, a gestão cometa alguns erros. Neste texto, vamos apresentar o que você precisa saber para fazer o fechamento contábil do seu negócio. Entenda!
O que é o fechamento contábil?
É uma atividade em que os processos financeiros de um determinado período são verificados e registrados. O objetivo é que a gestão tenha um panorama da saúde financeira da empresa. Sendo assim, é comum que ele seja realizado em diferentes períodos dependendo da necessidade, do porte e do volume de movimentações. O mais comum é que seja feito mensalmente, trimestralmente ou anualmente.
Quais são os principais erros do fechamento contábil? Conheça 5!
As etapas do fechamento contábil podem significar a avaliação de muitos dados, por isso, não é incomum que ocorram alguns erros durante o processo. O que pode ser terrível para a gestão, já que impede de ter uma visão clara da origem das despesas e faturamentos do negócio. A seguir, veja quais são os principais erros.
1 – Não separar os documentos
Algumas informações são fundamentais para que o fechamento contábil seja perfeito. Mais do que juntar dados financeiros, será preciso avaliar outros setores como o trabalhista. Sendo assim, é comum utilizar os seguintes dados:
– fiscais: arquivos fiscais digitalizados, notas, comprovantes de pagamentos dos impostos e tributos etc;
– trabalhistas: informações sobre os salários, pró labore, vale-alimentação e transporte, afastamentos médicos, entre outros;
– contábeis: extratos bancários, comprovantes das receitas, faturas de cartão, demonstrativos de empréstimos e financiamentos, despesas etc.
2 – Não prestar atenção aos pagamentos atrasados
É muito comum que no processo de preencher os comprovantes das receitas, a gestão considere pagamentos que ainda não foram confirmados. Acontece que, mesmo que a empresa tenha certeza que esse pagamento será quitado, ainda assim, é arriscado contar com essa receita, já que a inadimplência não pode ser 100% prevista.
3 – Não retirar os valores não creditados
Essa é uma questão com relação direta ao tópico anterior. Mais do que pagamentos atrasados, a gestão pode considerar valores que ainda não foram totalmente processados, desconsiderando que esse pagamento pode se tornar uma inadimplência.
Essa situação prejudica a tomada de decisões e até os próximos projetos da empresa, já que ela conta com um valor que ainda não está no caixa.
4 – Não ter uma data certa para o fechamento
A falta de periodicidade na hora de realizar o fechamento contábil é outra atitude que pode atrapalhar bastante a sua eficácia. Afinal, como ele funciona como uma ferramenta para entender se a empresa está se comportando bem financeiramente, não ter uma data recorrente pode prejudicar a visão dos resultados, além de impedir que o negócio consiga tomar decisões baseadas em situações reais.
5 – Não analisar as suas informações
Com o fechamento contábil realizado, uma outra etapa se inicia: a análise das informações coletadas. Esse é um passo fundamental e que possui ligação com o propósito do fechamento contábil. Sendo assim, mais do que fazê-lo, é importante utilizar suas informações para que a empresa possa tomar decisões e pensar nos próximos passos.
Como melhorar o fechamento contábil do seu negócio? Veja 4 dicas!
Agora que entendemos o que não fazer, vamos acompanhar algumas dicas que separamos para executar um fechamento contábil. Veja a seguir!
1 – Determine os responsáveis
A gestão terá que lidar com muitos dados da empresa, materiais de áreas fundamentais para os processos do negócio. Por isso, as responsabilidades sobre a apuração e coleta não podem ficar apenas com uma pessoa. Será preciso definir uma equipe, geralmente, o setor contábil fica responsável por essa demanda.
2 – Organize os documentos
Com a equipe definida, agora começa a separação dos documentos e outras informações essenciais. Os lançamentos serão uma parte importante desse processo, pois não podem ser feitos de maneira desorganizada. É interessante separá-los por categorias (entradas, investimentos, saídas, fornecedores, impostos etc).
Também atente-se a ordem dos comprovantes, é interessante armazená-los de acordo com a data. Isso ajudará na hora da conferência dos documentos.
3 – Atenção ao estoque
Mais do que as informações sobre receitas e despesas, uma outra parte importante é a gestão do estoque. As entradas e saídas das mercadorias, também representam um impacto financeiro.
Por exemplo, se tiver mais produtos do que o previsto, isso quer dizer que houve um desperdício. Saber dessa informação pode impedir que a empresa compre mais do que precisa. Sendo assim, tudo o que acontecer no setor deve ser registrado. É interessante fazer relatórios com um balanço das matérias-primas.
Outro grande motivo para fazer o controle de estoque é que ele é uma exigência legal para manter o Livro Inventário.
4 – Utilize a tecnologia
Por fim, um passo significativo para a efetuar o fechamento contábil é o uso de softwares de gestão. Essas ferramentas podem te ajudar a ter um controle maior do que acontece no seu negócio e ainda garantir que nenhum dado será perdido.
Existem diversos tipos, desde os que trabalham apenas com registros financeiros, fornecendo gráficos e relatórios, até os que trabalham com o gerenciamento de estoque. Procure escolher os softwares que tenham a possibilidade de integração com o seu sistema, além de proporcionar acesso móvel.
O fechamento contábil é uma ferramenta fundamental para qualquer negócio. Independente do tamanho da empresa, é uma forma de conseguir informações bem precisas sobre o comportamento financeiro.
Dados sobre as operações fiscais, trabalhistas, além das transações, que podem funcionar como um norte para a tomada de decisões e não só para os contadores, para a gestão, o fechamento contábil é uma ótima forma de conhecer melhor a empresa e ainda saber se as estratégias estão funcionando como deveriam.
Fonte: Serasa Experian
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