Nas últimas semanas conversei com vários Diretores Executivos e invariavelmente aparece um tema em comum, que preocupa muitas Corporações: como garantir a segurança da informação e a confidencialidade dos documentos jurídicos?
Dr. Marcos Miguel Anjos
Os Diretores Executivos relataram que já foram por diversas vezes surpreendidos com vazamento de informações em reuniões com terceiros ou perderam demandas estratégicas porque juntaram documentos confidenciais em processos judiciais, trazendo prejuízos milionários e irreparáveis para a Corporação.
Esse questionamento aparece de forma natural, normalmente após conversarmos sobre como deve ser reestruturado o jurídico corporativo.
Com a tranquilidade que adquiri ao longo da minha carreira jurídica, explico que não basta à Corporação se preocupar apenas em reestruturar o departamento jurídico, qualificar tecnicamente seus profissionais internos, desenvolver e programar uma estratégia de operação para aperfeiçoar a operação, contratar uma empresa para administrar os arquivos físicos e estabelecer um plano de metas para controlar os escritórios terceirizados.
Claro que área jurídica moderna passa pela adoção de processos definidos, diretrizes escritas, objetivos claros, metas factíveis, desenvolvimento de um software jurídico e gente motivada, porém o trabalho deve ir além.
E para garantir o pleno gerenciamento de uma carteira com milhares de processos judiciais ou administrativos e obter a segurança jurídica da Corporação, o Executivo Jurídico deve ficar atento à segurança da informação bem como à confidencialidade dos documentos jurídicos.
Ou seja, a Corporação também deve buscar segurança, transparência e confiabilidade nas suas informações, documentos e contratos em geral.
Todas as empresas do segmento de alimentos; autopeças e transportes; comércio atacadista e varejo; comunicação e marketing; farmacêutico e higiene; madeira; mecânica, máquinas e equipamentos; metalurgia e siderurgia; mineração; móveis e utensílios; papel e celulose; química e petroquímica; telecomunicações; têxtil e couro; transporte, logística e armazenagem, tem em comum a necessidade de ter uma área jurídica forte na elaboração e controle de contratos, além de gerenciarem um contencioso composto por centenas ou milhares de processos judiciais e administrativos, nas áreas cível, trabalhista e tributária.
Com esse cenário, não há reestruturação ou controladoria jurídica que consiga dar suporte ao aumento de provisão contingencial.
Ainda que pese o fato do Poder Judiciário não estar totalmente preparado para lidar com os avanços tecnológicos, eu já tive a experiência de obter a redução do volume dos processos judiciais, diminuição do passivo e recuperação de depósitos judiciais, com a adoção da IDENTIFICAÇÃO DIGITAL.
O papel do Executivo Jurídico é demonstrar a relevância para a Corporação em adotar a identificação digital, visando provar a identidade do remetente e do destinatário de um email, evitando que as mensagens sejam adulteradas, documentos sejam usados indevidamente em reuniões ou juntados, sem autorização, em processos judiciais.
A identificação digital protege as mensagens adicionando um código exclusivo, chamado de assinatura digital (que nada tem a haver com a assinatura no final da mensagem), garantindo aos destinatários do email que a mensagem procede de um remetente real.
Algumas Corporações ainda resistem à importante ferramenta preocupada com o custo da assinatura digital.
Como exemplo de estudo de contenção do custo, por favor leiam o artigo publicado pelo Dr. Guilherme Silva Freitas, no site CryptoId.
De forma resumida, o Dr. Guilherme Silva Freitas demonstra que para adotar a segurança da assinatura digital dos documentos, o investimento está calculado em até 5% dos custos dedicados ao gerenciamento do processo manual, e podemos concluir que esse investimento será convertido em economia nas provisões contingenciais.
A insegurança da informação e a quebra da confidencialidade dos documentos, associados a uma carga de trabalho exagerada do jurídico interno, põe em risco o planejamento financeiro e o futuro de qualquer Corporação, de qualquer segmento, seja ela nacional ou multinacional, seja ela pequena ou de grande porte.
Por causa do aumento dos custos jurídicos diretos e indiretos, as Corporações estão buscando novas estratégias tecnológicas para atingir seus objetivos em autenticar documentos, selar acordos e reduzir passivos.
O crescimento do volume dos processos judiciais e administrativos, junto com as provisões contingenciais, e a necessidade de melhorar a 
qualidade de vida dos profissionais, são fatores que contribuem para as Corporações adotarem a identificação digital e a proteção da confiabilidade dos contratos.
Os Executivos Jurídicos estão focando esforços para fortalecer parcerias com a área da Tecnologia da Informação em busca de agilizar processos internos, reduzir custos, preservar recursos naturais e gerar serviços mais eficientes às Corporações, sempre preocupado com a privacidade e autoria dos atos praticados no mundo eletrônico.
Com a adoção da identificação digital, garanto que o Executivo Jurídico terá muita facilidade para apresentar seus esclarecimentos e sustentar seus resultados durante as apresentações à Diretoria Executiva.
Executivo Jurídico, Advogado. MBA em Administração de Empresas. Pós-graduado em Contratos Empresariais e em Direito Empresarial. Graduado em Ciências Econômicas. Experiência em direito empresarial generalista, em empresas multinacionais, assessoria preventiva e consultiva à Diretoria, administração de contratos, revendas, consumidor, execução judicial, imobiliário, ambiental, societário, criminal, fiscalização tributária e trabalhista, negociação com Ministério Público do Trabalho e Delegacia Regional do Trabalho, mediação de conflitos, estruturação da área jurídica, gestão de equipes multifuncionais e de escritórios terceirizados. Realização de ganhos em redução do passivo judicial trabalhista, cível e tributário. Responsável por elaborar e administrar orçamento de R$ 13 milhões. Responsável pela economia de R$ 25 milhões em provisão trabalhista e recuperação de R$ 110 milhões em depósitos judiciais.
