Esqueça a caneta e o papel: 6 motivos para migrar os documentos da sua empresa para o ambiente digital
17 de dezembro de 2021
Marcelo Kramer, CEO da empresa referência em assinaturas eletrônicas e digitais, Clicksign, pontua as vantagens como economia de tempo e dinheiro
Gastos com papel, impressão e serviços de transporte para entrega e devolução de contratos assinados por cada uma das partes interessadas estão na conta de quem utiliza o método tradicional de assinaturas a próprio punho.
Conforme levantamento da unidade de negócios digitais da Sambatech, edtech de soluções para instituições de ensino e corporações, a Samba Digital, 85% dos negócios que ainda não têm iniciativas em Transformação Digital já perceberam o quanto é importante atentar para o assunto e 76,2% das companhias do país estão desenvolvendo ou implementaram uma estratégia de digitalização em suas operações.
Referência em assinaturas eletrônicas e digitais, a Clicksign auxilia empresas em todo o país – e em diversos mercados – a terem uma gestão de documentos mais automatizada e ágil.
Marcelo Kramer, CEO da empresa deixa mais claro, em seis tópicos, as vantagens dos dois métodos de assinatura e como eles podem facilitar o dia a dia da sua empresa:
1 – Menos espaço físico
Armazenar os documentos físicos exige cuidado e gestão. Atrelado a esses custos operacionais entram também os riscos de multas por má preservação e gerenciamento desses documentos. Além das condições ideais do ambiente para guardar os documentos, é importante lembrar sobre o espaço em seu escritório/empresa que deve ser reservado para o arquivamento.
2 – Tempo é dinheiro
O tempo que a empresa gasta com o trâmite de entrega e devolução de papéis assinados pode ser substituído para geração de mais negócios e conquista de mais clientes.
3 – Armazenamento eterno
Com um ambiente tecnológico, seguro e totalmente escalável, há uma performance e armazenamento desses documentos sem custos adicionais. Outra vantagem de estar na nuvem: o sistema deixa disponível o documento até o momento que o usuário desejar.
4 – Segurança
São adotados procedimentos para criptografar as informações armazenadas no S3 da Amazon (sistema da Amazon que fornece armazenamento de objetos por meio de uma interface de serviço da web). As bases de dados são criptografadas e a criptografia é programada no S3, antes mesmo das informações serem salvas.
5 – Organização
Com o sistema de assinaturas eletrônicas e digitais, você tem acesso, a hora que quiser, do histórico de assinaturas com o seu cliente. Pois é possível realizar o backup, também criptografado.
6 – Validade jurídica
As assinaturas eletrônicas estão descritas em diversas normas, dentre as quais o artigo 10 § 2 da Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, conhecida como ICP-Brasil, e também estão incluídas na nova Lei Federal 14.063/2020 que classifica as assinaturas eletrônicas e regulamenta a aceitação e utilização pelos Entes Públicos.
Ou seja, o processo de negociação virtual está amparado judicialmente, podemos constar que a assinatura eletrônica reserva a mesma relevância de uma assinatura em papel físico.
LEGISLAÇÃO BRASILEIRA SOBRE IDENTIFICAÇÃO DIGITAL E DOCUMENTOS ELETRÔNICOS
No Brasil a validade de documentos eletrônicos está fundamentada na Lei 11.977/09 7 de julho de 2009, Medida Provisória 2.200-02 /2001 de agosto de 2001, Lei nº 13.874 de 20 de setembro de 2019, Lei 14.063 de 23 de setembro de 2020, Decreto nº 10.543, de 13 de novembro de 2020 e Lei nº 14.620, de 13 de julho de 2023.
