Entrevista: Eduardo Pires comenta sobre a plataforma de assinatura de documentos TOTVS

Em entrevista, Eduardo Pires, comenta sobre o TOTVS Assinatura Eletrônica, plataforma de assinatura da empresa

1- Há quando tempo a Cia entrega ao mercado essa solução?

Eduardo Pires: a TOTVS lançou o TOTVS Assinatura Eletrônica em abril de 2021.

2- Qual foi a motivação da TOTVS em investir na disponibilização desse serviço?

Eduardo Pires: devido ao avanço de negociações à distância, impulsionado pela pandemia e distanciamento social, sentimos a necessidade do mercado e decidimos criar um produto que, com segurança e validade jurídica, facilitasse o processo de formalização de contratos e acordos.

Assim, com o TOTVS Assinatura Eletrônica, conectado a um sistema de backoffice – seja da TOTVS ou não –, é possível fazer upload de documentos e, de forma automática, disponibilizá-lo para assinaturas de forma otimizada. A ferramenta funciona tanto em dispositivos móveis, através de aplicativo nativo disponível nas lojas Android e IOS ou de forma responsiva em qualquer navegador de internet, o que garante ainda mais agilidade ao processo – um diferencial para uma ferramenta nacional.

Apesar da plataforma integrada à um ERP exponencializar a economia de tempo e de recurso para qualquer operação, também é possível utilizar a ferramenta de forma independente, facilitando aquelas assinaturas que surgem no dia a dia.

3- Foi desenvolvida internamente ou tem parcerias?

Eduardo Pires: o produto foi estruturado e desenvolvido internamente para trabalhar em nuvem, como serviço (SaaS). Isso permite que o cliente crie sua conta na plataforma em segundos. Utilizamos os melhores padrões de segurança e escala no desenvolvimento, que permite processar milhares de documentos por segundo com máxima segurança.

4- Com quais tipos de assinaturas a plataforma trabalha: assinatura eletrônica e digital? Assinatura digital avançada?

Eduardo Pires: o TOTVS Assinatura Eletrônica permite tanto a assinatura eletrônica (simples, avançada e qualificada), assim como a utilização de certificados A1 e A3, em acordo com o padrão ICP Brasil, para realização de assinaturas digitais. Com a solução, é possível assinar documentos com ou sem certificados digitais, ambos com validade jurídica, conforme o processo do cliente ou necessidade legal.

Lembrando que o TOTVS Assinatura Eletrônica, bem como todas as soluções da TOTVS, está em conformidade com as exigências da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), o que garante o cumprimento de todos os requisitos legais na segurança de dados sensíveis durante a coleta das assinaturas nos documentos.

5- Utilizam também biometria? Face, fingerprint, comportamental?

Eduardo Pires: para acesso à conta do usuário no App “Minha Assinatura Eletrônica” estamos utilizando a ferramenta de biometria. Já nos contratos, optamos por evoluir com o formato padrão de assinatura eletrônica e digital, por hora. Entretanto, estamos acompanhando a tendência do mercado e a aderência da biometria para assinatura de documentos. Não ficaremos de fora se for uma funcionalidade que facilite e dê confiança para os nossos usuários, nossa ferramenta está preparada para evoluções como esta.

6- Quais são as principais funcionalidades da plataforma e por que as empresas devem contratar essa solução?

Eduardo Pires: no TOTVS Assinatura Eletrônica, o responsável pelo documento pode escolher a ação que deseja para seus destinatários – assinar, validar, testemunhar ou observar.

Além de definir as ações de cada destinatário, o próprio remetente pode participar do fluxo, incluindo sua assinatura. Após envio do documento, o destinatário recebe um e-mail informando que há um documento pendente de assinatura. Caso ele já seja cadastrado na solução, ele segue o processo; em caso negativo, ele realiza um cadastro simples para confirmação dos seus dados e, depois, o documento é disponibilizado para assinatura.

O TOTVS Assinatura Eletrônica também oferece a função de “Observadores”, que são os usuários que irão acompanhar as movimentações do documento, assim como receber notificações de status. Outra função disponível é de grupo prioritário, em que a empresa determina uma hierarquia de assinaturas, fazendo com que o documento seja entregue/siga o fluxo determinado, conforme as assinaturas sejam realizadas. Também é possível agrupar documentos que irão para um mesmo destinatário em um envelope, para que sejam assinados de forma única.

A função “agenda” também é um item muito exaltado pelos nossos clientes, o objetivo dessa funcionalidade é criar a sua própria agenda de contatos (como no seu dispositivo celular) e também criar grupos (Ex. Grupo jurídico, grupo diretoria, grupo RH), assim você tem a facilidade de incluir esses grupos ou contatos no momento do envio do envelope. Além disso, o Dashboard da ferramenta traz indicadores importantes para o administrador fazer o acompanhamento da ferramenta.

7- Como os docs são distribuídos e armazenados posteriormente?

Eduardo Pires: após a assinatura do documento por todos os signatários necessários, o sistema armazena de forma automática o documento, assim como o disponibiliza para download – no formato original ou como documento digital, com certificados incluídos. Todos, remetente e destinatário(s), recebem a confirmação da finalização do ciclo de assinaturas em seus e-mails e o documento fica automaticamente armazenado na conta cadastrada no início do processo. O prazo de armazenamento sem ônus para o destinatário é de 5 anos, portanto, recomenda-se realizar o download do documento assinado junto com o relatório de autenticação para garantir a posse da versão final.

8- Quantas empresas contratam essa solução atualmente?

Eduardo Pires: em poucos meses após a liberação para venda, já são mais de cem clientes ativos na plataforma e mais de 1500 testes gratuitos realizados. Esse é só o começo da operação e nosso horizonte é bastante amplo para a captação de novos clientes.

9- Quais as verticais de negócios são clientes?

Eduardo Pires: por se tratar de uma solução cross, qualquer empresa que precise transacionar documentos para assinatura pode contratar o TOTVS Assinatura Eletrônica. Imagine que você pode formalizar desde os contratos mais complexos, até atas de reunião ou documentos do dia a dia sem a burocracia da papelada, impressão, cartório, enfim. Sem dúvida é uma solução que empresas de qualquer segmento ou tamanho possam usufruir.

10- E quanto ao modelo de contratação? Como funciona, por licença, transação?

Eduardo Pires: a proposta dessa ferramenta é ser um produto com a jornada de aquisição 100% digital. Portanto, o cliente interessado pode aprender um pouco mais sobre as características da ferramenta no próprio site da TOTVS. Desta página, o cliente já sai com uma noção de valores e pode iniciar um teste gratuito para entender o nível de aderência da plataforma com as necessidades da sua empresa. A solução é SaaS e contratada por meio de assinatura com pagamento mensal. Os planos disponibilizam pacotes de contratos a partir de 20 envelopes/mês (240/Ano) e podem evoluir até o volume solicitado pelo cliente em um plano personalizado, a partir de 2100 envelopes/mês. O fato é que sempre teremos alguém para apoiar o cliente caso tenha dificuldade com algum estágio do processo.

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