No espírito do Gartner Summit esta semana, gostaríamos de conversar a respeito da digitalização dos processos nas empresas, tópico discutido pela Gartner na sua versão anual do “Top Insights for the C-Suite – How to mobilize every function in the organization for digitalization” (Top Ideias para Executivos – Como mobilizar a sua organização rumo à digitalização).
Já em sua primeira página o guia para Executivos relata como a digitalização oferece diversas maneiras interessantes para as organizações se comunicarem com seus sócios, parceiros, provedores e clientes, oferecendo uma experiência superior através dos seus processos, diminuindo custos e aumentando a produtividade.
De maneira inevitável isso também significa mudanças nos processos e modelos existentes, o que levam Executivos a selecionarem tecnologias mais cautelosas, com menos impacto em processos existentes, que lhes provêm resultados inferiores e muitas vezes os levam a desistir da estratégia de digitalização pela falta de retorno, seja de investimento ou de melhorias dos processos.
Especialmente com o aumento da preocupação relacionada a segurança digital e dos dados, com o surgimento de regulamentos fortes como o GDRP e o LGDP que podem levar a grandes multas no caso de violação, Executivos têm o dilema de como aplicar a digitalização, sem comprometer dados, diminuindo riscos e aumentando a segurança.
A ideia de que a digitalização é menos segura que processos físicos ainda é infelizmente um conceito equivocado e errôneo, mas persistente no mercado.
Pense da seguinte maneira, processos em papel são caros, demorados e fáceis de serem fraudados, papéis podem ser facilmente copiados, arquivados e descartados de maneira incorreta.
Processos de auditoria, por exemplo, quando envolvem a verificação de arquivos físicos, são demorados, burocráticos e quase sempre encontram falhas ou perdas, mesmo que pequenas.
Para certas indústrias a perda de um contrato assinado, ou o arquivamento incorreto, pode representar uma perda financeira considerável.
O uso de assinaturas digitais tem sido incentivado tanto pelo governo brasileiro (ICP Brasil), quanto América do Norte (eSign), Europa (eIDAS), entre muitos outros países e regiões, isso ocorre porque diferente de assinaturas eletrônicas e físicas que são meramente imagens, assinaturas digitais não podem ser duplicadas, copiadas ou fraudadas.
Quando uma assinatura digital é aplicada, existe um processo criptográfico que conecta dados do conteúdo do documento, hora, data à assinatura.
Essas características, adicionadas a processos de verificação de identidades de indivíduos como ocorre no processo de emissão de certificados como o da ICP Brasil, até mesmo garantem a uma assinatura digital a mesma validade que uma assinatura reconhecida em cartório (acesse aqui as perguntas frequentes).
Plataformas de digitalização como a SigniFlow possibilitam às empresas aproveitarem investimentos já realizados em aplicativos e sistemas de negócios, assim como usarem seus próprios servidores e bases de dados, com implementações que podem ser em nuvem ou locais, diferente de outras plataformas no mercado que obrigam empresas a usarem suas infraestruturas, o que eleva os custos além de dificultar o cumprimento com políticas de segurança.
A SigniFlow se adapta aos processos existentes das empresas, seja através da provisão da interface completa ou como motor de assinatura invisível, apenas adicionando o componente do controle dos fluxos e aplicação de assinaturas digitais, seja com certificados da ICP Brasil, certificados internacionais, ou até mesmo certificados internos, com validade jurídica de acordo com as leis brasileiras (acesse aqui o site do Planalto), com a criptografia aplicada de ponto a ponto de todos os dados em trânsito e descanso.
A flexibilidade das empresas, assim como a possibilidade de escalabilidade são importantes fatores no processo de digitalização, diferentes indústrias possuem diferentes requerimentos, por isso a plataforma SigniFlow possui diferentes modelos, permitindo a conformidade em todos os processos.
Isso permite que empresas possam realizar investimentos, iniciando o processo de digitalização em menor ou maior escala, seja a nível departamental ou diretamente para toda a organização, de acordo com seu nível de conforto, e obter o retorno tanto de forma financeira quanto no aumento da produtividade e eficiência de maneira imediata, justificando a implantação em outras áreas e maiores investimentos, pois resultados são transparentes.
Seja no departamento legal, RH, financeiro, vendas, aquisições, não importa onde o seu projeto de digitalização será iniciado, a digitalização dos negócios é inevitável, o futuro das empresas é digitalizado.
Escolha um parceiro que te possibilite crescer, expandir e adaptar-se aos seus negócios, velocidade e orçamento, com segurança e confiança, assim como a SigniFlow.
Sua empresa ainda perde tempo com processos de assinaturas em papel? – Ouça
