Construtora paulista é pioneira no tratamento de contratos 100% digitais

A HM Engenharia, construtora do portfólio da Mover com atuação no segmento econômico, é a primeira empresa do interior paulista a arquivar contratos sociais nas Juntas Comerciais do Estado de São Paulo (JUCESP) da região, com assinaturas digitais certificadas eletronicamente por meio da DocuSign, empresa líder assinatura eletrônica, que tem como objetivo transformar digitalmente como as organizações preparam, assinam, utilizam e gerenciam contratos.

Nos últimos seis meses, o procedimento já foi utilizado em mais de 700 contratos, tanto relativos aos atos societários quanto em contratos comuns da empresa.

Atualmente, toda a diretoria executiva, superintendência, equipe jurídica e grande parte dos gestores da construtora têm o certificado eletrônico que valida a assinatura em tais documentos.

A adoção começou em janeiro de 2019 e já vale para todos os atos societários e contratos com terceiros, permitindo que o processo legal seja mais simples e seguro.

“Essa ainda não é uma prática de mercado, por isso encontramos algumas barreiras nas Juntas Comerciais. Em um primeiro momento, houve dúvidas em relação ao arquivamento e validação. Mas, como tudo tem validade legal garantida e facilita o trabalho de todas as partes envolvidas, o procedimento foi muito bem recebido por todos”, conta Nathalia Bastos Gomes, advogada sênior da HM Engenharia.

Juntamente com o documento pronto, o certificado de assinaturas contém todos os signatários, respectivos certificados digitais, IP do dispositivo de assinatura e outros detalhes adicionais para conferir total validade ao documento perante os órgãos públicos.

A assinatura digital possui alcance geral, sendo inclusive dispensável o reconhecimento de firma por conta da certificação eletrônica.

No caso da assinatura eletrônica (modalidade feita sem certificado digital, bastando as assinaturas dos signatários pela plataforma digital da DocuSign e também prevista na lei), basta a aceitação das partes para que vincule sua validade e que a troca dos documentos e validação da aceitação seja realizada em ambiente seguro e criptografado.

“Todo o processo, tanto da assinatura eletrônica quanto da assinatura digital, é criptografado para segurança dos envolvidos. As etapas são registradas para garantir a transparência e podem ser auditadas a qualquer momento, com todos os dados, para evitar que qualquer modificação ocorra no documento. Por isso, a transformação digital dos documentos físicos ajuda a eliminar a burocracia que proporciona a morosidade nos processos de negócio, além de ser mais sustentável e de aumentar a confiabilidade entre as partes”, comenta Gustavo Brant, vice-presidente de vendas da DocuSign na América Latina.

Com a medida, a HM busca diminuir custos, reduzir consumo de papel, gastos com reconhecimento de firma e tempo no trâmite dos processos convencionais de assinatura de documentos.

“Antes, tínhamos muitos documentos físicos para diretores e superintendentes assinarem, então era necessário imprimir várias cópias de dezenas de páginas, levar até a mesa de cada um deles e aguardar a disponibilidade de agenda para assinatura. Era um processo que, para contratos não urgentes, demorava cerca de quatro dias”, conta Nathalia.

“Hoje, o fluxo é quase instantâneo. Os contratos são produzidos e enviados por e-mail e, em seguida, cada pessoa assina digitalmente, com toda a segurança do certificado digital”, completa Nathalia.

Os documentos assinados digitalmente têm sua validade assegurada pela legislação brasileira, por meio da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, mais especificamente no § 1º do artigo 10º.

A lei instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), entidade que credencia as autoridades certificadoras e permite a instalação de certificados eletrônicos na forma de token, software, smart card e outros meios de confirmação legal das assinaturas.

Sobre a HM Engenharia  

Com mais de 40 anos de mercado, a HM Engenharia é uma empresa do portfólio da MOVER, que incorpora e constrói unidades habitacionais para o segmento econômico.

Especialista em projetos para o “Primeiro Imóvel”, a HM já projetou e construiu mais de 135 mil unidades habitacionais no país, tornando-se referência no setor, fazendo acontecer através de comprometimento com os clientes e a sociedade. Mais informações no site.