Como lidar com o legado na desmaterialização de processos

A transformação paperless, que se tornou ainda mais urgente com a pandemia, só é feita quando os processos são desmaterializados

Por Cristian Thiago Moecke, CTO da BRy Tecnologia

Um tema que gera bastante dúvida nas empresas que estão fazendo a transformação paperless é a questão da segurança e da validade jurídica dos documentos digitais.

Para falar sobre esse assunto, primeiro eu preciso falar sobre a diferença entre digitalização e desmaterialização, porque sim, existe uma diferença bem grande entre esses dois conceitos. 

Resumidamente, digitalização é transformar um documento físico em um documento eletrônico, como um PDF. Já a desmaterialização envolve acabar com o processo físico, ou seja, todos os documentos relacionados a determinado processo são criados, tramitados e arquivados digitalmente.

A desmaterialização oferece uma série de vantagens que a digitalização não tem, como agilidade, segurança e economia de tempo e recursos. 

Por isso, a transformação paperless, que se tornou ainda mais urgente com a pandemia, só é feita quando os processos são desmaterializados, tornando-os digitais.

Porém, um dos pontos centrais na hora de colocar isso em prática é o que fazer com os processos legados, ou seja, aqueles que ainda são físicos ou foram apenas digitalizados, e como garantir a segurança e a validade jurídica desses documentos.

Para garantir a integridade e a validade do documento digital, a empresa pode contar com tecnologias como a certificação digital e o carimbo do tempo. Esses mecanismos permitem verificar quando o documento foi criado e impedem modificações no seu conteúdo, evitando fraudes e ataques.

Porém, para serem efetivos, é preciso estar atento aos prazos de validade, para garantir que eles não expirem e os documentos fiquem desprotegidos. Neste artigo eu explico melhor como essas tecnologias funcionam e o que fazer com o legado na desmaterialização. 

As tecnologias que garantem a validade de documentos digitais

Existem três tipos de tecnologia que conferem validade jurídica e garantem a segurança de um documento digital – a assinatura digital, o certificado digital e o carimbo do tempo – e cada um deles tem funções específicas. Por isso, você pode combinar os usos em um mesmo documento, aumentando o grau de confiabilidade. 

A assinatura digital, gerada por certificado tipo A, é a mais utilizada nos documentos digitais. Essa forma de certificação pode ser usada em qualquer documento e tem como função identificar o assinante, atestar a autenticidade da operação e confirmar a integridade do documento assinado. 

Já o certificado digital tipo S, é usado especificamente para oferecer sigilo à transação.

Essa tecnologia criptografa os dados de um documento e os torna acessíveis apenas por meio da utilização de um certificado digital – uma chave – autorizado a abrir o arquivo. Com isso, o conteúdo do documento não pode ser acessado por pessoas não autorizadas, aumentando sua segurança. 

Além desses dois tipos, existem também o Certificado tipo T, que é usado para gerar evidências sobre a temporalidade de um documento.

O carimbo do tempo, emitido por esse tipo de certificado, é um documento eletrônico que serve como evidência de que uma informação digital existia numa determinada data e hora no passado. Basicamente, essa tecnologia liga de forma segura e definitiva uma data/hora de fonte confiável com um documento.

Essa forma de certificação é bastante eficiente quando se trata de desmaterialização e de processos legados, por que ela valida não só a existência e integridade do documento, como garante que o momento em que ele foi registrado não foi adulterado. 

Combinado aos outros tipos de certificado, o carimbo do tempo torna o documento extremamente seguro, além de ser fundamental para garantir a temporalidade e a tempestividade de documentos importantes e a conservação de longo prazo da validade das assinaturas digitais. Mas é claro que a escolha da certificação deve ser feita de acordo com as necessidades da sua empresa e contando com o apoio de especialistas no assunto. 

Como colocar a desmaterialização em prática com segurança

Um ponto muito importante na hora de fazer a desmaterialização dos processos e lidar com o legado é contar com a expertise de quem entende do assunto. Isso porque cada empresa tem processos específicos, que precisam ser analisados e compreendidos antes de migrar para o digital. A forma de desmaterializar e as ferramentas escolhidas para tornar os processos seguros não são uma receita de bolo. 

Por exemplo, algumas empresas podem não precisar usar um certificado digital que confira sigilo aos documentos, mas empresas do setor financeiro provavelmente precisarão.

Além disso, sem o apoio de profissionais que entendam do assunto, é possível ter problemas como até mesmo a invalidação de documentos por expiração de certificados. Por isso, se você quer investir na desmaterialização de processos – e eu aconselho que, se você ainda não começou, comece já – procure parceiros especializados para te ajudar.

Sobre a BRy Tecnologia

Fundada em 2001 por professores universitários apaixonados por tecnologia, a BRy Tecnologia é especialista em Identificação Digital, Formalização Digital e Registro Eletrônico de pessoas, processos e documentos.

O propósito da empresa é ajudar a desburocratizar processos por meio da transformação paperless, facilitando a vida das pessoas e das organizações.

O investimento em pesquisa e desenvolvimento está presente desde a concepção da BRy, com parcerias com universidades para a criação de alta tecnologia brasileira. Esse foco permitiu que a empresa tivesse a maior gama de soluções em segurança digital do país, desde Assinatura Digital, Assinatura Eletrônica, Biometria, Carimbo do Tempo e Certificação Digital até assinatura com publicação em rede Blockchain.

Seus produtos e serviços otimizam tempo e recursos e facilitam os processos, garantindo segurança e integridade das informações. Com soluções para mais de 20 mil clientes de todos os portes do setor público e privado, entre eles Caixa Econômica Federal, Crefisa, Prefeitura Municipal de Vitória e AMAGGI. Atualmente, já são mais de 2 bilhões de assinaturas digitais realizadas, mais de 3 bilhões de protocolos eletrônicos gerados e mais de 100 milhões de carimbos do tempo emitidos.  

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