Como digitalizar minha assinatura: entenda de uma vez por todas como fazer – Ouça

Em um mundo cada vez mais digital e tecnológico, diversas empresas estão substituindo o papel pelo documento eletrônico. No entanto, para muitos empreendedores e gestores surge a questão: como digitalizar minha assinatura?

  Ouça no final da matéria!

A verdade é que escanear uma assinatura manuscrita parece ser a resposta mais simples para esse problema, no entanto, não é a mais recomendada para a segurança do seu negócio.

Se você quer entender isso melhor, não deixe de ler este post, e descubra agora a diferença entre assinatura digitalizada, eletrônica e digital. Confira!

Como digitalizar minha assinatura?

Digitalizar uma assinatura, ou seja, assinar em uma folha em branco e escanear, é um processo muito simples, porém, pouco seguro e eficaz.

Na verdade, trata-se da digitalização pura e simples de uma imagem, que pode ser feita seguindo alguns passos bem simples, como:

1. faça sua assinatura manualmente em um papel em branco;
2. use um escâner ou um aplicativo de celular para digitalizar a imagem;
3. abra o arquivo gerado com um programa editor de imagens e corte-o no formato retangular, ajustando ao tamanho da assinatura;
4. em seguida, abra o documento no qual deseja inserir a assinatura usando um editor de texto, como o Microsoft Word, e clique em Inserir, e depois em Imagens;
5. selecione o arquivo com a assinatura digitalizada e insira no documento;
6. por fim, ajuste a posição da assinatura no documento, usando as opções de alinhamento.

À primeira vista, essa pode parecer a maneira mais rápida e prática de assinar arquivos em meio eletrônico, no entanto, legalmente, as coisas não são tão simples assim.

No caso de um documento digital, a legislação brasileira não reconhece a validade de uma assinatura escaneada e inserida manualmente.

Da mesma forma que um documento que nasce no papel precisa ser assinado manualmente para ser válido juridicamente, o documento eletrônico — aquele que nasce em meio digital — deve receber uma assinatura igualmente eletrônica ou digital.

Qual a diferença entre as assinaturas digitalizada, eletrônica e digital?

Então você deve estar se perguntando, afinal, qual a diferença entre esses três tipos de assinatura: digitalizada, eletrônica e digital, certo?

Assinatura digitalizada

Como já explicado, trata-se de uma assinatura realizada manualmente e transportada para o computador com a ajuda de um escâner. Nesse caso, a assinatura nasceu no papel, não tendo sido criada eletronicamente.

Não comprova a autoria, e funciona apenas como uma cópia do documento original, em papel.

Assinatura eletrônica

Já a assinatura eletrônica coleta também outras evidências junto à grafia do signatário, comprovando assim a autoria e a identidade dele.

Dessa maneira, a assinatura é realizada com uma caneta touch, dedo ou mouse. No entanto, a ela são adicionados outros dados, como IP da máquina, QR Code, geolocalização, entre outros.

Assim, a assinatura eletrônica é feita no meio digital, e tem validade jurídica, de acordo com a MP n° 2.200-2. Ela é indicada para documentos de baixo valor e que tramitam internamente, como formulários cadastrais, contratos simples, propostas comerciais e outros.

Assinatura digital

A assinatura digital também é feita em meio eletrônico, porém, deve ser obrigatoriamente associada a um Certificado Digital ICP-Brasil.

Nesse caso, é ele quem atesta a identidade do signatário, bem como confere autenticidade, integridade e não repúdio à assinatura e ao documento. Na prática, equivale ao reconhecimento de firma atribuído às assinaturas manuais.

Sendo assim, nos casos em que demandem confiança pública e envio do documento para fora de sua rede, ela é a mais recomendada.

Podemos citar como exemplos de documentos que devem ser assinados digitalmente, laudos técnicos, contratos de alto valor, perícias, procurações, além de documentos contábeis e judiciários. Assim como a eletrônica, é juridicamente válida.

Por que não é recomendado digitalizar a assinatura?

Podemos dizer que a prática de escanear a assinatura não é segura para o seu negócio, por diversas razões. Especialmente por não fornecer:

Validade jurídica

Como mencionamos, um documento eletrônico contendo uma assinatura digitalizada nada mais é do que uma cópia, não sendo reconhecido como válido pela legislação brasileira.

Para ter validade legal, a assinatura digitalizada precisa ser usada na criação de uma assinatura eletrônica, por meio de uma plataforma digital, como o Portal de Assinaturas da Certisign.

Segurança da informação

Um documento cuja assinatura foi inserida como uma imagem, pode ter seu conteúdo facilmente alterado. Além disso, qualquer um poderia digitalizar a sua assinatura e inserir em um arquivo, é quase como assinar um papel em branco.

Praticidade

Ao contrário do que parece, digitalizar a assinatura dessa forma não vai livrar você da burocracia. Para começar, será perda de tempo, pois o documento não terá valor legal.

A única forma de realmente se livrar da necessidade de imprimir milhares de documentos e gastar tempo e dinheiro com papel, é adotar a assinatura eletrônica ou digital.

Como o Portal de Assinaturas pode ajudar?

Assinar documentos eletronicamente utilizando o Portal de Assinaturas é muito simples, rápido e prático, além de melhorar a eficiência operacional e garantir uma série de outras vantagens:

• economia de recursos, como papel, mão de obra e espaço físico para armazenamento;
• redução de despesas com envio e transporte de documento e compra de insumos para a impressão;
• mobilidade, já que os documentos podem ser assinados a qualquer hora e lugar, pelo computador, tablet ou celular;
• segurança, o Portal utiliza criptografia para proteger suas informações, além de gravar sempre uma cópia de segurança;
• funcionalidades que permitem a otimização da gestão de documentos em sua empresa, como verificação de assinaturas, armazenamento em nuvem, envio de notificações, criação de fluxos de assinaturas, integração com outros sistemas, e muitas outras.

Por isso, você não deve se perguntar como digitalizar minha assinatura, mas sim procurar saber se essa é melhor maneira de garantir a validade e integridade dos documentos da sua empresa.

Ao optar pela assinatura eletrônica ou digital, quando for o caso, você e seu negócio ficam resguardados, e aos seus documentos ficam asseguradas a validade e autoria da assinatura.

Fonte: Blog Portal de Assinaturas