Como a assinatura digital e o Certificado Digital podem ser úteis à sua empresa
25 de maio de 2021O Certificado Digital pode ser usado para a emissão de notas, autenticação em sites e para a assinatura de documentos, entre outras aplicações, com valor jurídico plenamente reconhecido
Muito conhecido por conta da sua obrigatoriedade para várias entregas fiscais, o Certificado Digital está conquistando cada vez mais corporações privadas e públicas e passando a ser usado em outras aplicações.
O motivo? Os benefícios que proporciona, como a melhora da eficiência operacional, redução de custos e por ser totalmente sustentável, o que vai ao encontro das novas práticas de ESG, que têm sido preferidas pelo público consumidor de modo geral.
Mas vamos começar do zero: o que é o Certificado Digital?
É um documento de identificação para pessoas físicas e empresas no meio eletrônico. Por identificar inquestionavelmente, ele pode ser usado para diversas aplicações, até mesmo para assinar documentos.
Como ele pode ser usado na gestão das empresas?
Além das entregas fiscais, é possível usar o Certificado Digital para a emissão de notas, autenticação em sites em que haja a necessidade da segurança da autenticidade, para a assinatura de documentos, entre outras aplicações.
Assinar documentos: como assim?
A cada uso do Certificado na assinatura de documentos como contratos por exemplo, é gerada uma assinatura digital que tem o mesmo valor jurídico da assinatura manuscrita, assegurado pela legislação brasileira. Isso significa que processos físicos podem ser migrados para o eletrônico e tornar a vida das empresas bem mais simples.
Isso é o que estão fazendo a maioria das empresas que adotam a assinatura digital para melhorar a eficiência operacional, reduzir custos e promover mobilidade, neste caso, aos signatários responsáveis por assinar as procurações, notificações e os substabelecimentos da companhia.
Todos os documentos e contratos podem ser assinados de qualquer parte do mundo, sem custos e deslocamentos nem de mensageiros para a entrega de papéis. Também se economia na impressão de contratos (papéis e insumos para impressora). Tudo com plena validade jurídica por meio da Certificação Digital.
Com essas medidas as empresas reduzem custos e se tornam mais ágeis. Além das economias já citadas não precisam ter custos com abertura de firmas e autenticações.
Na prática, como funciona?
Para assinar documentos, por meio do Certificado Digital, basta acessar um portal de assinaturas, submeter o documento, assiná-lo usando o Certificado e pronto. Sem impressão, sem autenticação adicional e sem idas e vindas de portadores. O envio à outra parte interessada é feito também no meio eletrônico. Com isso, a empresa ganha eficiência operacional e reduz custos.
Algumas vantagens do certificado digital para empresas
Quase todas as empresas precisam ter certificado digital para se relacionarem com órgãos públicos.
Até dentro do próprio serviço público, algumas atividades só podem ser feitas com o uso de certificado digital.
Embora não seja obrigatório para empresa que tem até um empregado e optou pelo regime tributário Simples Nacional, para microempreendedor individual (MEI) e, também, para pessoa física, o certificado digital pode substituir documentos em papel e assinatura de próprio punho, desburocratizando e agilizando processos de forma segura.
Como o e-CNPJ pode facilitar a vida das empresas:
Utilização do eSocial – sistema criado pelo Governo para unificar as informações da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), da declaração do imposto de renda retido na fonte (DIRF), do Sistema de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP) e do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED).
Emissão de nota fiscal eletrônica – o certificado digital é necessário para emitir nota fiscal eletrônica, exceto para a empresa que pode utilizar nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e), de acordo com a legislação vigente em cada estado e cidade.
Utilização do e-CAC – possibilita usar os serviços disponíveis no portal do Centro Virtual de Atendimento da Receita Federal.
Realização de outros compromissos fiscais – por exemplo, por meio do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e do Sistema Integrado de Comércio Exterior (Siscomex).
Autenticação de site e comércio eletrônico – um certificado SSL (Secure Sockets Layer) permite estabelecer comunicação criptografada segura entre um programa usado por alguém para navegar na internet e um site. O tipo DV é para sites que não captam dados sensíveis do usuário.
O tipo OV é para empresas e lojas virtuais de pequeno porte que captam dados sensíveis dos usuários. Já o tipo EV é para empresas e lojas virtuais de grande porte que captam dados sensíveis do usuário.
Fonte: Serasa Experian
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