Assinatura Digital de Contratos | Hora de otimizar e reduzir custos

Por  Guilherme Silva Freitas*

Guilherme Freitas

Depois das apresentações realizadas no último CertForum, tenho recebido diversos contatos sobre o case de assinatura digital de contratos que ajudamos a implementar na Fiat Chrysler, principalmente em relação aos aspectos práticos do projeto.

Além das dúvidas, absolutamente normais em processos inovadores, tenho visto pessoas que ainda questionam os benefícios econômicos da assinatura de contratos em formato 100% digital.

O momento é oportuno para falarmos sobre os ganhos desta importante ferramenta, aproveitando uma época de instabilidade econômica que, naturalmente, nos faz refletir sobre processos de otimização e redução de custos. Então, questionado se realmente vale a pena trocar o arcaico processo físico pelo fluxo digital de assinatura de contratos, vamos calcular quanto custa assinar contratos fisicamente.

Os números abaixo servem de referência e, com base na realidade de cada empresa, tirem suas próprias conclusões.

1. Custos Variáveis

Não é difícil levantar uma base comum de esforços empregados no processo de gestão e assinatura de contratos nas empresas. Todas elas certamente imprimem documentos, fazem gestão manual de assinatura (testemunhas, carimbos, diretores e etc…) e, a grande maioria, reconhece firma dos signatários e envia documentos físicos via Correios ou portador. Portanto, partindo de um exemplo fictício (a empresa “Old-fashioned Ltda” assina 100 contratos por mês – número razoável para uma empresa brasileira de grande porte), e considerando uma estimativa de custo efetivo dos recursos utilizados no processo (materiais e humanos), chegamos ao seguinte resultado:

Impressões. Considerando um volume de 30 folhas por contrato (ao preço médio de R$0,10 por impressão) os administradores da Old-fashioned estão desembolsando R$3.600,00 anualmente com o processo de assinatura manual de contratos, sem considerar outros custos inerentes, tais como manutenção e aluguel de equipamentos.

Material de Escritório/Arquivo. Ao final do processo de validação e assinatura dos contratos, os documentos normalmente são mantidos em arquivo físico, utilizando-se plástico (ao custo de R$0,32 por contrato), pasta suspensa (R$5,00) e pasta vetro lateral (R$3,50), totalizando R$10.584,00 Não consideramos no cáuculo o espaço físico necessário para se ter um arquivo dos contratos, que certamente ocupa consideráveis metros quadrados do escritório da empresa.

Postagem. Em fluxos que utilizam somente documentos físicos, as partes trocam as vias dos contratos pelos Correios, ao custo médio de R$32,00 (Sedex) por envio. Ao final do ano, o serviço de postagem terá recebido da Old-fashioned o montante de R$38.400,00. Consideramos que um valor similar (aproximadamente R$40.000,00) seria gasto pela contratante e seus parceiros caso o fluxo fosse realizado através de empresa de transportes especializada em entrega de documentos.

Cartório. Nem toda empresa reconhece firma dos representantes legais e das testemunhas que assinam os contratos. Considerando, por hipótese, que nossa empresa fictícia utiliza tais serviços para, no mínimo, três signatários (dois representantes legais e uma testemunha), a um valor unitário de R$5,27, a sociedade terá um custo anual de R$18.972,00.

Administração. Na Old-fashioned existe uma pessoa praticamente dedicada à gestão de todo o processo de formalização de contratos, incluindo impressão, coleta de assinaturas (testemunhas, advogados e diretores), controle de protocolos e arquivo físico. Considerando um salário de R$1.500,00 e o tempo dedicado nesta tarefa, o custo anual para a empresa seria de R$13.500,00 (considerando todos os encargos incidentes).

Validações e Assinaturas. No processo de contratação desenhado pela nossa empresa fictícia, um contrato passa pela validação/assinatura de pelo menos quatro pessoas, sendo um advogado, uma testemunha e dois representantes legais. No departamento jurídico, um advogado (salário de R$5.000,00) leva aproximadamente 25 minutos para validar, carimbar e visar um contrato de 30 páginas. A testemunha (normalmente, o gerente envolvido no processo – salário de R$15.000,00) e os dois diretores (salário de R$25.000,00 cada) levam, em média, 15 minutos no processo de análise, visto e assinatura, gerando os seguintes custos anuais pelo tempo dedicado nesta atividade: advogado (R$28.125,00); testemunha (R$50.625,00); diretores (R$168.750,00). Os valores podem aumentar consideravelmente se houver a participação de representantes de outras áreas, como suprimentos, finanças e controladoria.

Em resumo, estimamos que a Old-fashioned tenha um custo variável anual de R$332.556,00 na gestão de contratos. Considerando a base de 100 instrumentos/mês, o custo por contrato seria de R$277,13.

2. Custos Fixos

Considerando que o tipo de custo fixo pode variar muito de empresa para empresa, optamos por ilustrar as despesas utilizando itens básicos como licenças de software e terceirização de arquivo morto.

Na Old-fashioned tais custos representam, conjuntamente, uma despesa anual de R$13.500,00, agregando R$11,25 ao custo por contrato.

3. Conclusão

É claro que nem toda empresa possui a mesma estrutura e o nível de despesas da nossa sociedade fictícia, mas os números impressionam: são R$346.056,00 gastos anualmente na gestão de contratos físicos, representando um custo de R$288,38 para cada processo de contratação em papel. Este cálculo nos ajuda a refletir sobre a real necessidade de mantermos uma estrutura dedicada à gestão de processos arcaicos de assinatura e guarda de documentos. Importante ressaltar que aqui só estamos falando de contratos. A conta pode ficar ainda maior se incluirmos procurações, pedidos, propostas, memorandos, notificações, cartas de preposição, atos societários e tantos outros documentos assinados e arquivados fisicamente.

É claro que a mudança para o processo digital não irá eliminar a totalidade das despesas mencionadas acima. Contudo, a redução será expressiva, considerando que gastos com impressão, reconhecimento de firma (assinatura via certificação digital goza de presunção de autenticidade), postagem, arquivo e administração das assinaturas não serão mais necessários. O tempo consumido na validação e na assinatura serão reduzidos drasticamente, principalmente por não haver a necessidade de carimbos ou dos vistos em cada página do contrato. Um só click representa a assinatura do documento inteiro (incluindo seus anexos).

É importante ressaltar que a assinatura digital de documentos tem custo. Além dos certificados digitais das testemunhas e dos representantes legais, as empresas podem ter gastos associados à utilização das plataformas para assinatura de documentos (ou “assinadores”). Porém, este investimento provavelmente não representará 5% dos custos atualmente dedicados ao gerenciamento do processo manual.

Então, será que realmente vale a pena assinar contratos digitalmente? Bom, deixo a resposta com vocês.

*Guilherme Freitas é apaixonado por tecnologia e inovação. Bacharel em Direito e especialista em Direito Tributário, atuou desde 2006 em departamentos jurídicos de grandes empresas, principalmente no desenvolvimento e na gestão de contratos complexos. Desde setembro de 2015 é of counsel no escritório Veiga, Hallack Lanziotti e Castro Véras Advogados, especializado em contratos e em grandes operações societárias (Dúvidas: guilherme.freitas@vhclaw.com.br).

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