Como otimizar os processos de gestão de notas fiscais?
29 de março de 2018Otimizar os processos fiscais e eliminar a emissão das tradicionais notas de papel já é uma prática irreversível dentro das empresas.
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Com a automatização dos procedimentos internos, tarefas passaram a ser feitas com muito mais rapidez e praticidade e segurança.
E a gestão de notas fiscais passa a ser uma importante etapa na organização dos documentos e na otimização dos processos do dia a dia. Se antes os funcionários demoravam horas para armazenar ou mesmo resgatar um documento, com a adoção da tecnologia nos processos fiscais a rastreabilidade dos documentos passou a ser mais rápida e a gestão documental mais eficiente.
Listamos 6 dicas de como otimizar os processos de gestão de notas fiscais e acabar de vez com o desperdício de tempo e de recursos. Continue a leitura e fique por dentro!
1. Elimine o uso de documentos físicos
Antes da adoção das notas fiscais eletrônicas, as empresas tinham que emitir as notas por meio dos tradicionais blocos ou talões de papel. Com essa rotina, era difícil otimizar os processos ou mesmo manter uma boa gestão de documentos fiscais.
Mas hoje, com a possibilidade de implementação de softwares de emissão e gestão, a rotina fiscal passou a ser facilitada. Tanto pelo gasto que o uso de papéis oferece no processo de impressão e armazenamento, como pelo tempo perdido na busca manual desses arquivos, as empresas passaram a se beneficiar com as notas fiscais eletrônicas.
O ideal é que o empreendedor tenha conhecimento de quais documentos devem ser mantidos em meio físico. Assim, é possível guardar somente a cópia digital dos demais, ganhando mais espaço e agilidade na busca e gestão fiscal.
2. Implemente um sistema de gestão
O armazenamento e a validação das notas fiscais precisam ser feitos de forma correta e segura, através da emissão da DANFE. Assim, quando a empresa realiza uma gestão de notas fiscais eficiente, evita o pagamento de notas canceladas ou o esquecimento de validações no portal da Secretaria da Fazenda (SEFAZ).
A implementação de um sistema de gerenciamento possibilita otimizar, por exemplo, as compras e emissões dos documentos fiscais. Além disso, o gestor passa a ter maior controle do que já foi feito e do que está agendado para os próximos dias, evitando atrasos de pagamentos, incidência de multas e cobrança de juros.
A adoção de um sistema de gestão fiscal é fundamental para empresas que querem manter as notas fiscais organizadas e com fácil rastreabilidade, procedimentos que facilitam o fechamento de caixa e balanços, por exemplo.
Um sistema de gestão unifica processos e automatiza, por exemplo, as compras e emissões. Isso significa um excelente meio de otimizar as mais diversas tarefas e setores de uma só vez!
3. Mantenha os arquivos digitais seguros
Com a possibilidade de digitalização, o processo de armazenamento, que antes era feito de forma manual em pastas físicas, passou a ser eletrônico.
Assim, é possível manter uma cópia digital dos documentos fiscais e com apenas pessoas autorizadas tendo acesso a esses arquivos eletrônicos, facilitando e simplificando a busca.
Além disso, o processo de digitalização possibilita o armazenamento em nuvem. Isso significa que arquivos e documentos passam a compor uma base de dados digital e podem ser compartilhados entre os diversos setores da organização, cujo acesso pode ser a qualquer hora e de qualquer lugar, desde que tenha login ou uso do certificado digital para autenticação e acesso à internet.
Vale destacar que a legislação tributária obriga a guarda de documentos fiscais pelo prazo de 5 anos mais um. Isso significa que na data da emissão do documento é preciso contar o exercício vigente e somar mais um ano além desse prazo.
4. Fique atento aos prazos
Não basta apenas manter o controle e armazenamento das notas fiscais, é preciso ter atenção às informações contidas nesses documentos fiscais.
Para não perder nenhum prazo ou mesmo esquecer de emitir arquivos fiscais, é fundamental ficar atento às datas de vencimento e emissão das notas fiscais.
O empreendedor pode, inclusive, utilizar como parâmetro na gestão das notas fiscais as datas de vencimento, ou seja, agrupar as notas cujo vencimento esteja próximo.
Além dos prazos, é fundamental criar uma rotina de processos, verificar a autenticidade das notas, repassar informações ao contador, automatizar o registro fiscal, armazenar cuidadosamente as notas fiscais e ter atenção aos prazos e pagamentos, de forma a se adequar às exigências do governo.
5. Tenha certificado digital válido
O certificado digital funciona como uma assinatura digital com validade jurídica. Tal documento garante proteção às transações eletrônicas, já que a tecnologia foi desenvolvida para fornecer segurança, autenticidade, confidencialidade e integridade às informações eletrônicas.
O uso de certificado digital é obrigatório para empresas que emitem nota fiscal eletrônica (NFe). Isso significa que, se a lei prevê a obrigatoriedade da emissão de documento fiscal eletrônico, antes de tudo é preciso adquirir um certificado digital.
Fique atento a validade do certificado digital, se ele estiver vencido a emissão das Notas Fiscais eletrônica não serão possíveis, evite transtorno e perda de negócios.
Mas adotar o uso de um certificado digital nos negócios está além de uma obrigatoriedade. Outros benefícios para as organizações fazerem uso da assinatura digital são:
- redução da burocracia;
- redução dos riscos de fraudes e sonegação na empresa;
- aumento da confiança e segurança;
- garantia de privacidade e confiabilidade nas transações eletrônicas;
- redução de custos com autenticações e impressões, principalmente com a possibilidade de validar o documento através da assinatura eletrônica.
6. Otimize os processos
A gestão de notas fiscais é uma importante prática para o controle e organização de documentos fiscais. É fundamental que o empreendedor adote um software que simplifique a emissão de notas, permitindo o rápido compartilhamento dos documentos e oferecendo maior precisão das informações geradas.
Para as empresas, a emissão de notas fiscais eletrônicas significa maior segurança e mais praticidade no gerenciamento dos documentos.
Ao adotar um sistema de gerenciamento, é possível eliminar de vez processos manuais de impressão e armazenamento físico de documentos.
Além disso, o software permite que toda a área contábil seja modernizada, melhorando processos desde a organização dos dados do cliente até o armazenamento correto das notas.
E você, como realiza a gestão de notas fiscais da sua empresa? Siga-nos nas redes sociais e fique por dentro de todas as nossas novidades. Corre lá!
