Renovação do certificado digital: saiba como proceder

Todos os negócios e pessoas que já possuem certificados não podem nunca se esquecer ou negligenciar a renovação do certificado digital

Escrito por VALID CERTIFICADORA*

Gradativamente, as empresas têm adotado a certificação digital para atender a obrigações legais e também para efetuar outros procedimentos com segurança e agilidade. Mas ainda há aquelas, especialmente as micro, que ainda não possuem certificados.

Em breve, porém, elas não poderão mais abrir mão da certificação — inclusive as MEIs.

Todos os negócios e pessoas que já possuem certificados (além dos que vão adquirir em breve), não podem nunca se esquecer ou negligenciar a renovação do certificado digital, pois deixá-lo expirar pode gerar transtornos, como o atraso no cumprimento de obrigações passíveis de multa.

Portanto, fique atento e evite transtornos: saiba agora como renovar sua certificação, quando é possível, o que você precisa providenciar e o que não é permitido fazer.

Renove seu e-CPF online

Nem sempre é preciso ir até um ponto de atendimento da Autoridade Certificadora para renovar a certificação quando se trata de pessoa física.

No caso do modelo A1, que não possui mídia externa e física, basta que o pedido seja feito no computador onde a certificação foi instalada, ou para o qual um backup tenha sido movido, por meio do site da certificadora. Além disso, a máquina precisa ter instalada a cadeia de certificação, que contém as chaves criptográficas.

Para o modelo A3 é feito o mesmo procedimento, porém o token USB precisa estar conectado ou o smart card deve estar no leitor e este precisa estar ligado ao computador.

Alternância entre renovações presenciais e online

Ainda não é possível realizar todas as renovações via internet. A prática é permitida de forma alternada. Então, se a última renovação do certificado digital foi via internet, a próxima obrigatoriamente deve ser presencial — o responsável precisa levar seus documentos pessoais e assinar manualmente um novo termo de titularidade e validade.

Renove seu e-CNPJ presencialmente

Até o ano passado, era possível proceder online para renovar o certificado de pessoa jurídica. Porém, no dia 18 de setembro de 2015, foi publicada a resolução 107 da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira(ICP-Brasil) — por meio de seu Comitê Gestor —, que vetou a prática a partir do primeiro dia deste ano.

Então, caso tenha um e-CNPJ, terá que refazer o procedimento da emissão da certificação: assinar o termo de titularidade presencialmente e apresentar os documentos requeridos, que mostraremos agora.

Documentos necessários para renovação presencial

Os documentos pedidos referentes à empresa são:

• seu contrato social ou outra forma de constituição, como estatuto;
• possíveis alterações do documento de constituição;
• Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ).

Os dois primeiros documentos apresentados devem ser originais ou cópias de inteiro teor disponibilizadas pelos órgãos de registro. Para contratos sociais e suas alterações, por exemplo, a emissão é feita pela Junta Comercial do estado sede.

Os documentos requeridos do representante legal responsável pela assinatura do termo de titularidade pela organização são os seguintes:

• documento com foto válido legalmente para identificação, como Carteira de Identidade e Carteira Nacional de Habilitação (CNH);
• CPF;
• comprovante de residência datado de no máximo três meses.

Além da documentação pessoal, o representante da empresa precisa disponibilizar uma foto de rosto e impressões digitais, coletadas pelo ponto de atendimento da Autoridade Certificadora no momento da renovação.

e-CPF

Como esse tipo de certificado serve apenas para pessoas físicas, titulares e próprios representantes legais, apenas as coletas digitais e os documentos pessoais — que citamos acima — são necessários.

Prepare-se com antecedência para a renovação do certificado digital

A renovação não pode ser feita após a expiração do certificado, uma vez que ele se torna inválido quando isso ocorre. Então, para evitar quaisquer problemas, recomenda-se que a renovação seja solicitada com 30 dias de antecedência em relação ao vencimento, principalmente quando há necessidade de validação presencial.

Assim, o responsável pode tranquilamente listar os requisitos, checá-los e, sendo preciso, resolver pendências — como solicitar segunda via de algum documento insubstituível.

A antecedência também é importante porque a renovação só é concluída quando as novas chaves (pública e privada) são emitidas, após assinatura virtual ou presencial, e a nova certificação fica disponível ao usuário. Ou seja, estar com a visita presencial marcada para o último dia de validade não garante que tudo ocorrerá sem problemas — qualquer contratempo pode atrapalhar o processo e atrasá-lo em um dia, o que desrespeitaria o prazo.

Esteja atento a algumas proibições antes de proceder

A falta de cuidado com o prazo pode impedir a renovação do certificado digital, assim como também não há possibilidade de renová-lo fazendo alterações. Veja o que você precisa saber sobre os casos específicos mais comuns:

Não é possível renovar o certificado digital expirado ou revogado

Não deixe para renovar sua certificação após o término da validade pelos motivos listados acima. Caso isso ocorra, é preciso fazer um novo certificado, com o mesmo procedimento realizado em sua emissão.

E se você tiver revogado a certificação por algum motivo — como perspectiva de não utilizá-la novamente — não poderá renová-la porque a revogação também a invalida. Então, é preciso emitir uma nova.

Não é possível renovar o certificado e mudar seu tipo

Também não há a possibilidade de renovar a certificação alterando seu perfil. O certificado A1, válido por um ano e obtido com software de instalação, não pode ser renovado e transformado em A3, que vale por três anos e é utilizado com hardware — em smart card ou token USB. E um e-CNPJ, caso a empresa seja fechada, por exemplo, não pode mudar para um e-CPF para que o representante continue utilizando com fins pessoais.

Para a alteração de modelo, é preciso revogar o certificado original e requisitar o segundo. Já para obter um e-CPF não é obrigatório revogar o e-CNPJ, mas é necessário adquiri-lo normalmente.

Não há como escolher outra Autoridade Certificadora para renovação

Toda renovação, presencial ou online, deve ser feita com a mesma certificadora da ocasião da emissão. Não é possível renovar o certificado com uma autoridade diferente. Portanto, se você deseja trocar de Autoridade Certificadora, revogue sua certificação e adquira uma nova.

*VALID CERTIFICADORA