5 razões para usar a assinatura digital no e-mail corporativo

A Valid Certificadora fala sobre as vantagens da assinatura digital na comunicação corporativa

Sabemos o quanto os e-mails facilitaram a comunicação entre as pessoas, principalmente para assuntos de negócio. Não importa a distância, não importa o horário: os e-mails podem ser enviados para agilizar processos empresariais.

Com a assinatura digital, os e-mails corporativos tornam-se ainda mais eficientes e seguros. Os gestores devem considerar a possibilidade de usar essa ferramenta no processo de troca de mensagens via e-mail.

Você ainda não conhece essa solução? Veja algumas razões para fazer uso da assinatura digital nos e-mails corporativos que você envia!

1. Validade jurídica na troca de mensagens

A assinatura digital substitui a assinatura do mundo físico, servindo para garantir a autenticidade das informações passadas pelo remetente. O Certificado Digital comprova que determinada chave privada (conhecida somente por seu dono) pertence realmente a uma pessoa específica.

O Certificado Digital é um documento eletrônico assinado digitalmente que contém a identificação da pessoa e sua chave pública (usada na verificação da validade da assinatura), respaldadas por uma AC (Autoridade Certificadora).

A AC é chamada de “terceiro de confiança”, ou seja, é uma entidade externa na qual os envolvidos (signatário e destinatário) confiam. Por essa razão, a empresa deve procurar uma Autoridade Certificadora e solicitar uma chave privada.

No Brasil, as Autoridades Certificadoras são autorizadas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), instituição do governo que criou a ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira). O ITI credencia as empresas a fornecer certificados no padrão ICP-Brasil.

A ICP-Brasil fiscaliza e audita a emissão de certificados digitais das ACs, garantindo confiabilidade total no processo de certificação. Assim, a ICP respalda a presunção legal de integridade, autenticidade e não repúdio aos arquivos assinados digitalmente.

Com a edição da MP 2200-2/2001, determinou-se a validade legal de todos os documentos e arquivos assinados de forma digital (usando os certificados digitais emitidos e controlados pela ICP-Brasil).

2. Mais segurança no envio das informações

Outro motivo para você utilizar a assinatura digital em seus e-mails corporativos é que, com ela, eles estão muito mais seguros.

A função da assinatura é evitar que outra pessoa, mal-intencionada, use sua identidade para realizar transações ilícitas, prejudicando você e sua empresa. Para conferir segurança aos negócios online, a assinatura digital é uma das melhores garantias. Por meio dela, é possível verificar se o emissor da mensagem é efetivamente quem ele diz ser.

As chaves privadas, já citadas no tópico anterior, são uma série de bits criptografados que habilitam somente algumas pessoas a emitir e receber determinados arquivos. O nome do emissor original, ou signatário, permanecerá sempre associado ao serviço ou ao arquivo. Consequentemente, não haverá dúvidas sobre quem gerou o arquivo, sobre quem é o seu autor, ou seja, a verdadeira pessoa responsável por sua emissão.

Para enviar e-mails corporativos com mais segurança, é preciso conseguir um hash (resultado de uma função que criptografa e confere identidade única para os dados utilizados).

Estabelece-se, assim, uma comunicação entre duas ou mais pessoas, e é necessário que ao menos uma delas tenha a chave simétrica (chave privada) e que as outras possuam as chaves assimétricas (chaves públicas).

3. Credibilidade para a empresa

Se sua empresa usa assinatura digital no envio de e-mails corporativos, isso certamente é um ponto a favor dela na percepção das empresas parceiras, dos clientes e do mercado em geral.

A empresa se afirma como idônea e bem-intencionada, capaz de realizar negócios com transparência e segurança.

A assinatura digital em e-mails corporativos é uma prova de que a empresa se preocupa em aplicar estratégias de defesa para proteger os dados da corporação e das outras pessoas envolvidas no processo. Não está disposta a correr riscos desnecessários, deixando vulneráveis seus clientes, fornecedores e outros parceiros.

4. Possibilidade de usar e-mail como prova documental

Com o desenvolvimento dinâmico da comunicação online, é compreensível que os e-mails sejam tão importantes como canalizadores de informações de diferentes naturezas. Em uma empresa, muita coisa pode ser discutida e planejada por correio eletrônico: relações de compra e venda; tabelas de preços para os clientes; cobranças; agendamento de visitas e reuniões; envio de dados sigilosos; elaboração de estratégias de vendas e de marketing; entre outros.

Como já é sabido, os e-mails corporativos têm validade jurídica e podem ser até aproveitados como prova documental. E-mails sem certificação digital, por outro lado, não podem ser considerados como plenamente confiáveis. Uma mensagem atravessa servidores, contas de e-mail e penetra na rede, permanecendo gravada em um banco de dados. Porém, somente uma cópia impressa de um e-mail não é garantia de que a mensagem não foi adulterada.

Qualquer evidência, desde que seja realmente verídica, pode ser usada como prova documental (conforme o Processo Civil, artigo 332 do CPC). Mas, para que os documentos tenham “eficácia probante”, eles precisam ser assinados. Assim, a assinatura digital se torna praticamente um pré-requisito para o uso de e-mails corporativos como provas documentais. Sem essa assinatura, a parte contrária pode impugnar a prova, sendo necessária a realização de perícia.

Portanto, a utilização da assinatura digital pode dispensar a necessidade de perícia em ações judiciais, acelerando o processo que, de outra forma, poderia demorar ainda mais.

Vale lembrar que, no Direito Civil do Brasil, existem cinco maneiras de prestar alegação: inspeção judicial, prova testemunhal, prova documental, confissão e prova pericial. É como prova documental que podem ser usados os e-mails corporativos com assinatura eletrônica.

5. Redução de custos

A assinatura digital em e-mails corporativos também ajuda a reduzir custos com postagens e transporte, já que a empresa poderá fazer negócios e enviar mensagens de qualquer tipo com total segurança.

Por exemplo, o gestor não precisa se deslocar até um local específico para realizar uma negociação, gastando com combustível, enfrentando o trânsito, correndo o risco de se atrasar.

Não há necessidade de esperar pela disponibilidade de uma das partes interessadas, já que o e-mail pode ser enviado em qualquer momento e de qualquer lugar e fica armazenado na caixa de entrada do destinatário.

Atualmente, as postagens mais seguras são feitas por meio de carta registrada e Sedex. E um e-mail corporativo com assinatura eletrônica é mais rápido, barato e garantido do que essas duas opções.

E você, já utiliza os e-mails corporativos com assinatura digital em sua empresa?

Se você desejar ter mais informações sobre certificados digitais, entre em contato com a VALID Certificadora, autora desse artigo!