CASE BRF | Assinatura de Documentos Eletrônicos

Área de Compras da BRF, detentora das marcas Sadia, Perdigão e Qualy,  reduziu em 68% o tempo necessário para a assinatura de contratos com fornecedores.

Cliente

BRF

Fornecedor

Qualisign

Solução Proposta

Solução SaaS (Software como Serviço) de Assinatura Digital e Workflow através do Portal QualiSign

Necessidade do Cliente

Agilizar a formalização e gestão de contratos e simplificar processos

Principais Resultados

Área de Compras reduziu em 68% o tempo necessário para a assinatura de contratos com fornecedores

A Experiência

Imagine uma empresa com cerca de 96 mil funcionários, 44 fábricas, fornecendo alimentos para mais de 120 países. Esta é a BRF, uma das maiores empresas de alimentos do mundo.

Para fazê-la funcionar, dentre outras coisas, é necessário ter uma enorme infraestrutura, uma gestão eficaz e uma rede de fornecedores capaz de suportar toda a demanda gerada. Hoje são cerca de 5000 fornecedores. Para que esta teia de provedores de matéria-prima e serviços, possa manter todas as unidades fabris funcionando e produzindo de maneira perfeita, existe a necessidade de uma área de gestão de compras e contratos muito eficiente.

O Problema

Na gestão desses fornecedores, o processo de formalização é um dos grandes consumidores de tempo. São pilhas de papel e informações dos processos de avaliação, negociação e contratação. O tempo necessário para formalização dos contratos com os fornecedores era muito longo.

Em média demandava 62 dias entre o trâmite de papéis para coleta de assinaturas dos executivos da empresa e do fornecedor, aprovação de áreas técnicas, rubricas, idas e vindas para ajuste do contrato e negociação com os próprios fornecedores. Giulliano Sandrini, CSC Executive Manager, identificou este problema. “O processo era muito lento e precisávamos encontrar alternativas viáveis para agilizarmos o processo, beneficiando tanto a BRF como os seus fornecedores”, enfatizou.

A Solução

Analisando o processo de contratação de fornecedores existente na época, constatou-se que a solução era acabar com o papel e simplificar o processo de formalização dos contratos, de forma que as partes pudessem fechar o contrato rapidamente. A BRF partiu então em busca de um fornecedor que pudesse suprir esta necessidade de uma maneira rápida e segura. Na análise das alternativas disponíveis a BRF decidiu pela contratação de um portal de assinatura digital. A escolha recaiu sobre o Portal QualiSign. “Os diferenciais foram a parametrização do sistema, que se mostrou bastante flexível e voltada para o mercado empresarial, além da implementação de solução personalizada em um curto espaço de tempo”, comentou Mitihide Hirayama, Coordenador de Compras.

A BRF adotou também a notificação por E-mail Válido (EV) aos fornecedores. São notificações eletrônicas que precisam manter evidências técnicas de sua entrega, substituindo as cartas registradas com aviso de recebimento (AR). Estas notificações são utilizadas para aviso prévio de contrato e notificações contratuais (extrajudiciais). “Para o fechamento da adoção da assinatura digital, fizemos várias reuniões. Alguns executivos da empresa já haviam utilizado a assinatura digital com sucesso em outras situações e isto facilitou bastante à adoção deste serviço”, afirmou Mitihide.

Resistências ao novo

Resistências são naturais, pois durante a vida inteira formalizamos contratos utilizando papéis, carimbos, selos, rubricas, reconhecimento de firmas e outros. Não foi diferente no processo de implementação da assinatura digital com os fornecedores e procuradores internos na BRF.

Apesar da força de uma área de compras com os seus fornecedores, a estratégia adotada pela BRF foi implantar o processo de forma rápida, com persuasão, porém buscando esclarecer e orientar os fornecedores das vantagens do uso da assinatura digital. Na medida em que a área de Compras da BRF começou a explicar o porquê do uso da assinatura digital, suas vantagens e sua equivalência legal com a assinatura de próprio punho, os fornecedores foram entendendo o novo processo e se adequando rapidamente ao uso da assinatura digital nos novos contratos, aditivos e outros documentos.

“A BRF possui cerca de 5.000 fornecedores e a meta é atingir 95% deles, sendo que 70% deles até julho deste ano. Alguns já perceberam claramente os benefícios da rapidez, simplicidade e outras vantagens do novo processo. Tivemos também uma adesão crescente e hoje alguns fornecedores já nos perguntam: “como não tinha isso antes? ”. Outros ainda têm um pouco de dificuldade, mas se adaptarão com um pouco mais de tempo. “, lembrou Sandrini.

Resultados já aferidos

Com este volume de fornecedores o processo de implantação, que teve início em janeiro/2015, ainda está em andamento, porém dentro dos prazos estabelecidos. O processo de contratação em meio papel levava em média 62 dias, sendo que 25 destes estavam associados apenas ao processo de formalização dos contratos. Este prazo foi reduzido para apenas 8 dias, o que significa uma redução de 68% do tempo em relação à formalização em papel. “Isto já seria suficiente para comemorar, porém nossa expectativa é reduzir este tempo para apenas 2 dias: 1 dia para a BRF e o outro para o fornecedor. A redução de custos também ocorreu, porém ainda não foi devidamente mensurada”, declarou Mitihide.

“Existem outras vantagens que estamos percebendo. A simplificação dos processos tem trazido mais produtividade ao pessoal de compras, pois já não há necessidade de tantos controles e papeis. As informações estão todas centralizadas e disponíveis no Portal QualiSign, com rápido acesso à situação de cada um dos contratos. Outro benefício é a sustentabilidade com foco na melhoria contínua. A assinatura digital é uma solução verde com redução tangível no consumo de água, energia elétrica e emissão de CO2 que seriam utilizados na fabricação e remessa de papéis, ” complementou Sandrini.

Com esta experiência positiva, a BRF já está avaliando o uso da assinatura digital em outras áreas, outros tipos de documentos e mesmo com fornecedores de outros países. Mas a prioridade agora é implementar integralmente a assinatura digital de contratos para todos os fornecedores atingindo a meta de 2 dias para o processo de formalização.

Inovação com resultados

“Hoje as grandes empresas são demandadas por uma pressão grande de resultados. Os processos operacionais podem ajudar decisivamente afetando diretamente a eficácia operacional da empresa e por consequência seus resultados. A implantação da cultura do paperless já não é uma visão inovadora de um futuro melhor, é a realidade com resultados palpáveis. Isto nos contagia e estimula a almejar novos e maiores desafios na busca da excelência, ” concluiu Sandrini.