O que você precisa saber sobre documentos eletrônicos

Praticidade e segurança são duas características cada vez mais valorizadas nos processos operacionais das empresas contemporâneas.

Por DocuSign

Por isso, os documentos eletrônicos são importantes aliados para a otimização das suas atividades. Já que facilitam o compartilhamento de informações por meios digitais, e ainda ajudam a economizar graças à redução do uso de papel.

Esses documentos podem ser utilizados em diferentes transações, desde vendas até prestação de serviços. Entender quais são os tipos de documentos que podem ser produzidos nesse formato é vital para que sejam administrados e armazenados de forma correta.

Quer saber mais sobre o assunto? Neste post, vamos abordar tudo o que você precisa saber sobre documentos eletrônicos. Confira!

O que é um documento eletrônico?

Pode ser definido como documento eletrônico todo o registro que utiliza como meio físico um mecanismo eletrônico, como um computador. Outra característica desse formato é a possibilidade de armazenar novas informações que possam ser alteradas ou eliminadas com facilidade.

É importante ressaltar que o documento eletrônico e o digital não são a mesma coisa, apesar de serem confundidos com frequência. Isso porque as formas de acesso são diferentes.

Um documento eletrônico é acessível e interpretável a partir do uso de um equipamento eletrônico, como computador, tablet e smartphone. Além de existir a opção de registrá-lo, ou codificá-lo com dígitos binários ou analogicamente. 

Enquanto um documento digital é um documento eletrônico, mas que está estruturado em dígitos binários, que só podem ser acessados quando se utiliza um sistema operacional. Portanto, pode-se dizer que todo o documento digital é considerado um documento eletrônico. Contudo, não são todos os documentos eletrônicos que são digitais.

Quais são os principais documentos eletrônicos?

Seja qual for a sua área de atuação, as empresas costumam produzir um grande volume de documentos devido às suas operações internas e negociações externas. Veja a seguir quais são os documentos eletrônicos mais comuns nas organizações.

Planilhas

As planilhas nada mais são do que um modelo de tabela que apresenta dados ou executa cálculos. Esse documento é estruturado em colunas e linhas, e tem como objetivo promover a organização de informações de um determinado segmento da empresa.

Nota fiscal eletrônica

Bastante comum no setor de comércio, a Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e) é um documento eletrônico e digital. Sua função é formalizar a realização de vendas tanto de serviços, quanto de produtos no ambiente digital ou físico.

Certificado digital

Considerado a identidade eletrônica de uma empresa ou pessoa física, o certificado digital é uma carteira de identificação desenvolvida para o ambiente virtual. Ela possibilita a assinatura de documentos pela internet, conferindo a eles o mesmo valor jurídico dado à assinatura manuscrita, porém, sem a necessidade de reconhecimento de firma.

Contratos

Os contratos são documentos que estabelecem um acordo formal entre duas partes. Apresentam os dados dos interessados, os seus interesses, bem como obrigações e deveres diante de uma negociação firmada. No mundo dos negócios, todas as negociações se dão por meio de contratos.

Recibos

Também são indispensáveis para as negociações. Os recibos são documentos que reconhecem que uma empresa ou pessoa recebeu uma determinada quantia em dinheiro. Ou recebeu uma propriedade em forma de pagamento por um determinado serviço prestado, ou um bem comercializado.

Quais as vantagens para o negócio?

O uso de documentos eletrônicos impacta positivamente no ambiente de trabalho das empresas. Uma vez que contribui para a otimização da sua rotina de processos, o que resulta na economia de tempo e dinheiro. Entenda quais são os principais benefícios associados à adoção de documentos no formato eletrônico no tópico a seguir.

Aumenta a produtividade

Quando se utiliza documentos em papel físico, é preciso mantê-los em armários distribuídos pela empresa. Isso demanda não só espaço, mas também tempo, toda vez que é necessário buscar uma informação específica.

No formato eletrônico, basta pesquisar pelo nome do arquivo no dispositivo em que o documento está armazenado para encontrá-lo, sem ter que revirar pilhas de papel.

Além disso, os documentos eletrônicos também podem ser disponibilizados e acessados em diferentes partes do mundo, a qualquer momento e a qualquer lugar. Dessa forma, é possível aumentar a produtividade das suas equipes, tendo em vista que os documentos podem ser encontrados e editados em menor tempo.

Facilita a colaboração

O compartilhamento dos documentos eletrônicos é muito mais prático, pois podem ser enviados a um grande número de pessoas por e-mail. Ou podem ser mantidos em plataformas com controle de acesso, o que permite que só pessoas autorizadas possam acessá-los. Assim, as equipes de trabalho podem colaborar, editar e atualizar as informações de um documento com facilidade.

Ajuda reduzir custos

Os custos relacionados aos documentos físicos não envolvem apenas a compra de papel, mas também a aquisição de equipamentos e manutenção de funcionários para gerenciá-los e mantê-los sempre organizados. Ao optar pela modalidade eletrônica, essas despesas são eliminadas, assim, colaborando para a redução de custos da sua empresa.

Amplia a segurança das informações

A maioria dos documentos contém informações confidenciais, que só devem ser visualizadas por pessoas autorizadas. Ao contrário do que pode acontecer com os documentos mantidos em papel, os documentos eletrônicos não podem ser extraviados ou danificados. Além de existir a possibilidade de estabelecer códigos de acesso para que não sejam abertos por indivíduos não autorizados.

Como realizar a gestão de documentos eletrônicos?

A gestão eletrônica de documentos é essencial para manter as informações de sua empresa seguras, acessíveis e organizadas. Para isso, é necessário adotar uma ferramenta digital que permita a gestão do ciclo de vida dos documentos, como contratos. Além da automatização do seu processo de elaboração — fator que reduz a burocracia envolvida nessa atividade.

Outra forma de potencializar o uso dos documentos eletrônicos é por meio da assinatura eletrônica. Ela permite que vários tipos de documentos, como cartas de oferta e contratos de vendas, possam ser assinados eletronicamente de forma remota. O serviço reduz o tempo para o fechamento de negócios, mantém a confidencialidade e a conformidade necessária com a lei.

Por fim, os documentos eletrônicos contribuem para a otimização do fluxo de trabalho nos ambientes corporativos de todos os portes, pois proporcionam praticidade, rapidez e segurança para os seus processos internos e externos.

Em conjunto com a assinatura eletrônica, eles eliminam o excesso de burocracia, de modo que os seus profissionais possam dar mais atenção às questões estratégicas de seus negócios.

Fonte: DocuSign Blog

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