Seis casos práticos de digitalização de processos com a ajuda da tecnologia

A digitalização de processos é o primeiro passo rumo à desmaterialização — estágio em que os documentos já nascem eletrônicos

A tecnologia chegou aos segmentos mais tradicionais e hoje a digitalização de processos é vista como uma prática essencial para os negócios, contribuindo para o gerenciamento de custos, desenvolvimento de novos produtos e entrada em novos mercados. 

Assim, desde a assinatura de um contrato à emissão de uma receita médica, praticamente tudo já pode ser feito sem gastar nenhuma folha de papel.

A digitalização de processos é o primeiro passo rumo à desmaterialização — estágio em que os documentos já nascem eletrônicos — e, ainda, à formação de ecossistemas e redes e parceiros. 

Esse, aliás, já é um dos objetivos de muitos executivos brasileiros que, em sua maioria, impulsionados pelas novas demandas da pandemia, planejam priorizar a transformação digital até 2022. 

Para fazer essa transformação de forma segura, é preciso investir em identificação, formalização e registro digital, adotando tecnologias como o certificado digital, a assinatura digital ou eletrônica e o carimbo do tempo. Neste artigo, conheça 10 casos de sucesso com essas soluções.

Digitalização de processos: como as tecnologias de certificação digital contribuem

A digitalização de processos não se restringe à eliminação do papel. Há outros benefícios, como a otimização de processos, aumento de produtividade e redução de custos. 

No entanto, para que as atividades no meio digital ocorram com segurança e os documentos eletrônicos tenham validade jurídica, é preciso investir em tecnologias de certificação digital. 

Assim, se você precisa assinar um contrato com um cliente de Singapura, por exemplo, é possível garantir a integridade e autenticidade do documento mesmo à distância. 

Certificado digital

Funciona como um CPF ou CNPJ no meio digital, pois armazena os dados que comprovam, de forma inequívoca, a identidade do signatário. É vinculado a duas chaves criptográficas, uma pública e outra privada. Podem ser de dois tipos:

– Certificado Digital Corporativo: emitido por uma Autoridade Certificadora Corporativa, precisa ser aceito por todas as partes para ser utilizado. É indicado para uso interno em empresas ou documentos e processos de grau de risco moderado.

– Certificado Digital ICP-Brasil: emitido por uma Autoridade Certificadora vinculada a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Oferece o maior nível de qualificação e segurança, por isso pode ser utilizado para processos que envolvem o mais alto grau de risco ou sigilo. 

Biometria

Tecnologia para captação e comparação de traços fisiológicos — como impressão digital — ou comportamentais de uma pessoa com os dados armazenados num banco de dados com o objetivo de validar um procedimento.

Assinatura eletrônica 

Refere-se ao ato da assinatura em si, quando a pessoa ou organização signatária atesta que as informações de um documento são verdadeiras e confirma sua integridade. De acordo com a Lei n° 14.063 de 2020, são classificadas em três tipos:

– Simples: faz a identificação do signatário a partir da associação de dados eletrônicos, como CPF, PIN, biometria, login e senha, geolocalização e e-mail. Recomendada apenas para processos sem qualquer grau de sigilo.

– Avançada: identifica o signatário de modo unívoco através de certificado digital corporativo e outros métodos de associação admitidos pelas partes, como a biometria. Indicada para documentos de considerável grau de criticidade e sigilo.

– Qualificada: também identifica o signatário de modo unívoco, porém por meio do certificado digital ICP-Brasil. Deve ser usado em processos sigilosos, como atestados médicos eletrônicos, prescrições de remédios controlados e emissões de notas fiscais. A assinatura eletrônica qualificada equivale a assinatura digital, regulamentada desde 2001 pela Medida Provisória 2.200-2 —norma que criou a ICP-Brasil.

Carimbo do tempo

Trata-se de uma tecnologia de referência temporal fundamental para garantir que a data e hora da assinatura de um documento estão corretas e que o certificado digital utilizado estava válido. Para isso, a solução recorre a uma terceira fonte confiável: a Autoridade do Carimbo do Tempo (ACT).

10 casos de sucesso com tecnologias da BRy

Para consolidar a digitalização de processos e impulsionar a transformação digital, algumas empresas decidiram investir em soluções da BRy Tecnologia para identificação, formalização e registro digitais, ou seja, implantaram nossas plataformas de certificado digital, assinatura eletrônica e carimbo do tempo. Confira 10 casos de sucesso:

Caso 1: a digitalização de processos transforma o registro do ponto de trabalhadores

Apesar de a legislação trabalhista brasileira exigir uma série de garantias e comprovações que dependem muito do papel, a certificação digital já permite unir duas realidades ideais: o cumprimento das obrigações legais e aperfeiçoar a gestão reduzindo ou eliminando o uso de registros impressos.

Um exemplo era o desafio que uma grande empresa brasileira, com atuação em vários segmentos e por todo o país: marcar o horário de entrada e saída cumprido pelos funcionários onde quer que eles estivessem. Era preciso eliminar a necessidade de que eles fossem até a sede para registrar o ponto e depois se deslocassem até onde tinham que trabalhar.

Ao mesmo tempo em que eles sabiam que a tecnologia e o próprio ponto eletrônico podiam oferecer essa flexibilidade, não queriam — nem podiam — deixar de cumprir a lei. O ponto tem que ser batido no relógio — preferencialmente com a biometria —, gerar comprovante e atender uma série de outras exigências. Como, então, espalhar essa solução pelo Brasil?

Graças à implementação do BRy Carimbo do Tempo a empresa pôde vincular a cada registro de ponto uma data e hora precisas, sincronizadas com a Hora Legal Brasileira, para garantir a integridade da marcação pela internet via celular. 

A adesão desta tecnologia garantiu que cada registro ganhasse um “lacre digital” do momento exato em que foi feito, amplamente aceito pela justiça. Além da hora, o registro do ponto era feito com a coleta de outros indícios como geolocalização e reconhecimento facial do colaborador.

Caso 2: a transmissão dos resultados de pesquisas de campo sem nenhum papel

Um grande instituto de pesquisas brasileiro tinha como meta, em 2020, realizar uma pesquisa com toda a população brasileira sem usar nenhuma folha de papel. A forma de coleta das informações já foi definida: via smartphones.

Porém, um desafio persistia: como ter uma plataforma que permita que os dados sejam coletados e armazenados digitalmente com garantia de autenticidade? A solução passa por quatro recursos que operam de forma conjunta:

– BRy ICP: essa infraestrutura permite que a instituição se torne uma autoridade certificadora corporativa e emita certificados corporativos para cada um dos pesquisadores;

– BRy KMS: repositório seguro, baseado no uso de HSMs (Hardware Security Modules) que mantém os certificados na nuvem, acessíveis de qualquer dispositivo conectado à internet (com a devida autenticação);

– BRy Framework: solução que permite integrar a assinatura digital na aplicação do instituto, possibilitando ao entrevistador assinar os dados coletados digitalmente;

– BRy Carimbo do Tempo: insere a data e hora oficial garantindo que o certificado utilizado no momento da assinatura era válido, além da integridade das evidências coletadas a longo prazo.

A solução foi a aplicação das tecnologias de certificação digital para a emissão do certificado digital corporativo para cada entrevistador (mantido na nuvem do instituto) e a tecnologia de assinatura digital.

Caso 3: operações financeiras de crédito no modelo paperless

Uma grande financeira com atuação em todo o Brasil tem na concessão de crédito um dos seus maiores produtos. Para evitar que esse procedimento seja lento, burocrático e dispendioso, a utilização da assinatura eletrônica permitiu que o cliente assinasse um documento digital sem a necessidade de ter um certificado.

O lado do cliente foi resolvido por meio da assinatura eletrônica, feita num tablet. Dessa forma, ele pode ler o contrato e assiná-lo com uma caneta digital. Já a financeira utiliza seu certificado digital ICP-Brasil para assinatura do mesmo.

O resultado é um conjunto de elementos que comprovam tanto a solicitação da operação por parte do cliente quanto a validade do contrato por parte da financeira. Isso tudo graças ao certificado que comprova a autenticidade da assinatura da empresa.

Para inovar nos seus processos, a financeira utilizou, além das soluções BRy KMS e BRy Framework, a BRy ACT. A BRy ACT é uma Autoridade de Carimbo do Tempo credenciada junto à ICP-Brasil para a emissão de carimbo do tempo. É o registro de tempo com máxima validade jurídica no mercado brasileiro.

E o resultado dessa inovação toda? Mais de cem mil contratos assinados por mês sem uma folha de papel sequer. Tudo é criado, transitado e armazenado digitalmente.

Caso 4: uso da nuvem para armazenamento de certificados digitais

A secretaria municipal de saúde de um município do sudeste brasileiro passou a emitir certificados digitais para que os médicos assinassem os prontuários dos pacientes. 

Afinal, são 1,8 mil profissionais circulando muito entre as 54 unidades médicas da cidade, e os certificados estavam armazenados em tokens — uma espécie de pen drive. Quando alguém esquecia o dispositivo, simplesmente não conseguia usar um computador para autenticar ou não tinha tempo de fazer isso.

Essa rotina foi aperfeiçoada rapidamente a partir da disponibilização de uma plataforma completa de armazenamento de certificados em nuvem. O BRy KMS armazenou os certificados digitais na nuvem, o que permitiu que os profissionais da saúde validassem os prontuários a partir de um simples login no sistema da prefeitura. 

Além do armazenamento dos certificados em nuvem, o sistema desenvolvido pelo próprio município utiliza a API de Assinatura de Assinatura Digital. Ela integra a funcionalidade ao sistema,  o que permite fazer a solicitação e receber a assinatura digital com segurança e rapidez.

Os médicos puderam, então, começar a assinar digitalmente documentos como laudos, atestados e receituários eletrônicos no próprio leito do paciente, por meio do uso de tablets e smartphones. Resultado: só o tempo de emissão dos laudos médicos caiu de um mês para sete dias.

Caso 5: abertura de franquias em tempo recorde por meio de processos digitalizados

Uma das maiores redes de franquias de cosméticos do país precisou reduzir o tempo necessário para a abertura de uma loja, que levava meses para ser concluída. Enquanto isso, o empreendedor não podia faturar, mas os gastos estavam lá.

Para destravar a liberação dos documentos para autorizar a operação, a solução envolveu uma plataforma de assinatura digital — o BRy SCAD. As solicitações começaram a ser aprovadas em menos tempo, pois se tornou possível administrar a coleta de todas as assinaturas de forma digital. 

Resultado: mais lojas abertas e faturamento crescendo. A alteração deu tão certo que a novidade foi implementada também na área de suprimentos da rede. E o tempo da tramitação dos documentos para a abertura de uma franquia caiu de trinta dias para cinco.

Caso 6: otimização do fluxo de venda das seguradoras por meio da digitalização dos processos

A contratação de um seguro ainda é uma atividade que envolve muito papel. O corretor manda a cotação, o cliente aprova, assina, envia o documento novamente para o corretor, que por sua vez manda para a seguradora.

A boa notícia é que há soluções de assinatura híbrida que ajudam muito nesse trâmite. A seguradora utiliza o certificado digital e o cliente, assina eletronicamente. 

Uma plataforma única de gestão de assinaturas, como o BRy SCAD, é completa para empresas que precisam gerenciar a assinatura em documentos que exigem a firma de várias partes. A interface é simplificada e a possibilidade de criação de um fluxo de distribuição de coleta de assinaturas são diferenciais importantes.

O tempo ganho nessa dinâmica é muito grande, já que tudo pode nascer e tramitar em meio digital sem que haja a necessidade de impressão ou envio pelo correio. 

Caso 7: redução do tempo de emissão de diplomas digitais e economia de 70%

Pioneira na emissão de certificados de conclusão de curso em formato digital, uma Instituição de Ensino Superior (IES) do Sul do país queria tornar esse processo mais rápido e, assim, acabar de vez com a emissão de diplomas impressos. A ideia foi investir em uma plataforma que fosse escalável e acessível de qualquer computador.

A IES iniciou então uma parceria com a BRy e após um projeto piloto onde mais de 45 formandos puderam enviar por e-mail os documentos necessários e solicitar a emissão do certificado com sucesso, a solução foi definitivamente implantada.

Resultado: a universidade — que conta com mais de 30 mil alunos matriculados — reduziu de 120 para 15 dias o tempo para emissão do diploma digital e ainda diminui os custos desse processo em mais de 70%: cerca de R$305,00, por certificado, são economizados. 

Caso 8: adequação a telemedicina com uso de uma API

Uma fornecedora de prontuários eletrônicos que tem como clientes o Hospital das Clínicas da Faculdade de Medicina da Universidade Federal de São Paulo, Pfizer e a Apsen Farmacêutica foi surpreendida pela liberação das modalidade de telemedicina em 2020 por conta da pandemia e precisava implantar uma solução de assinatura digital em suas soluções.

A saída encontrada foi a API de assinatura digital da BRy, que foi então integrada ao próprio sistema da empresa. Trata-se de uma ferramenta em compliance com as normas do Conselho Federal de Medicina (CFM), Conselho Federal de Farmácia (CFF) e Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), e, ainda, da ICP-Brasil.

Com a adoção da API, a empresa começou a oferecer a assinatura digital aos seus clientes em abril de 2020, sendo uma das primeiras a se adaptar à telemedicina, o que também acelerou os planos de fornecer mais serviços e produtos digitais para médicos.

Caso 9: crescimento de 20% da carteira de cliente e ampliação de mercados com solução de assinatura eletrônica 

Uma empresa com mais de 40 anos de história ingressou no mercado de tecnologia para oferecer software para gestão de documentos digitais. Pensando em oferecer uma solução mais robusta para seus clientes — e acabar com os desafios de tramitar documentos apenas no ambiente digital — a organização decidiu investir numa solução de assinatura eletrônica.

Mas em vez de desenvolver o produto, a empresa incluiu no seu sistema a API da assinatura eletrônica da BRy, além da API de diploma digital para atender seus clientes da área de educação. 

Os resultados não poderiam ser melhores: a carteira de clientes cresceu 20%, superando os 10 milhões de faturamento e ampliando sua participação em mercados, como educação, financeiro e saúde.

Caso 10: agilidade na formalização de contratos e redução do uso de papel

Com operações no Brasil, Holanda, Argentina, Paraguai, Suíça, Noruega e China, uma grande empresa de commodities da América Latina precisava tornar a formalização de negócio e a contração de bens e serviços mais ágil. O processo como um todo poderia chegar a até 30 dias.

A empresa contratou então soluções da BRy para emitir certificados digitais corporativos, emitir e verificar assinaturas eletrônicas de documentos. A organização também implantou o carimbo do tempo para aumentar a segurança e a tempestividade dos contratos.

Hoje, todos os diretores da empresa usam a tecnologia da BRy — já contam com aproximadamente 140 certificados digitais — e o tempo de espera pela assinatura diminuiu drasticamente. No futuro, a companhia espera que seus mais de 6 mil colaboradores também façam uso das soluções para eliminar o uso de papel.

Publicado originalmente em https://www.bry.com.br/blog/digitalizacao-de-processos/ 

Sobre a BRy Tecnologia

Fundada em 2001 por professores universitários apaixonados por tecnologia, a BRy Tecnologia é especialista em Identificação Digital, Formalização Digital e Registro Eletrônico de pessoas, processos e documentos.

O propósito da empresa é ajudar a desburocratizar processos por meio da transformação paperless, facilitando a vida das pessoas e das organizações.

O investimento em pesquisa e desenvolvimento está presente desde a concepção da BRy, com parcerias com universidades para a criação de alta tecnologia brasileira. Esse foco permitiu que a empresa tivesse a maior gama de soluções em segurança digital do país, desde Assinatura Digital, Assinatura Eletrônica, Biometria, Carimbo do Tempo e Certificação Digital até assinatura com publicação em rede Blockchain.

Seus produtos e serviços otimizam tempo e recursos e facilitam os processos, garantindo segurança e integridade das informações. Com soluções para mais de 20 mil clientes de todos os portes do setor público e privado, entre eles Caixa Econômica Federal, Crefisa, Prefeitura Municipal de Vitória e AMAGGI. Atualmente, já são mais de 2 bilhões de assinaturas digitais realizadas, mais de 3 bilhões de protocolos eletrônicos gerados e mais de 100 milhões de carimbos do tempo emitidos.  

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