Como a assinatura híbrida facilita a gestão de documentos digitais

Para responder o que é assinatura híbrida, precisamos falar sobre os conceitos de assinatura digital e assinatura eletrônica

Não faz muito tempo, quando um documento digital precisava ser assinado, era necessário que todas as partes o fizessem da mesma forma. Isto é: ou todos faziam assinatura digital com certificado digital, ou todos faziam a assinatura eletrônica sem o certificado digital. 

Mas isso mudou: já é possível realizar uma assinatura híbrida. O modelo é uma combinação de assinatura digital e assinatura eletrônica no mesmo documento. 

Quando falamos em assinatura digital de contratos ou outros documentos com múltiplos signatários, é comum que as pessoas confundam dois termos parecidos: a assinatura digital e a assinatura eletrônica. 

Ambas são tecnologias que conferem mais segurança aos documentos eletrônicos, otimizam o tempo gasto com assinatura e reduzem custos com logística, quando comparadas à assinatura manual. Porém, uma não é igual à outra. Existem diferenças técnicas entre as duas. Daí a possibilidade de serem combinadas.

Mas como é possível fazer isso? E quais as vantagens de adotá-la? Neste post, vamos explicar a diferença entre os dois tipos de assinatura e os benefícios que a utilização de ambas pode trazer à sua empresa. Depois, você conhecerá a solução da BRy para assinatura híbrida. Acompanhe!

Assinatura híbrida: unindo assinatura digital e eletrônica

Para responder o que é assinatura híbrida, precisamos falar sobre os conceitos de assinatura digital e assinatura eletrônica. Vejamos cada um deles abaixo:

Assinatura digital

A assinatura digital é uma marca criptográfica inserida em um documento digital. Para realizá-la, é fundamental que o usuário tenha o seu próprio certificado digital. Ele é a identidade eletrônica de uma pessoa ou empresa, também conhecido como e-CPF ou e-CNPJ. 

Para obtê-lo, deve-se procurar uma Autoridade Certificadora. Esta entidade irá conferir os documentos necessários, a identidade do titular e criará o certificado digital.

O certificado, na prática, consiste em um arquivo contendo os dados referentes à pessoa ou empresa, protegidos por criptografia altamente complexa e com prazo de validade pré-determinado. 

Esse arquivo pode ser armazenado em um token, smart card ou em nuvem. Na hora da assinatura, são as informações criptográficas contidas no certificado que validam e conferem legitimidade à assinatura digital, comprovando que ela foi realizada pelo dono do certificado. 

Portanto, uma assinatura digital válida só é possível se o assinante possuir um certificado digital.

Assinatura eletrônica

Já para realizar uma assinatura eletrônica, não é preciso ter o certificado digital. Uma assinatura deste tipo tem a confiança determinada por outros fatores. 

Na hora da assinatura, o software assinador recolhe uma série de evidências digitais que podem garantir a identidade do assinante. Essas provas podem ser: geolocalização, endereço de IP do assinante, e-mail do usuário captados no momento da assinatura. 

A sua validade dependerá da força e veracidade dessas evidências, que precisarão ser comprovadas.

Este tipo de assinatura é utilizado somente nos casos em que as partes a aceitam e confiam, segundo a medida provisória 2.200-2 2001. Ou seja: documentos com assinatura eletrônica podem ser válidos juridicamente em alguns casos, somente se todos concordarem sobre sua validade. 

Assim, a assinatura eletrônica é recomendada para documentos de menor criticidade ou risco. 

Assinatura híbrida

Assinatura híbrida é a combinação de assinatura digital e eletrônica no mesmo documento. Ela permite, portanto, que cada signatário assine de uma forma, desde que de acordo com a lei.

Quais as vantagens de utilizar assinatura híbrida

A principal vantagem da assinatura híbrida é ampliar acesso à assinatura online. Ela não exclui pessoas que não possuem certificado digital, se for possível assinar eletronicamente. 

Nem todos os documentos precisam ter uma assinatura digital. Aliás, para a maioria deles, basta uma assinatura simples. Já é assim no mundo do papel, em que em poucos casos a assinatura de documentos requer reconhecimento de firma.

Por isso, poucas pessoas físicas, por exemplo, têm certificado digital. Com a possibilidade de assinatura híbrida, o acesso à assinatura online de diversos tipos de contratos fica ampliada, sobretudo nesses casos. 

É o que acontece com o diploma digital: o único signatário que não precisa ter certificado digital é o formando.

Há outros casos, principalmente dentro das empresas. A combinação das duas assinaturas pode ser utilizada para otimizar processos internos, se os funcionários puderem assinar documentos eletrônicos sem a necessidade de um certificado digital. A empresa poderá utilizar certificado e o funcionário assinatura eletrônica, por exemplo, em processos de contratação, solicitação de férias, documentos internos, memorandos, etc.

Dessa forma, muito mais pessoas podem assinar contratos sem sair de casa, reduzindo o tempo gasto nesse tipo de processo.

Como fazer assinatura híbrida em contratos e documentos

Fazer assinaturas híbridas é ainda mais simples que o seu conceito. A BRy Tecnologia, empresa referência em certificação digital no Brasil, é pioneira em um sistema de coleta de assinaturas que permite a inclusão dos dois tipos de firma em um mesmo documento: a solução Assinatura em Grupo.

Veja como fazer a assinatura híbrida em uma plataforma como a da BRy:

1. Dados gerais da coleta de assinaturas

Para começar, você nomeia a coleta, faz um descritivo do conteúdo, atribui uma data-limite e define outras informações.

2. Adição dos signatários

Não há limite para adições. Cada um é identificado pelo nome, número do documento (CPF ou CNPJ) e endereço de e-mail. 

3. Definição da ordem da coleta

Nesta fase, o organizador da coleta define, se necessário, uma ordem de assinatura. Com isso, o signatário só vai receber a notificação de assinar na sua vez e após a assinatura anterior ter sido executada. 

4. Escolha do tipo de assinatura para cada signatário

Nesta etapa, o gestor da coleta define os tipos de assinatura que cada assinante irá utilizar. São duas possibilidades:

• Assinatura digital com certificado digital 
• Assinatura eletrônica, sem certificado digital

5. Adicione os documentos

Selecione os documentos a assinar. O limite é de 15 documentos por cada coleta. É possível escolher o formato do documento após a assinatura: PDF, PaDes e CADES. Além disso, há a opção de agrupar todos os documentos em um único arquivo ou não. 

6. Posicione o selo da assinatura

O selo é uma representação visual da assinatura digital ou eletrônica. Ele serve para posicionar e registrar as informações dos signatários no documento. No entanto, é importante frisar que o selo não é a assinatura em si — esta não é visível, pois na prática são dados vinculados ao documento. 

7. Coleta das assinaturas

Com a coleta configurada e iniciada, os signatários vão receber um e-mail com um link para a plataforma de assinatura. Ao acessar, eles serão direcionados para assinar o documento. 

Os participantes que assinarem digitalmente deverão cadastrar o seu certificado digital na plataforma, caso ainda não tenham feito, e realizar a assinatura digital normalmente.

Já quem realiza a assinatura eletrônica precisará apenas permitir a assinatura e a coleta de dados de geolocalização do computador. 

Assinatura em Grupo: como integrar a funcionalidade

Para integrar rapidamente a funcionalidade de assinatura híbrida ao sistema da organização e aumentar a qualidade da experiência dos usuários, a BRy disponibiliza APIs. 

Saiba mais: Como funciona uma API de sistema de Assinatura Digital

A API vai permitir que o seu sistema interaja com o sistema da BRy, levando a requisição dos usuários e devolvendo a resposta. Há alguns benefícios relacionados a elas, como:

– foco da equipe de TI no negócio;

– menor complexidade em termos de desenvolvimento;

– investimento inicial menor;

– menor time-to-value;

– oferta de uma solução completa para os usuários;

– melhor usabilidade;

– e compliance.

Deseja conhecer mais sobre a solução da BRy para coleta de assinatura digital? Fale com um de nossos especialistas.

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Sobre a BRy Tecnologia

Fundada em 2001 por professores universitários apaixonados por tecnologia, a BRy Tecnologia é especialista em Identificação Digital, Formalização Digital e Registro Eletrônico de pessoas, processos e documentos.

O propósito da empresa é ajudar a desburocratizar processos por meio da transformação paperless, facilitando a vida das pessoas e das organizações.

O investimento em pesquisa e desenvolvimento está presente desde a concepção da BRy, com parcerias com universidades para a criação de alta tecnologia brasileira. Esse foco permitiu que a empresa tivesse a maior gama de soluções em segurança digital do país, desde Assinatura Digital, Assinatura Eletrônica, Biometria, Carimbo do Tempo e Certificação Digital até assinatura com publicação em rede Blockchain.

Seus produtos e serviços otimizam tempo e recursos e facilitam os processos, garantindo segurança e integridade das informações. Com soluções para mais de 20 mil clientes de todos os portes do setor público e privado, entre eles Caixa Econômica Federal, Crefisa, Prefeitura Municipal de Vitória e AMAGGI. Atualmente, já são mais de 2 bilhões de assinaturas digitais realizadas, mais de 3 bilhões de protocolos eletrônicos gerados e mais de 100 milhões de carimbos do tempo emitidos.  

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Publicado originalmente em https://www.bry.com.br/blog/assinatura-hibrida/