Prepare-se para usar documentos eletrônicos em sua empresa em 2022

Por Daniel Schneider

Passamos, pelo menos, os últimos quatro anos falando de transformação digital. E, esse termo, mais que uma expressão da moda, é uma ação necessária para manutenção das empresas no mercado.

Independentemente do setor do negócio e do porte, as empresas já utilizam o digital de algumas formas, mas é preciso ir além e realmente eliminar processos analógicos, a começar pelos documentos que devem migrar do impresso para o digital.

Os documentos eletrônicos agregam valor aos negócios por que possibilitam a gestão das informações de forma mais rápida e eficiente, o que dá visibilidade para tomada das decisões mais assertivas.

Além do ganho no desempenho administrativo, utilizar documentos eletrônicos contribui para redução de custos seja com insumos de impressão, deslocamentos para tramitação, além de reduzir o consumo de combustíveis e emissão de gás carbônico.

A transformação digital já é coisa do passado

A transformação digital já aconteceu em outras as partes do mundo e em todas as atividades econômicas.

As empresas brasileiras já utilizam há muito tempo o meio eletrônico e digital em seus processos. Na verdade, podemos dizer que utilizam processos híbridos – analógicos e eletrônicos – porque no relacionamento com órgãos públicos federais, estaduais e municipais são obrigadas a utilizar o meio eletrônico e muitas vezes com assinaturas digitais ICP-Brasil,  como por exemplo, relacionamento com as Secretarias de Fazendas para emissão de notas fiscais, declarações feitas à Receita Federal do Brasil, informes ao Conectividade Social,  abertura de empresas e alterações contratuais nas Juntas Comerciais, abertura, tramitação e acompanhamento de processos junto aos tribunais de justiça e em diversos outros tipos de relacionamentos públicos.

Agora é hora de as empresas implementarem seus próprios processos eletrônicos com as garantias de autoria, integridade, autenticidade, qualificação, confidencialidade, temporalidade dando o valor jurídico a todos os documentos que tramitam dentro da empresa e em seus relacionamentos com clientes, fornecedores e empresas parceiras.

Temos acompanhado de perto essa transformação digital acontecer em clientes que atendemos. São empresas de pequeno a grande porte transformando seus processos contábil, fiscal e jurídico e no fornecimento de certificado digital e outras soluções para assinatura e guarda de documentos eletrônicos e, por isso, podemos afirmar que muitas dessas empresas já migraram grande parte dos seus processos para o digital.

Como se preparar para essa migração de forma segura?

Aqui vão algumas dicas, mas para cada empresa existe um caminho natural para essa migração.

1 – Mapeie os macro processos da sua empresa por setor;

2 – Assinale os processos que, mesmo em parte, utilizem processos digitais;

3- Monte um plano de ação para transformar os processos que já tem parte digital para que sejam 100% digital, ou seja, de ponta a ponta eletrônico.

4 – Mapeie outros processos e classifique por volume de documentos impressos. Comece por esses que geram maior volume de documentos impressos. Monte um cronograma de migração processo a processo com prazos e responsáveis.

5 – Convoque os gestores e líderes que já utilizam os processos eletrônicos para narrar suas experiências para outros líderes da empresa que ainda estão presos aos processos em papel e assinaturas manuscritas. Essa transferência de experiência entre os colaboradores é uma das principais ações para que a migração do analógico para o digital tenham sucesso e para mudança definitiva de cultura na empresa.

Pense na longevidade dos seus documentos eletrônicos

É muito importante sua empresa contar com a orientação de fornecedores experientes em processos digitais com visão de longevidade dos documentos eletrônicos.

Alguns documentos precisam ter longevidade seja por determinação de algum regulador do setor em que sua empresa atua, seja para que sua empresa esteja coberta por garantias reais.

Os documentos que utilizam assinatura digital ICP-Brasil reúnem uma série de evidências – mencionadas no início desse artigo, que conferem garantias jurídicas e técnicas necessárias para que a empresa não tenha qualquer tipo de surpresa desagradável no futuro.

Em minha opinião, a irrefutabilidade, é uma das principais vantagens de se utilizar os certificados digitais ICP-Brasil porque a empresa fica resguardada e com a garantia de que não será questionada judicialmente quanto a validade do documento.

Nesses últimos anos, muitos aprenderam a utilizar o digital em suas rotinas básicas, no seu dia a dia pessoal e com isso fica muito mais fácil a empresa promover o avanço digital.

Minha recomendação é que você entre 2022 com o compromisso de transpor o máximo de processos da sua empresa do analógico para o digital.

Daniel Schneider CEO – AC SDI é um empresário do setor contábil e administrativo sediado em Brasília que iniciou suas atividades na ICP-Brasil em 2019, com a homologação de uma Autoridade de Registro na capital federal. Em apenas dois anos de atuação Daniel expandiu sua atuação em outros estados o que lhe motivou a se tornar uma AC de segundo Nível.

Sobre a AC SDI

A sede da AC SDI está localizada na Capital do País em Brasília e Autoridade Certificadora atende clientes em todo o Brasil. A AC tem como propósito a prestação de serviço de excelência com foco na transformação digital de empresas, na inclusão do cidadão ao universo digital e no movimento ESG – Environmental, Social and Governance que são as boas práticas para questões ambientais, sociais e de governança corporativa.  

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Leia outros do Daniel Schneider na coluna especial dedicada a AC SDI.

Redação do ENEM 2021 e Movimento Cidadão Digital Seguro

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