Certificado digital para instituição de ensino: como e por que implantar?
3 de maio de 2021O certificado digital é um documento eletrônico que tem por objetivo identificar e autenticar empresas e pessoas físicas com segurança
Você sabia que é possível utilizar certificado digital para instituição de ensino? Essa tecnologia é extremamente usual nas mais diversas atividades do dia a dia de empresas e pessoas físicas.
O que algumas pessoas ainda desconhecem é a possibilidade de utilizar o certificado digital em ambientes educacionais, como faculdades ou escolas. Pensando nisso, escrevemos este artigo.
A seguir, mostraremos tudo o que você precisa saber sobre como os certificados digitais podem ser úteis em instituições de ensino. Continue lendo!
Quais são as melhores formas de usar o certificado digital?
O certificado digital é um documento eletrônico que tem por objetivo identificar e autenticar empresas e pessoas físicas com segurança e praticidade. A sua aplicação é bastante ampla, em especial nos seguintes pontos:
- emissão de Notas Fiscais eletrônicas (NF-e);
- automatização de processos no Poder Judiciário;
- acesso a páginas e áreas logadas da Receita Federal;
- assinatura e envio de declarações e demonstrativos digitais, como as obrigações acessórias.
O funcionamento do certificado digital utiliza tecnologia avançada de criptografia, o que garante sigilo e autenticidade na transmissão de informações por meio da internet.
Explicando de outra forma, funciona como uma identidade virtual que comprova os dados de uma empresa ou pessoa em ambiente digital.
A transformação causada pela tecnologia atingiu diversos segmentos de negócios, e é claro que os ambientes educacionais não podem ficar de fora dessa modernização.
Como funciona o e-diploma?
Recentemente, as instituições de ensino passaram a ser obrigadas a realizar a digitalização do seu acervo acadêmico. O Ministério da Educação, por sua vez, criou uma determinação sobre a possibilidade da certificação para instituições de ensino.
Tal determinação foi registrada na Portaria 330/2018, instituindo a obrigatoriedade de emissão de diplomas e documentos acadêmicos em meio digital em todo o Brasil.
Tal regra é aplicada às instituições de ensino públicas e privadas. A adoção desse sistema de e-diploma necessita da utilização de um certificado digital.
A ideia principal é reduzir os casos de fraudes com a emissão falsa de certificados e diplomas, bem como agilizar o processo de emissão desse tipo de documento.
É importante ressaltar que a instituição de ensino pode continuar fazendo sua emissão física de diplomas, porém, a versão digital é obrigatória.
A Portaria 1.095/2018 e a Portaria 554/2020 determinaram algumas regras para validar um diploma digital. A primeira delas, é voltada a política de assinatura, tecnicamente conhecida como AD-RC. Esse tipo de assinatura exige o uso de um Carimbo de Tempo.
A segunda regra, é referente ao formato do arquivo do diploma digital, que seria o XML com algumas particularidades voltadas para o mundo acadêmico.
Para que a instituição atenda a essas exigências é importante contar com uma Autoridade Certificadora (AC) e uma Autoridade Certificadora de Carimbo de Tempo (ACT), credenciadas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), como é o caso da Valid Certificadora.
A Valid Certificadora pode ajudar escolas, faculdades e universidades que já utilizam assinatura digital no padrão ICP-Brasil e necessitam de um Carimbo de Tempo para integrar em sistemas internos, além de prestar um serviço completo de assinatura digital por meio de sua solução VSigner e suas API’s.
Quais são as vantagens de incluir o certificado digital para instituição de ensino?
Confira a seguir as principais vantagens que as instituições de ensino podem conquistar com o uso de certificados digitais.
Redução de custos
Inicialmente, haverá uma grande redução de custos relativos à impressão. Essas organizações gastam boas quantias de dinheiro emitindo documentos que, na maioria dos casos, é feita em papel especial e impresso com tinta colorida, além do gasto relacionado a envelopes ou plásticos para cobrirem e protegerem o documento.
Com o diploma digital esse problema é eliminado, pois o documento pode ser enviado em meio online para o formando, que decidirá se vale a pena imprimir ou manter arquivado em um computador ou celular.
Outro ponto que merece destaque é o fato de secretarias acadêmicas lidarem todos os dias com um grande volume de documentos impressos. São muitos os processos que envolvem o manuseio de certificados e diplomas em papel, demandando, assim, assinatura dos responsáveis.
Ao utilizar o e-diploma, esse procedimento passa a ser realizada por meio do certificado digital, com assinatura eletrônica, reduzindo consideravelmente o tempo necessário para assinar cada um dos documentos.
Eficiência e produtividade
Toda a migração de processos manuais por fluxos de trabalho digitais e eletrônicos proporciona um grande ganho de eficiência e produtividade. Com a assinatura de documentos educacionais utilizando certificados digitais não seria diferente.
Também devemos destacar a questão da mobilidade. Esse benefício atinge tanto a instituição de ensino quanto o próprio aluno, porque ela não precisará da presença física do estudante, e tão pouco do reitor para assinar os documentos.
Basta estar com o certificado digital instalado em um computador que tenha acesso à internet para proceder com as assinaturas.
O aluno, portanto, pode retirar o documento por meio do atendimento online ou no portal exclusivo da instituição.
Para finalizar, com o uso de certificado digital, a instituição de ensino também não precisará se preocupar com o armazenamento de protocolos de entrega ou do próprio diploma do aluno, aguardando o dia no qual ele vai até a sede fazer a retirada.
Toda a guarda desses documentos ocorrerá de forma online, garantindo mais segurança e praticidade no arquivamento de dados importantes dos estudantes.
Como escolher uma boa Autoridade Certificadora para fechar a parceria?
Escolher autoridade certificadora não é complicado como parece. Como o uso de certificados digitais tem aumentado cada vez mais nos últimos anos, é comum encontrar empresas autorizadas que fornecem essa tecnologia.
Porém, é preciso observar alguns pontos como por exemplo, a praticidade do processo e o suporte oferecido durante toda a jornada, desde o entendimento de qual é o modelo de certificado mais adequado até o uso na rotina de trabalho.
Esse é o compromisso da Valid: facilitar o acesso ao certificado digital por meio da internet, efetivando todo o processo no conforto de suas casas ou escritórios.
Como você pôde perceber, o certificado digital para instituição de ensino é uma ferramenta essencial para o sucesso e o crescimento dessas organizações. Além disso, o processo facilita a vida dos alunos e formandos na hora de emitir certificados e diplomas.
Sabendo da importância do assunto, vale a pena adquirir um certificado digital. Quanto a isso, nós podemos ajudar. Entre em contato com a Valid Certificadora e descubra o certificado que atende às necessidades da sua instituição!
Fonte: Valid
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