Necessidade de organização de prontuários médicos, informações para pesquisas clínicas e documentos corporativos fazem setor de saúde buscar por serviços de Gestão Documental

Investimentos da P3Image oferece ao setor maior durabilidade para os arquivos, espaço apropriado para a guarda de documentos e soluções que garantem mais funcionalidade no processo documental

Já imaginou quantos documentos um hospital movimenta? São milhares de prontuários médicos que chegam a conter mais de 500 folhas, dependendo do tempo de internação do paciente, arquivos de pesquisas clínicas que geram estudos de novos tratamentos e drogas, documentos exigidos por órgãos reguladores e que atestam certificações de qualidade ou capacidade, além de arquivos corporativos relacionados ao negócio da instituição.

Preservar o patrimônio documental das atividades do setor de saúde torna-se um instrumento estratégico nos processos administrativos, de planejamento, acompanhamento e controle das informações para aperfeiçoar a funcionalidade das operações. “Os prontuários médicos em papel, por exemplo, precisam ter guarda vitalícia. Como é um documento útil para diversos fins, jurídicos, de pesquisa científica, evolução do tratamento e da doença do paciente, a unidade hospitalar tem que, por normais legais, garantir a preservação e acesso a estes documentos”, explica Marcelo Araújo, Diretor Geral da P3Image, empresa com dez anos de atuação na área de BPO (Business Process Outsourcing) para gestão de documentos.

É a partir desta necessidade de mercado, que a P3 estruturou-se para atender desde consultórios médicos, clínicas especializadas e especialmente grandes hospitais que necessitam da maior durabilidade, organização profissional dos arquivos e local apropriado para preservação dos mesmos, o que possibilita a instituição um destino mais produtivo para o espaço antes utilizado para a guarda documental. A P3Image contratou programadores, implantou Data Centers próprios e investiu em tecnologias que garantem a segurança do documento, mesmo em situações de incêndio, para que a exigência da guarda vitalícia seja realmente atendida. A ferramenta destaque para este mercado foi a plataforma All Store, que armazena todos os documentos on-line e permite uma localização rápida e exata de qualquer informação contida nos documentos médicos ou corporativos.A empresa faz a guarda dos documentos originais, com tecnologia de código de barras para facilitar a localização nos galpões apropriados, e depois os digitalizam para armazená-los na plataforma.

“Por conta da alta movimentação de documentos deste mercado, a procura pelos serviços de Gestão Documental por este mercado esta cada vez mais rotineira. Nossos programadores são frequentemente acionados para criarmos soluções flexíveis o que fortalece ainda mais a nossa expertise para o setor. Um documento de regularização, por exemplo, deve ser armazenado em local seguro e de fácil acessibilidade, para o caso da fiscalização solicitar inesperadamente a comprovação de algum fato. Para garantir segurança aos nossos parceiros, implantamos em nossos serviços o envio do documento original para a empresa, em no máximo três horas, o que está sendo bastante funcional para esta classe. Estes pontos demonstram a importância da Gestão Documental, alinhada à tecnologia, cada vez mais necessária para o setor”, completa Araújo ao descrever as soluções criadas pela P3 que beneficiam tanto a área de negócios quanto os processos médicos, conferindo valor histórico e científico aos documentos:

Guarda Gerenciada de documentos – Quem controla o conteúdo das caixas é a P3STORE. Ao recepcionar os documentos, cada um recebe uma etiqueta de identificação com um código de barras, e passa por um leitor, que informará ao sistema ALL STORE a caixa em que o documento se encontra e a posição dentro dela. Diante da necessidade de algum documento, o cliente o solicita por meio de uma O.S. (Ordem de Serviço) por meio do nosso Portal. Nessa modalidade, o cliente pode escolher entre guarda gerenciada com digitalização e guarda gerenciada sem digitalização, ou ainda uma aplicação híbrida baseada em regras pré-estabelecidas. Por meio do portal ALL STORE, o cliente acompanha desde o recebimento do documento até o seu efetivo armazenamento. Ao solicitar uma entrega o cliente receberá o documento e não a caixa. Todos os documentos, enviados posteriormente pelo cliente, são armazenados com o original.

Digitalização de documentos – Transforma informações originalmente criadas em papel, microfilme e microficha em arquivos digitais. Essa tecnologia possibilita o armazenamento digital de grandes volumes de documentos em um ambiente seguro e acessível ao cliente. Pode ser realizado nos birôs da P3IMAGE para onde o cliente envia os seus documentos ou “in company” (nas instalações do cliente).

Guarda de Mídias – A “Sala Cofre” da P3 conta com toda infraestrutura necessária para guarda de mídias, tais como fitas, microfichas, microfilmes, cartuchos, CD’s, DVD’s, ou quaisquer outros documentos cuja guarda exija requisitos de segurança.

Guarda na web – Conhecendo a variedade de necessidades que envolvem o universo do Gerenciamento Eletrônico de Documentos, a P3 disponibiliza para os seus clientes o serviço de Guarda na WEB “Hosting”, em que o cliente não precisa se preocupar com investimento em estrutura física e hardware para guardar as suas imagens, dados e arquivos eletrônicos. O backup é gerado e mantido na Sala Cofre. A Guarda na web da P3 ainda permite redundância no Storage em Itupeva, que eleva anda mais o padrão de segurança dos dados armazenados, assim, em caso de qualquer problema com o servidor de São Paulo, todas as informações estão seguras no storage de redundância. Todos os servidores são próprios, bem como a equipe responsável pela segurança e desenvolvimento de sistemas.

Organização arquivística – Por meio de um conjunto de procedimentos, os arquivos são organizados de acordo com o detalhamento do projeto. O objetivo é criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos nas empresas.

Sobre a P3 – Atua há mais de dez anos na área de BPO (Business Process Outsourcing) para gestão de documentos. Elaborar projetos inteligentes, atendendo necessidades individuais para o gerenciamento de documentos de empresas de todos os segmentos e portes é a especialidade da empresa. Para isso, dispõe de tecnologia avançada, iniciativas de segurança como Sala Cofre e monitoramento 24 horas por dia em galpões nas cidades de São Paulo, Rio de Janeiro e Itupeva (SP), que totalizam mais de 12.000 m² . Além do portal All Store, pioneiro no segmento, o site institucional – www.p3image.com.br – reúne informações sobre os serviços e simulação de orçamento.