[Ouça] Por que pequenas empresas devem ter o certificado digital mesmo sem a obrigatoriedade?

Embora não seja exigido, o uso do certificado digital em pequenas empresas é recomendável. A não obrigatoriedade de algo nem sempre significa um benefício.

Este artigo foi escrito por Valid Certificadora

Quando a empresa desconsidera essa solução, pode deixar de lado uma série de vantagens. A 1ª delas tem a ver com a incompatibilidade com aquilo que é praticado no mercado, uma vez que outras empresas fazem uso desse recurso.

O certificado digital

Um certificado digital é um documento eletrônico que funciona como a identidade de uma pessoa física ou jurídica. Nele estão contidas informações como:

• o nome;
• a chave pública (uma espécie de numeração exclusiva de quem possui o documento);
• e se necessário, outras identificações que servem para a Receita Federal e outros órgãos oficiais.

É por meio dele que você pode confirmar a autenticidade de algo em meio digital, sendo exigido especialmente para empresas que necessitam cumprir suas obrigações acessórias (por exemplo: emitir notas fiscais eletrônicas).

Em resumo, o certificado digital é a versão eletrônica da assinatura em papel.

A utilidade do certificado digital

Basicamente, o certificado digital serve para que as empresas atuem em ambiente on-line com uma comprovação que garanta a sua identidade no meio eletrônico.

Assim, transações eletrônicas podem ser feitas de maneira mais segura, pois a identidade digital é um instrumento que protege as companhias diante de ameaças de fraude.

Em resumo, o certificado digital garante validade jurídica para os documentos que a empresa assina eletronicamente. Isso permite que você deixe de lado a assinatura tradicional de documentos para trabalhar com uma opção protegida e com a mesma validade.

O certificado digital para o micro e pequeno empreendedor

As empresas obrigadas a emitir nota fiscal eletrônica (e, consequentemente, determinadas a adquirir um certificado digital) são as inscritas nos regimes tributários de Lucro Real e Lucro Presumido, uma vez que boa parte das declarações obrigatórias só pode ser realizada por meio do certificado digital.

Em relação ao MEI, como não existe a obrigatoriedade de emitir notas fiscais para pessoas físicas, não há necessidade do uso do certificado digital nesse tipo de situação. Ainda assim, cabe a ele emitir a nota fiscal em vendas e prestações de serviços que envolvam pessoas jurídicas, ou seja, outras empresas — o que torna o certificado seja um recurso importante.

O MEI tem a possibilidade de trabalhar com a nota fiscal eletrônica avulsa, podendo solicitar sua emissão junto à Secretaria de Fazendo do seu estado (Sefaz). Nesse caso, é preciso conferir se existe a necessidade legal de fazer uma inscrição para a emissão da nota. No caso do estado de São Paulo, por exemplo, o MEI pode ter a inscrição estadual, enquanto no Paraná isso não acontece.

Entretanto, essa é uma opção limitada, que nem sempre contempla os interesses de todos os empreendimentos por não apresentar praticidade para o empreendedor que realiza muitas operações, sendo mais adequada para uma eventualidade.

Outra opção é emitir a nota fiscal eletrônica, talvez a mais indicada para a realização de tarefas de rotina e em grande volume. Para tanto, o MEI precisa se adequar aos requisitos aplicados às demais empresas, sendo a certificação uma delas.

O certificado digital e outras obrigações

Além da emissão de nota fiscal eletrônica, é preciso destacar a importância do certificado digital no envio de obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas para o eSocial. Com o projeto, o uso da assinatura eletrônica se torna obrigatório para empresas com ao menos 3 funcionários.

O certificado digital é uma ferramenta importante para atender às exigências do eSocial. Assinando digitalmente as informações referentes às obrigações acessórias, a empresa pode encaminhar aos órgãos fiscalizadores um arquivo que será transformado em um documento eletrônico.

Esse documento que será transmitido para o ambiente do eSocial, que, posteriormente verificará tanto a integridade quanto a veracidade das informações fornecidas e emitirá o protocolo de recebimento para envio à empresa empregadora.

As vantagens do certificado digital para uma empresa

Com o certificado digital, você pode realizar uma série de serviços e obter vantagens. Entre elas podemos citar o ganho de credibilidade junto ao público e até mesmo aos seus fornecedores.

O certificado digital garante que, mesmo sendo de pequeno porte, a empresa ofereça a proteção que os envolvidos com a sua atividade esperam e precisam.

Não pense que, por ser pequeno, o negócio pode dispensar desse tipo de garantia. Cada dia mais as pessoas estão atentas a soluções seguras na internet. Sendo assim, esse tipo de segurança costuma ser fundamental para que uma empresa obtenha os investimentos necessários para crescer.

Além disso, com o certificado digital, você não precisa se dar ao trabalho de reconhecer firma em cartório. Isso ajuda a otimizar a gestão de tempo e a dinamizar os processos na sua companhia.

Outra vantagem é diminuir os riscos de fraudes envolvendo a empresa, tão comuns em atividades que se passam na rede e que necessitam da assinatura de documentos. Quando isso acontece de maneira digitalizada, o processo tende a ser mais seguro.

Isso sem falar na burocracia, que deixa de fazer parte do dia a dia da empresa…

A relação entre burocracia e certificado digital

Quando você precisa trabalhar com um documento e possui o certificado digital, ações como a liberação da chave de conectividade para a retirada do FGTS, por exemplo, podem ser feitas imediatamente. Isso facilita todo o procedimento.

Isso porque os documentos eletrônicos têm validade jurídica, trazendo redução significativa de custos para a empresa e fazendo com que ela ganhe tempo nas suas ações. Tudo de maneira extremamente segura e com privacidade — algo que nem sempre é possível quando são adotadas ações tradicionais.

Aliás, outro detalhe importante que precisa ser destacado: muitas vezes, na pequena empresa, cabe ao próprio gestor resolver questões burocráticas de rotina.

Assim, ele precisa se ausentar do ambiente de trabalho, abandonar as suas atividades e até passar tardes inteiras indo a locais como cartórios para resolver pendências que poderiam ser facilmente solucionadas em segundos, usando somente o seu computador.

Essa vantagem só pode ser obtida por quem tem o certificado digital.

O uso dos certificados digitais

O leque de possibilidades para empresas que trabalham com o certificado digital é muito grande.

Imagine você, enquanto pessoa física, a quantidade de ações que pode realizar simplesmente utilizando a sua própria assinatura. É basicamente essa a comparação, com a diferença de que, com o certificado digital, os processos são muito mais simplificados.

É bom lembrar que, mesmo sem a obrigatoriedade na venda para pessoa física, é importante para o pequeno empreendedor emitir notas fiscais, pois isso garante credibilidade ao seu empreendimento.

Além disso, o certificado digital é exigido na manifestação do destinatário, em que é possível notificar a Sefaz quando uma nota fiscal eletrônica representa uma nota fria. Essa funcionalidade do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) serve para proteger empresas de notas indevidas e oferecer maior controle sobre as suas operações financeiras.

Também na consulta e no download de NF-es e XMLs, é possível se proteger monitorando os documentos emitidos para o seu CNPJ, evitando notas frias e garantindo o recebimento de todos os arquivos. Para tanto, é preciso um certificado e-CNPJ ou NF-e.

Outra exigência: as secretarias da Fazenda oferecem serviços diferentes dependendo do estado em que se encontram, podendo cobrar o certificado digital da empresa para autenticação e autorização. Invista no certificado digital e tenha acesso a esses recursos.

A aquisição de um certificado digital

Se a essa altura do campeonato você ainda não considera o certificado digital uma solução viável para o seu empreendimento, então talvez seja hora de rever alguns conceitos. Caso contrário, saiba como fazer para adquirir o seu.

É possível solicitar certificados digitais junto a emissoras autorizadas pelo governo. De uma maneira bem simples, basta seguir o passo a passo a seguir.

Comece entrando em contato com uma certificadora para emitir o seu certificado. Em seguida, escolha um entre os tipos de certificados disponíveis (nesse momento, é preciso considerar as suas necessidades). Por fim, basta seguir as instruções da certificadora.

Tendo em vista os objetivos da sua empresa, certamente essa escolha será uma vantagem competitiva importante para o futuro.

Agora que você já entende os motivos de usar o certificado digital em pequenas empresas, não deixe de entrar em contato com a gente para conhecer as nossas soluções.

Fonte: VALID Certificadora