Licitações com documentos produzidos por meio do Cartório Digital
Depois que a “poeira baixou” na Etapa Brasília do 14º CERTFORUM, realizado em agosto passado, Autoridades Certificadoras, Autoridades de Registro e profissionais que trabalham ligados à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil) voltam para suas casas com novas ideias, novos projetos e com novas alianças estratégicas.
Ayrton Bernardes Carvalho Filho | Tabelião substituto e criador do Cartório Digital
Um dos cases de que teve muito interesse por parte dos participantes do maior evento de Certificação Digital do país foi o “CARTÓRIO DIGITAL”, um software idealizado pelo inventor, e tabelião substituto, Ayrton Bernardes Carvalho Filho e desenvolvido pela Autoridade Certificadora Safeweb.
O Cartório Digital é uma ferramenta que está sendo utilizada inicialmente no 1º Tabelionato de Notas de Porto Alegre-RS e está disponível para todos os tabelionatos de notas brasileiros, mas antes de tudo, é um novo conceito de prestar serviços notariais, com rapidez, sustentabilidade ambiental, baixo custo e fé pública”, comenta Ayrton Filho.
As procurações, testamentos e contratos eletrônicos são facilmente elaborados por qualquer tabelião, e os atos de “autenticações digitais”, por exemplo, de fácil aprendizado para qualquer escrevente de cartório que possua um certificado digital ICP-Brasil.
Como já relatado anteriormente pelo CryptoID, na grande maioria dos caso as pessoas não precisarão mais se dirigir presencialmente aos cartórios que utilizarem este novo software, por exemplo, para solicitar reconhecimento de firmas em determinados documentos. Mas de acordo com tabelião substituto, ainda existe uma pequena confusão relacionada aos serviços de “autenticações de cópias”, quando o original do documento precisa ser apresentado em cartório para ser conferido, antes da aposição da fé pública.
Para este ato notarial, a exigência da apresentação do original em cartório é um procedimento que deve ser seguido por tabeliães de todo Brasil, e no Rio Grande do Sul, este procedimento está expresso em normas da Corregedoria Geral da Justiça, especificamente na CNNR, instituída pelo Provimento 32/06: “Art. 642 – A autenticação será feita após a conferência da cópia com o documento originário, existente no tabelionato ou exibido pelo apresentante, ou ainda se for conferida por outro tabelião”.
As cópias autenticadas por tabelião de notas são amplamente requisitadas nos balcões de cartórios brasileiros (e do mundo) por qualquer cidadão ou empresa, e exigidas aqui no país, por exemplo, por servidores públicos federais, estaduais e municipais, com a finalidade de evitar fraudes em licitações, proporcionando assim segurança jurídica no momento da recepção e processamento de documentos que irão resultar em contratações muitas vezes bilionárias.
O custo mensal com autenticações de cópias (em papel) que empresas licitantes têm para participar destas “concorrências” impacta diretamente nos seus fluxos de caixa, pois existem empresas que chegam participar muitas vezes de mais de 100 certames por ano, para “ganhar” poucas, ou nenhuma licitação.
Umas das funcionalidades do software Cartório Digital permite que o tabelião de notas digitalize documentos que estão em “formato papel”, crie documentos eletrônicos (cópias) autenticados em formato PDF, e os entregue para o cidadão ou para uma “empresa licitante” em um dispositivo de armazenamento externo e removível de dados (Pen Drive).
De posse da Pen Drive, a empresa licitante poderá gerar agora, fora do cartório, vários arquivos autenticados digitalmente (sem custo), que poderão ser gravados após, no HD de um note book ou em um tablet de um dos seus representantes, que não precisará mais levar papel para as licitações.
Questionado sobre a canibalização dos próprios serviços cartorários, uma vez que gerada a cópia autenticada digitalmente nunca mais serão necessárias novas solicitações de cópias autenticadas em papel, Ayrton Filho diz que …
A autenticação de cópia em papel é um serviço que tende a diminuir naturalmente nos balcões dos tabelionatos de notas nos próximos anos, uma vez que já existem muitas leis que dispensam esse ato notarial e muitos projetos que tramitam junto ao Congresso Nacional neste sentido, inclusive com apoio da Comissão de Juristas para a Desburocratização”.
É uma pena, enfatiza Ayrton Filho, “que muitos atos notariais, que auxiliam na prevenção de fraudes e estelionatos ainda sejam sinônimos de burocracia, e se de fato a autenticação de cópia por tabelião não for mais exigida nas licitações, os servidores públicos que substituirão tabeliães de notas ficarão sobrecarregados de serviço”.
Importante frisar que toda a autenticação de cópia digital realizada pelo 1º Tabelionato de Notas de Porto Alegre, além de conter carimbo de tempo emitido por Autoridade Certificadora Digital credenciada na ICP-Brasil, leva um Selo Digital de Fiscalização emitido pelo Tribunal de Justiça do Rio Grande do Sul, instituído pela Lei 12.692 de 29 de dezembro de 2006.
Um serviço similar também foi lançado em São Paulo, em 2013, e da mesma forma chancelado pelo Tribunal de Justiça Paulista, quando a CGJ editou o Provimento 22/2013.
Outra questão que gerou um pouco de polêmica, entre alguns poucos tabeliães de notas, ainda sem conhecimento científico e preocupados com a “reserva de mercado” é a “territorialidade”, pois eles acham que o 1º Tabelionato de Notas estaria invadindo suas áreas de atuação, através da Internet.
O tabelião substituto gaúcho acha isso natural, e até brinca, dizendo que “não estou invadindo território de ninguém, pois estou aqui em Porto Alegre, sentado na minha sala, tomando um chimarrão, enquanto as pessoas estão enviando documentos para meu e-mail para serem analisados, da mesma forma que me enviam há mais de 20 anos, através dos correios via SEDEX, pois em outros estados da federação, os emolumentos notariais chegam ser em alguns casos 200% mais caros do que no Rio Grande do Sul”.
O que poucas pessoas sabem também, é que a Lei Federal 8935/94, uma das leis que regulamenta a atividade dos cartórios, em seu artigo 8º expressa a liberdade de escolha do cidadão na hora de decidir onde vai solicitar atos notarias, ao deixar bem claro que: “É livre a escolha do tabelião de notas, qualquer que seja o domicílio das partes ou o lugar de situação dos bens objeto do ato ou negócio”.
O software “Cartório Digital” está disponível para comercialização junto à Autoridade Certificadora Digital SAFEWEB para todos os cartórios brasileiros. No Rio Grande do Sul ele está sendo integrado e distribuído pela Sky Informática para mais de 500 cartórios gaúchos.
