Senado | Processo eletrônico garante eficiência e transparência na rotina administrativa

Nos primeiros seis meses de implantação do processo eletrônico na rotina administrativa do Senado, o novo sistema garantiu, além da redução de gastos, transparência e segurança na tramitação dos processos. Desde a mudança, ocorrida em maio deste ano, toda a produção, movimentação e gestão de documentos passaram a ser feitas em meio digital.

De acordo com a diretora-geral da Casa, Ilana Trombka, a medida trouxe também economia de tempo e diminuição da burocracia, além de estar alinhada ao compromisso com a sustentabilidade, previsto na Carta de Compromissos do Senado.

— Um dos ganhos foi a possibilidade de vários entes acessarem o processo ao mesmo tempo, e a oportunidade de correção antes do fim do processo. Também há uma questão de controle. Eles [os processos] são muito facilmente controlados, localizados, verificados e estão disponíveis para todos os envolvidos — disse a diretora-geral.

A implantação do processo eletrônico no Senado teve início em abril de 2012 com a aquisição do Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (Sigad) para controlar a produção, transmissão, armazenamento, manutenção e preservação dos conteúdos. Em agosto de 2013, o sistema foi implantado pela Casa em sua primeira fase, a de tramitação dos processos. Desde maio deste ano, com a adoção plena da versão eletrônica, os novos processos passaram a ser inteiramente digitais. Os antigos tiveram a tramitação em papel encerrada e passaram para o meio digital, mantendo-se no meio físico apenas para consulta.

O chefe do Serviço de Processo Eletrônico, Kristianno Medeiros Viana, destacou a segurança, além da celeridade processual, como conquista do novo sistema.

— O processo eletrônico trouxe mais segurança e transparência, já que antes as pessoas não tinham o hábito de cadastrar todos os documentos. Agora, o sistema grava todas as alterações feitas pelos usuários, e o documento digital dá a possibilidade de gerar uma cópia de segurança, diferentemente do papel, em que você tem um gasto com espaço físico e não garante a recuperação completa — afirmou.

O chefe de serviço ressaltou que o Senado deve economizar, em quatro anos, R$ 960 mil nos gastos com papel, impressão e insumos, como grampos, capas de processo e clipes. De maio a outubro deste ano, disse, foram economizados R$ 120 mil com a implantação do processo eletrônico. Por mês, a economia foi de R$ 20 mil.

— Estamos traçando estratégias para diminuir e suprimir as impressões. São cogitadas ações que vão desde campanhas educativas até possíveis diminuições ou restrições do uso de equipamentos de impressão — afirmou Kristianno.

Outro benefício, de acordo com o chefe de serviço, é a possibilidade de anexar documentos de origem externa e disponíveis na internet.

— Muitos documentos, como no caso dos prestadores de serviço, nós tínhamos que imprimir e anexar ao processo. Hoje, eles vão automaticamente. Isso acontece em diversas áreas da Casa, como nas compras e nas contratações — ressaltou.

Certificação digital

A troca do papel pelo meio digital também exigiu que servidores obtivessem uma assinatura eletrônica para as certificações do fluxo de documentos. Isso garante validade jurídica e proteção às transações eletrônicas. Até o momento, foram emitidos pelo Senado mais de 5,2 mil certificados digitais para a tramitação interna de processos. Para a tramitação de documentos que envolvem outros órgãos, foi necessária a aquisição de certificados.

— Foram adquiridos apenas 80 certificados da [empresa] ICP-Brasil para a implantação. Além disso, estão prestes a serem adquiridos mais 500 certificados do mesmo tipo. Esses foram, basicamente, os únicos custos do Processo Eletrônico até agora — afirmou Kristianno. Segundo ele, foram capacitados mais de 2,8 mil servidores em cursos presenciais e a distância para trabalharem com o novo formato.

Agência Senado (Reprodução autorizada mediante citação da Agência Senado)