Soluções Ricoh Brasil: Centros de Digitalização de Documentos promovem economia de papel e eficiência de processos internos
31 de janeiro de 2024O Brasil é um país com empresas de grande porte, modernas, que exportam para o mundo inteiro – e mesmo quando não são tão grandes ou são voltadas para o mercado interno, têm imensa capacidade em desenvolver tecnologias e inovação voltadas para o seu core business.
Envolvidas com o esforço em se dedicar a ter sempre uma atuação de ponta em seu negócio, podem acabar deixando para depois a modernização de seus processos internos. Um dos pontos que merecem atenção é a gestão de documentos. Muitas vezes, impera o uso desnecessário de papel e uma operação confusa da documentação interna e externa.
Para liberar o potencial humano das organizações, a Ricoh Brasil tem apoiado seus clientes na transformação da gestão de documentos, utilizando ferramentas inovadoras e inteligentes.
É o caso de um grande grupo empresarial brasileiro que atua nos setores de Infraestrutura, como Siderurgia, Cimento, Logística e Portos, e procurou a Ricoh para acelerar sua adoção digital.
Centro de Documentação
A Ricoh Brasil desenvolveu para o grupo um projeto de um Centro de Documentação. O novo centro já eliminou o uso de documentos físicos, por exemplo, no departamento de gestão de terceiros, que com isso, além da economia de papel, ganhou maior agilidade em seus serviços.
Também foram digitalizados pelo sistema desenvolvido pela Ricoh serviços tão diversos quanto: a gestão de processos judiciais com ofícios dos tribunais determinando o desconto do salário dos colaboradores de pensão alimentícia em casos de divórcio; os dossiês dos colaboradores para os processos de aposentadoria por meio do fundo de previdência privada do grupo; e, finalmente, na área de logística do grupo, todo o processo de aprovação do pagamento dos 27 tipos de multa de trânsito existentes no Brasil foi automatizado.
O projeto do Centro de Digitalização implantado pela Ricoh para este grupo de grande porte e altamente diversificado proporcionou expressiva redução no consumo de papel pela corporação, além de ganhos de eficiência nos processos internos.
Notas fiscais, agora digitais
Outro exemplo é de uma rede regional de Varejo do Rio de Janeiro, com 44 lojas e 6 mil colaboradores. Esta rede sempre primou pela inovação nos serviços prestados aos consumidores. No entanto, a rede convivia com práticas como o uso generalizado de notas fiscais em papel.
A Ricoh foi contratada pela varejista carioca, que tem foco na inovação, no cliente e na qualidade, para propor a modernização de seus processos, aumentando a produtividade e reduzindo os erros. A solução encontrada foi a implantação de um sistema de armazenamento, gerenciamento e modelagem do fluxo de documentos em nuvem, o Ricoh Smart Flow.
Os documentos fiscais impressos estão sendo substituídos pela digitalização, acessível não apenas na sede da varejista, mas também nos diversos pontos de venda. Além disso, naqueles processos em que ainda é necessário imprimir, como a nota fiscal ao consumidor no ponto de venda, fizeram a substituição, em sistema de outsourcing, das antigas impressoras de grande porte de diversos fornecedores por multifuncionais Ricoh de menor porte e com mais serviços agregados.
Para a empresa, que busca constante de aprimoramento e crescimento, os resultados obtidos até o momento já são bastante significativos: redução de 30% no tempo médio dos processos internos da rede varejista e uma queda no percentual de falhas de equipamentos de 23% para menos de 1%. A estabilidade do serviço subiu de 75% para 95%.
“A parceria com a Ricoh está trazendo muitos benefícios, tecnologia e soluções para o nosso ambiente, agilizando os processos que eram manuais, que passaram a ser automatizados e otimizados”, afirma o coordenador de TI do Varejista do Rio de Janeiro
Scanners Ricoh, mais fortes com aquisição da Fujitsu
E os serviços que a Ricoh oferece para a digitalização do negócio e da operação de seus clientes ficaram ainda mais robustos. Em 2024, a Ricoh concluiu a aquisição da divisão de scanners da Fujitsu, um líder mundial no segmento. Os modelos de scanners Fujitsu se juntaram aos modelos Ricoh, formando um portfólio imbatível destes dispositivos que são imprescindíveis para a digitalização dentro do fluxo de trabalho das empresas.
Com a modernização dos processos promovida pelas Soluções Ricoh, a empresa apoia seus clientes – como a varejista carioca e o grande grupo brasileiro da área de infraestrutura – a contribuírem para um dos Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS) da Organização das Nações Unidas (ONU).
Trata-se do ODS de número 12, “Garantir padrões de consumo e de produção sustentáveis”, e mais especificamente o subobjetivo 12.a: “Apoiar países em desenvolvimento a fortalecer suas capacidades científicas e tecnológicas para mudar para padrões mais sustentáveis de produção e consumo”.
Mas você pode se perguntar: a Ricoh, a empresa mais famosa do mundo em termos de impressoras, quer fazer seus clientes digitalizarem seus processos e economizarem papel?
A resposta é que a Ricoh não é apenas uma companhia fabricante das mais modernas impressoras e multifuncionais, mas um fornecedor das soluções mais completas em serviços integrados de TI. Buscamos oferecer as soluções mais adequadas à realidade dos nossos clientes.
A impressão segue crescendo em todo o mundo (lembrando que o papel no Brasil e praticamente todos os países é hoje 100% produzida a partir de reflorestamento), mas vai se sedimentando em segmentos e tarefas específicas. Seja na nota fiscal ao consumidor no varejo ou , no mercado editorial. É a evolução dos negócios e da tecnologia – para os quais temos sempre a melhor solução.
Sobre Ricoh
A Ricoh tem sido líder de mercado em impressoras e copiadoras há mais de 80 anos, desde 1936.
A primeira copiadora de escritório digital compacta e acessível do mundo foi uma Ricoh em 1987. Desde então, temos sido líderes em automação de escritório, mudando a maneira como as pessoas trabalham.
Hoje apoiamos mais de 1,4 milhões de empresas em todo o mundo. Na Ricoh América Latina, ajudamos as pessoas a trabalhar de forma mais inteligente com nossas soluções tecnológicas e aceleramos a adoção digital de nossos clientes.
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