Offboarding: como preparar o desligamento de colaboradores

Ao contrário da integração do colaborador, que é feita no onboarding, o desligamento é um processo que as empresas tendem a não dar tanto valor

Por Gabriela De Rolt

Qualquer empresa que queira fazer uma boa gestão de recursos humanos precisa se dedicar a cuidar não apenas do onboarding, mas também do offboarding, ou seja, o processo de desligamento de um colaborador. 

Afinal, mesmo em tempos de recursos tecnológicos, as pessoas são o capital mais valioso do negócio. Os funcionários não apenas mantêm o funcionamento da empresa, mas também desempenham um papel importante em relação à imagem externa.

Isso quer dizer que, mesmo depois que seguem para novas oportunidades em suas carreiras fora da sua organização, se tiverem construído uma imagem positiva dela, continuarão sendo promotores, e não detratores da sua marca.

Sendo assim, é fundamental que a sua empresa trabalhe para manter uma percepção positiva da sua imagem, mesmo após a saída do funcionário. O processo de desligamento é o momento perfeito para isso. Entenda melhor como fazer isso acompanhando este artigo.

O que é offboarding?

Ao contrário da integração do colaborador, que é feita no onboarding, o desligamento é um processo que as empresas tendem a não dar tanto valor.

Uma forma de garantir que ele não seja executado de qualquer forma é criar um processo estruturado que possa ser realizado de maneira rápida, principalmente em casos de saídas imediatas.

A experiência de um funcionário durante o offboarding geralmente consiste em um processo que envolve:

– Comunicação do desligamento para os demais colaboradores, seja por iniciativa da empresa ou do funcionário, agradecendo-o pelo período de parceria;

– Preparação do funcionário sucessor que vai assumir as atividades;

– Assinatura de documentos e confirmação dos detalhes do último salário;

– Remoção do acesso aos sistemas da empresa (alterando senhas, se necessário);

– Devolução de equipamentos de posse do funcionário que pertencem à empresa;

– Realização de uma pesquisa de satisfação para identificar pontos de melhoria.

Por que é importante para as empresas?

Instituir um processo de offboarding é importante para que a empresa tenha um padrão sempre que for necessário fazer o desligamento de um colaborador. 

Além disso, é fundamental para a criação de uma cultura organizacional e para uma boa gestão de pessoas, mostrando aos colaboradores que eles são vistos como humanos e não apenas como um recurso para a empresa.

Nesse ponto, esse procedimento é capaz de contribuir para o fortalecimento da marca empregadora, ou seja, como a empresa se comunica para que seja vista como um bom ambiente para se trabalhar.

E mais: é importante lembrar que, mesmo que a pessoa deixe de ser um colaborador, ela pode ser um cliente da empresa. E é valioso que tenha uma boa experiência para manter essa relação e continuar comprando.

Quais são as etapas do offboarding?

Confira a seguir uma lista com as principais etapas que devem fazer parte desse processo:

– Feedback e reconhecimento

É fundamental que, ao fazer o desligamento de um colaborador, a empresa ofereça um feedback sobre o seu desempenho, para que ele saia da organização sabendo os pontos em que falhou e os pontos que pode melhorar em sua conduta e na execução das suas atividades.

Mais do que um feedback, é importante reconhecer e agradecer o trabalho desse colaborador. Caso ele tenha participado de algum feito de destaque na empresa, vale a pena lembrar o quanto a empresa é grata pela atuação dele.

– Documentação

Qualquer que seja o caso de desligamento do colaborador, é necessário preparar a documentação para formalizar o encerramento do contrato dele com a empresa. 

Sendo assim, é preciso organizar esses documentos para encerramento do vínculo e acerto de verbas rescisórias e benefícios, além de garantir que a pessoa leia e, estando de acordo, assine.

Nessa etapa, é importante contar com um assinador digital para facilitar o processo de assinaturas, principalmente se envolver pessoas que estão fisicamente distantes, evitando a necessidade de enviar documentos por correio.

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– Devolução de equipamentos e materiais

Agora vamos para a parte mais prática do processo de desligamento do colaborador. 

Não se esqueça de pedir ao funcionário que está saindo para entregar os equipamentos da empresa que estejam com ele, como: crachás, cartões de crédito, uniformes, telefones, laptops e até mesmo carro, se for o caso.

Isso pode parecer óbvio, mas muitas vezes as empresas acabam esquecendo bens com antigos funcionários. Então, o offboarding é o momento de recuperar esses equipamentos e registrar que estão em posse da empresa novamente.

– Entrevista de desligamento

Se realizada corretamente, a entrevista de desligamento pode fornecer informações valiosas para a empresa, como insights sobre os pontos fortes e fracos da organização e como melhorá-los. 

Às vezes, o colaborador decide sair da empresa justamente por uma dificuldade de relacionamento com o líder. Por isso, essa entrevista deve ser feita por uma pessoa “neutra”, como um profissional de RH.  

É importante considerar todos os comentários que o colaborador fizer, anotando o que pode ser revisto na empresa. A maneira como essa entrevista for feita terá muita influência em como o funcionário que está saindo se lembrará da empresa como empregadora. 

Em relação às perguntas que podem ser feitas durante a entrevista de desligamento, listamos algumas sugestões:

– De que forma podemos melhorar? O que não é bom em trabalhar aqui?

– Quem você admira na empresa? Por quê?

– O que não estamos fazendo e que deveríamos fazer?

– Há algo que poderíamos ter feito para que você ficasse? (no caso de o colaborador ter pedido para sair)

– O trabalho correspondeu às suas expectativas?

– Você recomendaria nossa empresa para amigos em busca de emprego?

– Como era a sua relação com o seu líder? 

– O que você achou da sua integração quando teve o primeiro contato com a empresa?

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Dicas para fazer o offboarding dos colaboradores

Além dessas 4 etapas fundamentais, listamos algumas dicas para tornar o processo de offboarding ainda melhor e mais eficiente na sua empresa:

– Organizar o processo

É importante que o processo seja devidamente organizado, evitando burocracias que contribuam para uma imagem negativa da empresa para o colaborador. 

Documentos eletrônicos e assinaturas digitais, por exemplo, podem facilitar os trâmites para desligamento, tornando o processo mais ágil.

– Demonstrar empatia

Um dos pontos mais importantes no momento do desligamento do colaborador é a humanização do processo. 

Os profissionais de RH envolvidos precisam estar preparados para encontrar um colaborador que pode estar frustrado e cheio de questionamentos. 

É fundamental ter empatia nessa situação e trabalhar para que ele encerre esse processo o mais satisfeito possível.

– Dar suporte

Caso a empresa tenha dispensado o colaborador por corte de verbas, por exemplo, é importante deixar isso claro para ele, minimizando o impacto de receber a notícia de uma demissão sem saber se o motivo foi não ter feito o que a empresa esperava.

Nesses casos, é fundamental dar suporte ao profissional para que ele consiga uma recolocação no mercado de trabalho.

Vale a pena pensar, por exemplo, em redigir uma carta de recomendação, listando os pontos fortes do candidato para facilitar a abertura de novas oportunidades de trabalho.

– Organize os processos e torne seu RH mais estratégico

O offboarding é um processo que precisa ser levado em consideração na empresa devido à sua importância. 

Não apenas porque é essencial para um bom relacionamento com as pessoas que trabalham no negócio, mas também porque é uma forma de garantir uma boa imagem para a empresa externamente.

Fortalecer a marca empregadora é algo que deve estar entre os objetivos da organização. Assim como é importante ser bem visto pelos clientes, também é importante ser bem visto pelos profissionais que atuam para que a empresa funcione.

Procure levar para a empresa um processo realmente estruturado, que seja empático e humanizado. Afinal, o desligamento de um colaborador é um momento delicado e merece atenção.

Nesse sentido, vale a pena conhecer o e-book “RH ágil: como grandes empresas podem otimizar processos internos”. 

Nele, você vai conferir dicas para tornar mais eficientes os processos internos de recursos humanos e como lidar com a documentação trabalhista e outras burocracias, adotando tecnologias para agilizar os processos, diminuir a papelada e reduzir os custos. 

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Publicado originalmente por BRy

Sobre a BRy Tecnologia

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O investimento em pesquisa e desenvolvimento está presente desde a concepção da BRy, com parcerias com universidades para a criação de alta tecnologia brasileira. Esse foco permitiu que a empresa tivesse a maior gama de soluções em segurança digital do país, desde Assinatura Digital, Assinatura Eletrônica, Biometria, Carimbo do Tempo e Certificação Digital até assinatura com publicação em rede Blockchain.

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